Создание цифровой среды в «Арктик Катеринг сервис» для оказания услуг питания и проживания
Информация о компании
Компания «Арктик Катеринг Сервис» («АКС», ACS) — это поставщик комплексных услуг в области кейтеринга, управления объектами, включая уборку, техническое обслуживание, размещение персонала. Заказчики «АКС» — крупнейшие компании в нефтегазовом, горнодобывающем и строительном секторах, как на городских, промышленных объектах, так и на морских и удаленных территориях, в экстремальных условиях Арктики и в регионах, отнесенных к районам Крайнего Севера.
Ситуация до внедрения
Компания, основанная в 1992 году, более 20 лет специализировалась на жизнеобеспечении моновахтовых поселков нефте- или газодобывающих компаний: предоставляла услуги кейтеринга в столовых и услуги уборки общежитий работников. Поскольку объектов было немного, и они размещались в 5 районах, функция ИТ в компании была передана на аутсорсинг, своих айтишников в штате не было.
В результате победы «АКС» в тендере одной из крупнейших российских нефтяных компаний Западной Сибири нужно было обеспечить 21 столовую в ХМАО, в районе Сургута, и 2 в Салехарде комплектом софта и кассового оборудования, а также перевести управление складскими запасами с одного склада на 23 подсклада, запустить управление меню и планирование. В штат «АКС» был принят ИТ-менеджер, который практически сразу инициировал проект цифровизации кейтеринговых услуг и вступил во взаимодействие с командой «1С-Рарус».
Цели проекта
Перед проектом цифровизации бизнеса ставились цели по увеличению числа выполняемых заказов и упрощению контроля работы предприятия со стороны руководства.
Задачи проекта:
- Создать цифровые сервисы по обеспечению питания и проживания сотрудников компаний-заказчиков.
- Централизовать оперативный учет по нескольким регионам.
- Обеспечить выгрузку данных об оперативной деятельности в систему бухгалтерского и налогового учета со сверткой излишней аналитики.
- Выполнить интеграции с прочими системами компании и создать единый корпоративный ИТ-ландшафт.
Этапы внедрения
1С:Общепит и кассовая система РестАрт
Для автоматизации учетных функций для крупного нефтегазового проекта проектная команда остановила выбор на отечественном кассовом решении для фронт-обслуживания и на системе «1С:Общепит».
Для перехода на депозитно-дисконтную систему оплаты сотрудников, работающих вахтовым методом, было решено внедрить кассовую систему, разработанную «1С-Рарус».
С помощью связки решений была настроена полная автономность кассового программного обеспечения, с набором интерфейсов по ролям. Реализована схема дотационного питания и выпущена единая платежная идентификационная карта с использованием веб- и смс-сервисов для активации карты сотрудниками.
Сотрудник получает идентификатор — пластиковую карту с виртуальным счетом, и использует ее для авторизации в столовой у кассира, подтверждения факта покупки выбранных блюд и списания денег. В конце месяца бухгалтерия заказчика ожидает отчет от кейтерингового партнера о сумме, потраченной каждым сотрудником на питание, а затем компенсирует затраты и вычитает из нее НДФЛ.
Благодаря успешной автоматизации «АКС» взяла на обслуживание еще двух клиентов: газоконденсатную и золотодобывающую компанию. Для обоих предприятий реализованы кассовые системы с депозитными кошельками и картами.
1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита
Федеральный кейтер активно развивался и ему становилось недостаточно возможностей существующих инструментов автоматизации. Компания обслуживала разные проекты, у каждого из которого были собственные столовые, логистика, стоимость продуктов, а «1С:Общепит» предлагал усреднение параметров. И единственным вариантом учитывать особенности каждого проекта в этой системе стало бы увеличение количества информационных баз.
К тому же в это время компания «АКС» выиграла еще один тендер крупнейшей нефтедобывающей компании на обслуживание 57 столовых, рассчитанных на питание 30-35 тысяч человек, и расположенных на площади 200 кв. км между Нефтеюганском и Сургутом. В ТЗ была прописана сложная система депозитов: 4 типа идентификационных карт, с разными лимитами, правами, категориями и возможностями. Кроме того, для удобного расчета и оптимизации размера НДФЛ для сотрудников все наценки нужно было вынести в тариф.
Строить единую платформу, которая может идентифицировать сотрудника, учитывать приобретенные блюда и рассчитывать тариф в правильной форме, было решено на базе решения «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита».
В ходе миграции бэкенд-части с 1С:Общепит на систему «1С:Управление предприятием общепита» специалисты «1С-Рарус» перенесли выполненные ранее специфические проектные доработки и накопленные данные: справочники, кассовые узлы с сохранением уникального идентификатора объекта GUID. Реализован перевод учета операционного контура без необходимости перенастройки пусконаладки кассовых рабочих мест, рецептур, остатков по учетным блокам.
1С-Рарус:Управление отелем
Внедрение «1С-Рарус:Управление отелем» позволило расширить функциональные рамки проекта на автоматизацию блока учета услуг проживания персонала в вахтовых поселках и иных местах временного или постоянного размещения.
Автоматизированы следующие участки учета:
- учет номерного фонда;
- управление бронированием и размещением;
- учет взаиморасчетов по услугам проживания;
- хаускипинг (учет содержания и уборки номеров).
Мониторинг производительности
Количество объектов, которые обслуживает компания «АКС», увеличивалось и нагрузка на инфраструктуру росла. Поэтому для повышения стабильности, производительности и отказоустойчивости созданной системы было решено использовать специальный инструмент для мониторинга производительности разработки «1С-Рарус». Инструмент позволяет анализировать долгие вызовы, блокировки и прочие технологические отклонения. ИТ-команда «АКС» следит за критически важными показателями и при необходимости может превентивно принимать соответствующие меры. Потенциально в периметре постоянного наблюдения могут находиться более 200 объектов, разбросанных по северным и восточным территориям страны.
Уникальность и инновационность проекта
Сложность перехода на «1С:Управление предприятием общепита» заключалась в том, что за время обслуживания столовых на предприятии в системе «1С:Общепит» накопилось несколько десятков тысяч чеков. И нужно было переносить большую базу и бесшовно мигрировать кассовые узлы на удаленных объектах так, чтобы не возникало необходимости в перенастройке.
Были сложности с доступностью интернета. Многие объекты — это далекие точки на карте, такие, как Диксон. Где-то связь есть редко, по расписанию, буквально на пару часов в день, где-то — с помощью спутникового интернета, с дорогим трафиком. Проектной команде пришлось адаптировать систему к требованиям такого минимального, квантового обмена, чтобы в редкие часы, когда связь есть, могла пройти вся необходимая информация в сжатом виде и с достаточным дублированием, чтобы минимизировать затраты на связь. В этой части было много оптимизаций и нестандартных технических решений.
Реализована оцифровка и отладка алгоритмов сложной схемы ценообразования и начисления дополнительных тарифов за обслуживание, сочетающейся с предоставлением конечному заказчику расчетов за фактически оказанные услуги питания.
Командой «АКС» создано мобильное приложение для работы с ИТ-сервисами, с единым окном входа для каждого сотрудника компаний-заказчиков. В приложении сотрудники видят свои расходы на питание в режиме онлайн и в ретроспективе. Также разработан сервис по доставке еды сотрудникам, размещенным в зданиях, где не было столовых, с сохранением истории заказов. Благодаря наличию интерфейсов для интеграции, сервисы работают на «1С:Управление предприятием общепита».
В рамках пилотного проекта «Умная касса» на одном объекте ACS тестируется автоматизированная система самообслуживания гостей с помощью специализированных терминалов и технологии «1С-Рарус» по распознаванию блюд на основе нейросетей и искусственного интеллекта. Такие системы могут существенно увеличить пропускную способность объектов общественного питания, особенно в часы пиковых нагрузок, когда смена 2000 человек приходит на обед в заводскую столовую. А на удаленных объектах, возможно, позволят обслуживать людей без кассира, оптимизировав затраты на вспомогательный персонал.
Использование новых технологий позволяет совершенствовать качество обслуживания и повышать уровень цифровизации сервисов компании.
География проекта
Москва, Ханты-Мансийский автономный округ, Ямало-Ненецкий автономный округ, Красноярский край, Магаданская область, Чукотка, Хабаровский край, Амурская область.
Результаты внедрения проекта
- Построена единая система управлением оказанием кейтеринговых услуг со сквозным процессом учета и биллинга.
- Созданы удобные цифровые сервисы для обеспечения сотрудников клиентов-заказчиков питанием и проживанием.
- Оптимизированы оперативные процессы: ведение рецептур и калькуляций, составлению меню под требуемые параметры, планирование производства.
- Обеспечено своевременное формирование заказов поставщикам, строгий контроль сроков годности продуктов для сокращения затрат.
- Адаптирована схема работы и синхронизации данных с учетом низкого качества связи на объектах и точках питания.
- Реализованы интеграции на каждом объекте в части автоматизированной загрузки карт питания сотрудников и правил предоставления дотаций, а также выгрузки для каждого объекта данных о фактически предоставленных услугах питания и проживания.
- Настроен постоянный мониторинг системы для обеспечения бесперебойности работы и необходимого быстродействия.
- Специалистами «1С-Рарус» разработано большое количество интеграций со смежными системами:
- Выгрузка данных в контур бухгалтерского и налогового учета (1С:Бухгалтерия) со сверткой излишней аналитики.
- Шлюз интеграции с сервисом SMS-активации карт и оповещения по операциям.
- Клиентское мобильное приложение.
- Внешняя система учета финансов и ТМЦ в материнской компании.
В результате проекта на базе решений 1С и «1С-Рарус» создана единая комплексная ИТ-система, охватывающая все отраслевые бизнес-процессы «АКС» и органично интегрированная в ИТ-ландшафт компании.
«Реализованный проект цифровизации кейтеринговых услуг стал для нас мощным прорывом: компания „АКС“ удвоила обороты и продолжает активно расти. Мы ежеквартально запускаем новые проекты. Вместе с командой „1С-Рарус“ мы четко и последовательно развиваем и масштабируем наши системы и движемся в сторону мониторинга качества и стабильности работы всех сервисов и решений».
Характеристики проекта
|
Экономический эффект от внедрения (%): |
|
|
Продукты 1С, внедренные в ходе проекта: |
|
