ОАО «Транссибирская перестраховочная компания» основано 20 лет назад и уже довольно долго лидирует на перестраховочном рынке России и СНГ. Сферой деятельности всегда было и остается, естественно, страхование. География покрытия рисков Компанией охватывает всю территорию России, страны ближнего и дальнего зарубежья: Казахстан, Беларусь, Чехию, Украину, Армению, Азербайджан, Грузию, Турцию, Албанию, Болгарию, Румынию, Словению, Польшу и др.
ОАО «Транссибирская перестраховочная компания» имеет филиальную структуру – 4 филиала.
В каждом филиале Компании существовали свои стандарты к оформлению документации, не было консолидированного доступа к документам и разграничения прав доступа, каждый филиал мог видеть только свои документы. Для обмена документами между филиалами использовалась электронная почта. В имеющейся системе документооборота было сложно отслеживать версии документов, рецензии и этапы согласования документации и повышало риски, связанные с человеческим фактором.
В компании ежегодно проходит 20 000-30 000 документов и, учитывая перспективы роста компании, было принято решение об автоматизации процесса документооборота.
В компанию «1С-Рарус» обратились по вопросу автоматизации, поскольку она является крупным внедренческим центром с большим опытом работы на рынке программных продуктов 1С , имеет в штате квалифицированных специалистов, успешно занимается внедрением линейки программ «1С:Документооборот 8» и имеет положительный опыт совместной работы.
В 2012 году компанией «1С-Рарус» было успешное внедрение «1С:Управление производственным предприятием 8» в «Транссибирской перестраховочной компании».
После демонстрации специалистом «1С-Рарус» типового решения «1С:Документооборот 8 КОРП» представителям «Транссибирской перестраховочной компании» было принято решение о создании автоматизированной системе на базе этой программы. Возможности конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» полностью отвечают требованиям и задачам к программе для автоматизации системы документооборота ОАО «Транссибирская перестраховочная компания».
До начала внедрения автоматизированной системы сотрудники компании совместно с консультантом «1С-Рарус» провели консалтинговые работы: созданы унифицированные формы документов (приказы, договора, служебные записки и т.д.). В процессе работы был объединен документооборот всех филиалов в единую систему, с разграничением прав доступа и специфической нумерацией каждого вида документа (привязка по филиалу), настроены унифицированные шаблоны документов.
В результате работ были автоматизированы процессы:
- отслеживание документов (скан-копий, оригиналов),
- согласование, включая сложные составные механизмы,
- оповещение о статусах согласования на электронную почту участникам,
- учет и контроль исполнения поручений.
Консолидированный документооборот в трех филиалах, оптимизация хранения и доступа к документам, а так же эффективный механизм согласования документов с учетом филиальной организованности предприятия повысили эффективность работы с документами.
В планах компании перевести работу еще одного филиала в автоматизированную систему.