Построение системы электронного документооборота в организации ООО «Приволжская лизинговая компания» на базе ПП «1С:Документооборот КОРП»

Построение системы электронного документооборота в организации ООО «Приволжская лизинговая компания» на базе ПП «1С:Документооборот КОРП»

Выполнены следующие работы:

• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения

ООО «Приволжская лизинговая компания» работает с 2001 года и имеет устойчивые позиции на рынке: по размеру лизингового портфеля,компания входит в 50 крупнейших лизинговых компаний России и занимает 1-е место среди лизинговых компаний Нижегородской области.

В 2013 году акционерами компании было принято решение о необходимости автоматизации электронного документооборота. На это было несколько причин:

• Во-первых, устаревший порядок хранения электронных версий документов.
• Во-вторых, необходимость упорядочить процессы внутри компании, взаимодействие с клиентами, постараться сделать бизнес-процессы более прозрачными и доступными для контроля.
• В-третьих, избежание штрафных санкции из-за несвоевременного предоставления ряда документов и сведений.

В качестве основы для будущей информационной системы Заказчик выбрал ПП «1С:Документооборот КОРП», так как его функциональные возможности соответствовали большинству поставленных задач.

Первое, с чего был начат проект внедрения – проведение экспресс-обследования. На этом этапе были детально проанализированы регламенты и бизнес-процессы на предприятии для выявления направлений автоматизации и путей повышения эффективности нашей деятельности.
Следующим этапом внедрения стало создание технического задания на разработку системы. На этом этапе были выявлены необходимые настройки и доработки стандартного функционала ПП «1С:Документооборот КОРП».
Вслед за техническим заданием, была выполнена реализация поставленных требований: настройкам и доработкам типового функционала системы.
Далее проводилось обучение персонала. Для обучения использовались не абстрактные примеры, а максимально приближенные к повседневной деятельности случаи, с использованием опыта из реальных проектов.

С 1 апреля 2014 стартовала опытно-промышленная эксплуатация системы. Руководством компании было принято решение все новые проекты и процессы вести в системе в полном объеме с первых же дней эксплуатации системы. Текущие проекты, начавшиеся до появления «1С:Документооборот», также постепенно находили отражение в системе.

По прошествии полутора месяцев работы в системе можно уже подвести определенные итоги и результаты внедрения:

• Благодаря автоматизации основных бизнес-процессов компании удалось сделать их более прозрачными.
• В любой момент времени любой сотрудник может открыть карточку проекта и за считанные секунды получить исчерпывающую информацию о проекте: какие документы собраны, а какие ещё необходимо получить от клиента, копии или оригиналы документов имеются в распоряжении компании, кому из контактных лиц клиента переданы оригиналы документов и когда ориентировочный срок возврата.
• Хранение электронных документов в «1С:Документооборот» также имеет свои преимущества перед хранением в сетевых папках: документы проще размещать и искать, возможности настройки доступа шире и удобнее, отправка электронной версии файла происходит непосредственно из системы.
• Система сама автоматически формирует напоминания на совершение важных операций в будущем, что очень удобно.