И это понятно, при наличии грамотно организованной ИТ-службы возможностей для быстрого расширения сети гораздо больше. Там, где правильно организованы бизнес-процессы и построена соответствующая ИТ-инфраструктура, открытие новых магазинов происходит более плавно и быстро, а эффективность их работы почти сразу можно отследить. В качестве примера можно рассмотреть реализацию проекта автоматизации розничной сети Luhta.
Свой взгляд на выбор IT
Рассказывает Виталий Кошелев, IT-менеджер компании Luhta: «К моменту моего прихода в компанию, в декабре 2008 года, магазину в ТЦ «Мега — Белая дача» был год, и работал он по модели аутсорсинга. При этом руководство и персонал были сильно недовольны тем, как работала установленная на тот момент ИС. Требовалось единое решение, которое позволило бы сразу избавиться от имеющегося разнородного ПО, основным недостатком которого можно считать потерю времени на загрузку новых данных на кассу, перегрузку данных из фронт – в бэк-офис и ручной ввод информации.
Руководство сразу обозначило беспокоящие их моменты: у компании есть слабое звено — ритейл. Один магазин открыт, но его оснащение оставляет желать лучшего. Есть желание развиваться дальше, открывать новые магазины, но на имеющемся решении это невозможно. Поэтому необходимо что-то с этим делать — привести все в какое-то вменяемое состояние».
Финны, как известно, очень практичны, и компания выходит на российский рынок очень осторожно. Такой же подход был и к организации собственной IT-инфраструктуры. При этом было необходимо соблюсти все требования, предъявляемые к ИС. Магазины должны иметь возможность работать как автономно, так и в составе сети. Оперативные данные из торговых точек нужно получать в режиме on-line. Загрузка товарной номенклатуры должна быть организована без ручного ввода данных.
«Естественно, мы проанализировали многие решения, представленные на рынке. Понятно, что большинство крупных ретейлеров работают на западных решениях, которые, мягко говоря, стоят очень дорого. Проекты автоматизации измеряются миллионами долларов, и позволить себе такие решения могут только очень крупные торговые сети, насчитывающие десятки магазинов.
В нашем варианте очевидно, что никто не стал бы тратить такие деньги. Моей основной задачей был выбор качественного отечественного решения для автоматизации розничной торговли непродовольственными товарами, при этом требовалась надежная высокопроизводительная фронт-офисная система, которая бы обеспечила быстрый запуск магазинов. При этом мы заранее были согласны на доработку типового решения под свои нужды. Не секрет, что в 90% случаев это требуется делать, учитывая специфику деятельности компании.
Приняв во внимание все требования, для реализации проекта был выбран программный продукт «1С: Розница 8» на платформе «1С: Предприятие 8». Партнером по автоматизации стала компания «1С-Рарус», которая мне знакома по прежним проектам в этой же отрасли», — отметил Виталий.
Реализация проекта
«К моменту нашего внедрения, — рассказывает г-н Кошелев, — «1С: Розница 8» только появилась как продукт. Мы взяли его и доработали под свои нужды, в чем нам частично помогла компания «1С-Рарус», особенно по части связи с системой РОS-клавиатуры и фискального регистратора, которые мы выбрали для своего решения автоматизации магазинов. Также мы внедрили их систему обмена данными на основе web-сервисов с использованием Internet Information Services (IIS).
Данная система оперативно синхронизирует имеющиеся у нас базы данных за счет разбиения передаваемого сообщения на маленькие пакеты. То есть базы обмениваются только теми данными, которые были изменены с момента прошлого соединения. Как результат — снижение объема трафика и увеличение скорости обновления информации по остаткам.
Связь с головным офисом у нас осуществляется раз в пять минут, но при желании можно установить любой другой интервал. В каждом магазине мы видим полную картину того, что происходит даже по соседним магазинам. Если нам нужно узнать, есть ли та или иная вещь в другом магазине сети, мы можем быстро сделать это. При этом на обновление данных во всех семи магазинах сети требуется менее минуты».
Конфигурация системы сбора и обмена данными сети работает по принципу «звезды». В каждом магазине установлен сервер HP ProLiant ML150 G6 E5504 (частота процессора 2.00ГГц, оперативная память — 4 Гб, жесткие диски — 2xSAS 300 Gb 15k HotPlug Raid 1), на котором крутится локальная база «1С: Розница 8», содержащая все данные по имеющемуся ассортименту товаров. В ней работают все — кассы, склад, администратор магазина. Все данные выгружаются в центральный узел, который имеет такую же конфигурацию и служит для того, чтобы собирать и распределять информацию. Из него уже данные поступают в «1С: Управление торговлей 8», где работает управленческий персонал.
Причем передается весь пакет информации — от движения товара и поступления финансов до отработанного продавцами времени: все данные разделяются в зависимости от предназначения и записываются в ту базу данных, к которой они относятся. Также в систему подключен компьютер администратора, куда с помощью считывания штрихкодов вновь поступившей продукции заносятся данные о вновь поступивших партиях одежды, а также принтер для автоматической печати ценников. Таким образом, в каждый момент времени, даже до закрытия торгового дня, можно мгновенно узнать остатки на сладе и в торговом зале по каждой торговой точке.
Основным преимуществом выбранного решения в отличие от других кассовых систем можно считать возможность данной программы автоматически формировать и выводить на печать весь пакет документов, который должен сдать кассир в конце смены (формы КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста», КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации», КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям», ПКО «Приходный кассовый ордер», РКО «Расходный кассовый ордер» (если были возвраты) и т.д.).
Нет необходимости в заполнении массы первичной бухгалтерской документации вручную, все делается автоматически, достаточно только распечатать. При этом единая ИС на платформе 1С по обмену передает все новые данные напрямую в бухгалтерскую базу данных. Бухгалтер практически сразу видит все эти данные у себя в системе. Таким образом, исключается необходимость нанимать низкоквалифицированный персонал просто для ввода данных в систему.
«При выборе кассового оборудования мы остановились на компьютерах компании HP — rp5000 или rp5700, с ОС Windows Embedded, — рассказывает Виталий Кошелев, — которые хороши тем, что изначально рассчитаны на кассу, имеют 4 com-порта и оптимизированы для розничной торговли и сферы услуг. На компьютерах установлена клиентская часть «1С: Розница 8», через которую сотрудник открывает базу, лежащую на локальном сервере. В конфигурацию кассы помимо компьютера входит дополнительная внешняя торговая клавиатура со сканером для пластиковых карт, фискальный регистратор, для печати чеков на термобумаге, табло покупателя и кассовый ящик с электрическим замком, а также сканер штрихкодов, который используется для авторизации персонала и считывания данных о товарах.
Если говорить о новых внедрениях, то последнее время нас заинтересовала система подсчета посетителей. Опыт российских магазинов, установивших подобные системы, позволил им оптимизировать расходы на заработную плату и одновременно повысить качество обслуживания. Мы хотим опробовать новую систему подсчета покупателей на основе видеонаблюдения в новом магазине в ТЦ «Город» на шоссе Энтузиастов. Программное обеспечение системы подсчета посетителей позволяет связать данные счетчика с программой учета продаж и выдавать сводные данные для анализа, который позволит точнее оценить эффективность маркетинговых мероприятий и рекламных акций компании».
«Мы довольны работой нашей системы. Руководители компании получают всю оперативную информацию о работе магазинов в режиме on-line (состояние магазина, сколько продано, сколько денег в сейфе, остатки и т.д.), из работы продавцов и руководителей розничных торговых точек предельно исключен ручной ввод данных, нет вторичного ввода поступивших данных в головном офисе (в частности, в бухгалтерии), что дает нам возможность не увеличивать штат сотрудников. Все это позволяет говорить об успешной реализации проекта автоматизации розничной сети. Сегодня нашу ИС обслуживает всего лишь один человек, а задача компании-разработчика сводится к доработке дополнительных функций программы под нужды заказчика».
Справка «ТО»
Финская компания Luhta — производитель одежды для взрослых и детей. Основанная еще в 1907 году компания Luhta и ее дочернее предприятие L-Fashion Group является одной из крупнейших фирм по производству одежды в Финляндии, владеет розничными магазинами во многих странах мира, а также имеет хорошо развитую франчайзинговую сеть. Каждая коллекция марки Luhta выпускается в двух линиях — Sport и Fashion.
Помимо марки Luhta, компания владеет и другими хорошо известными финскими и международными брендами, такими как Rukka, IcePeak, Ril’s, Skila, Your Face, Sinisalo, Torstai, Story, Tokka и другими. Также в линейке компании представлены товары для дома (полотенца и домашний текстиль).
Вначале многие крупные российские сети закупали продукцию Luhta в Финляндии и торговали в России, и до недавнего времени компания занималась в нашей стране только оптовой торговлей. Это и сегодня одно из приоритетных направлений деятельности компании.
Продукция распространяется в таких крупных сетях, как «Детский мир», «Спортмастер» и многих других. Но в 2007 году было принято решение об открытии в Москве регионального офиса. И в январе 2008 года был открыт первый розничный магазин под собственным брендом — в торговом центре «Мега — Белая дача». Сегодня российская розничная сеть насчитывает семь магазинов, и в ближайшее время планируется открытие новых.
