Как для любого предприятия, которое производит продукцию с ограниченным сроком годности, для хлебозавода важны планирование выпуска продукции, анализ себестоимости, а также оперативная доставка продукции потребителям.
До некоторых пор на предприятии использовались программы собственной разработки, которые были предназначены для решения локальных задач. При этом данные о потребности в сырье, полученные в результате планирования, были довольно приблизительны. Формирование первичных документов на отгрузку требовало непропорциональных затрат времени, поскольку выполнялось на основании данных, зафиксированных в бланке заказа на бумаге. Планы по дальнейшему развитию предприятия в этой ситуации объективно требовали внедрения новой корпоративной системы учета и управления.
Выбирая между программными продуктами отечественных и зарубежных разработчиков, руководство хлебозавода остановило свой выбор на комплексном программном продукте «1С:Управление производственным предприятием 8» и отраслевом решении «1С:Управление автотранспортом 8» на платформе «1С:Предприятие 8».
Партнером по реализации проекта автоматизации стал нижегородский филиал компании «1С-Рарус» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Нижний Новгород). В новой информационной системе были отражены отраслевые особенности хлебобулочного производства, а также учтены многочисленные требования руководства и сотрудников предприятия.
В процессе выполнения работ по проекту были автоматизированы основные участки предприятия – закупка, склад, сбыт, производство, управление автотранспортом, бухгалтерский и налоговый учет, а также расчет заработной платы. В общей сложности автоматизировано 100 рабочих мест. В единой информационной системе работают сотрудники администрации, отдела кадров и бухгалтерии, отделов сбыта и транспортной логистики, планово-экономического отдела, производства, отдела закупок и складов, а также ИТ-службы.
Управление сбытом продукции
Деятельность отдела сбыта хлебозавода характеризуется высокой интенсивностью и большим документооборотом. Ежесуточно отдел сбыта формирует около 1000 накладных на отгрузку. Продукция предприятия имеет небольшой срок хранения, в зависимости от вида продукции от 12 часов до нескольких дней, поэтому сбои в ее отгрузке недопустимы.
На этапе проектирования были детально проработаны различные сценарии работы с системой сотрудников отдела сбыта. Это позволило при автоматизации бизнес-процессов по обработке заказов, отгрузке товара и при расчетах с покупателями учесть мельчайшие нюансы их работы.
В состав системы включены отчеты, которые позволяют всесторонне анализировать и контролировать текущую деятельность предприятия, а также формировать планы на будущие периоды.
Система хранит историю всех изменений, которые произошли с заказами покупателей. «Отчет по анализу исполнения заказов клиентов» позволяет получить информацию о первоначальном заказе, о скорректированном заказе по причине отсутствия продукции или отказа клиента, об объеме отгрузки и возврату по заказу.
Оценка потребности в автотранспорте в разрезе маршрутов доставки производится с помощью «Отчета по принятым заказам клиентов». Данная оценка особенно актуальна в праздничные дни.
Реализована возможность оперативной оценки принятых заказов для прогнозирования плана производства. При этом учитывается специфика отгрузки продукции по отдельности в ночное и дневное время, по районам и по городу.
«Отчет по клиентам без отгрузки» позволяет на основании истории продаж проанализировать информацию по торговым точкам, которые перестали получать продукцию хлебозавода. Отчет содержит данные по последним отгрузкам таким клиентам. Для оперативной связи с клиентами с целью выяснения причин приостановки сотрудничества в отчет выводятся их контактные данные.
Для руководства предприятия в системе предусмотрен «Отчет по реализации за сутки». Данный отчет включает в свой состав множество аналитических показателей. Это, например, данные об объеме заказанной и отгруженной продукции за предыдущие сутки, объеме ночной отгрузки, остатках на складе, средней отгрузке за сутки с начала месяца и т.д.
Интегральные показатели, необходимые для анализа перевозок продукции собственным автотранспортом, содержатся в «Отчете по грузообороту». С помощью этого отчета можно получить информацию об объеме перевозок, грузообороте, грузоподъемности транспортных средств и пройденном расстоянии, а также о коэффициенте использования транспортных средств.
С помощью соответствующего отчета в системе выполняется анализ отпускных цен, а также скидок в разрезе покупателей и номенклатуры.
Использование отчетов позволяет выявить сильные и слабые стороны политики сбыта. На основании полученных данных может быть принято решение о ее корректировке.
Управление производством
Хлебопекарное производство представляет собой массовое поточное производство с круглосуточным режимом работы. Технологический процесс на стадиях от замеса теста до выхода из печи готовой продукции является непрерывным.
Система позволяет формировать план производства на месяц и формировать аналитическую отчетность по работе производственного цеха. При расчете рентабельности производимой продукции учитывается рецептура, влажность муки, виды упаковки, а также используемое сырье.
Плановые калькуляции на продукцию с учетом рецептуры, а также данных о закупочных ценах на сырье и материалы формируются в системе автоматически.
Предусмотрено формирование отчетности по браку, по возврату от клиентов нереализованной (черствой) хлебобулочной продукции, а также по возврату кондитерской продукции. Реализована возможность анализа причин возврата продукции. Выявление причины возврата, например, несвоевременная доставка из-за сбоя в работе транспортного цеха, позволяет принять меры для исключения подобной ситуации в будущем.
Управление автотранспортом
Для доставки продукции предприятие использует собственный автотранспорт. Доставка выполняется по согласованным графикам с повторяющимися маршрутами. В то же время на практике в сложившиеся маршруты и в данные об объеме поставляемой продукции нередко оперативно вносятся изменения.
Интеграция системы «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление автотранспортом 8» позволяет рассчитывать рентабельность каждого маршрута, контролировать и формировать загрузку автотранспорта, вести учет расходов на горючесмазочные материалы и затрат на ремонт на единицу техники. Контроль загрузки автотранспорта и расчет рентабельности маршрутов привели к сокращению транспортных издержек.
Результаты автоматизации
В результате внедрения новой информационной системы предприятию удалось оптимизировать основные бизнес-процессы на предприятии, повысить контролируемость сбытовой деятельности, сократить издержки на производстве. Контроль плановых и фактических цен на поступающее сырье и материалы позволил сократить издержки на закупку сырья. Контроль цен поставщиков в части их соответствия условиям договоров на поставку и ведение спецификаций позволили избежать необоснованного повышения цен. В результате оперативного отслеживания характеристик номенклатуры, в том числе срока годности, уменьшилась вероятность использования в производстве просроченного сырья и материалов.
В настоящее время работы по реализации проекта продолжаются в части автоматизации бюджетирования и планирования. Выполняются сопровождение системы и консультационная поддержка пользователей.
Руководство ЗАО «Арзамасский хлеб» считает внедренную систему существенным конкурентным преимуществом предприятия.
