Компания «Современная упаковка» занимается производством и реализацией дизайнерских коллекций подарочной упаковки, аксессуаров, сувениров, а также предметов декора для упаковки подарков и сувениров под торговой маркой «Гранд Гифт». Компания является членом «EFSA» - Европейской Ассоциации Производителей и Поставщиков Цветов и Продуктов Декора.
Рост рынка подарочной упаковки и расширение объемов производства компании привели к появлению новых требований к информационной системе предприятия. В новой информационной системе следовало отразить специфику задач департаментов закупок и продаж, удаленных и центрального складов, а также финансового департамента. Кроме того информационная система должна была обеспечить интеграцию всех основных бизнес-процессов компании в едином информационном пространстве на базе современной, технологичной и масштабируемой платформы.
Исходя из требований масштабируемости, удобства интерфейса и возможности работать с большим объемом информации в качестве основы информационной системы руководство компании решило использовать прикладные решения на платформе «1С:Предприятие 8».
Работы по проекту автоматизации были поручены ВЦ «1С-Рарус» (1С:Франчайзи, г. Москва). На первом этапе реализации проекта специалисты ВЦ «1С-Рарус» провели анализ текущей деятельности предприятия. Полный комплекс работ по проекту был выполнен на следующем этапе. Для создания автоматизированной системы были использованы программные продукты «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Бухгалтерия предприятия 8» на платформе «1С:Предприятие 8». В результате была создана новая информационная система, функциональные возможности которой полностью соответствуют требованиям заказчика.
После успешного завершения проекта более 40 работников компании «Современная упаковка» получили комфортный, быстрый и эффективный инструмент для выполнения производственных задач. Рассмотрим далее работу с системой по таким направлениям, как «Работа с поставщиками», «Оперативный управленческий учет», «Работа с покупателями», а также «Бухгалтерский и налоговый учет».
Работа с поставщиками
Для работы с иностранными поставщиками в системе реализован управленческий учет внешней логистики с учетом внешнеэкономической деятельности предприятия. Предусмотрены специальные механизмы, упрощающие хранение и вывод информации о контрагентах компании. Для менеджеров настроено разграничение доступа по направлениям поставок.
Оперативный управленческий учет
В подсистеме «Оперативный управленческий учет» реализован учет по характеристикам товара, с помощью которого можно вести учет номенклатуры в нескольких разрезах.
Решена задача складского учета товаров с разными типоразмерными характеристиками - от крупногабаритных коробок до мелкой бижутерии. Предусмотрен учет товара при адресном хранении товара и движении его по зонам склада. С помощью настроенных отчетов по номенклатуре, характеристикам, и местам хранения, можно анализировать перемещение и наличие товара на складах.
Для генерации штрих-кодов по стандарту EAN13 Addon-5, а также для маркировки и учета товаров в зависимости от заданных характеристик в системе реализован отдельный бизнес-процесс. Заметим, что система позволяет формировать этикетки разного содержания и размеров как со штрих-кодами, так и без штрих-кодов. Существующее в компании специализированное оборудование для работы со штрих-кодами интегрировано с новой информационной системой.
Использование штрих-кодов на складе значительно уменьшило вероятность ошибок кладовщика при идентификации товара в учетной системе и увеличило скорость его работы.
Для обеспечения актуальности и достоверности складского учета в системе реализован механизм размещения заказов и отслеживания перемещений товаров между удаленными складами. Данный механизм работает с учетом резервов и значений минимальных складских остатков по товару и по складам. Использование в системе адресного склада и технологии для формирования маршрута заказов позволило оптимизировать время, необходимое для их комплектации.
Блок транспортной логистики позволяет вести учет по нескольким схемам отгрузки товаров с удаленных и центрального складов, а также планировать использование как собственного, так и привлеченного автотранспорта.
Система позволяет обмениваться документами с информационными базами, находящимися в удаленных подразделениях.
Использование специального оборудования и оптимизация бизнес-процессов позволили разработать и организовать процесс оперативного учета товаров в условиях «холодного склада» (предусмотрена работа в не отапливаемом помещении, с учетом минусовых температур: до – 25С).
Работа с покупателями
В рамках проекта интернет-магазин компании был интегрирован с автоматизированной системой учета. Работа с покупателями ведется в специально разработанном приложении «интернет-клиент» с использованием технологии «тонкого клиента». Это позволяет покупателям делать заказы даже при наличии у них маломощных компьютеров с минимальными ресурсами. Зарегистрированные контрагенты компании могут скачивать актуальные прайс-листы и формировать заказы в режиме off-line, то есть без подключения к интернет в момент формирования заказа. Подключение к интернет понадобится при отправке заказа.
Таким образом, удаленные клиенты компании из различных регионов могут легко и быстро формировать, а также отсылать заказы. Для загрузки в информационную базу готовых подтвержденных заказов создан специальный механизм автоматического импорта данных.
Также покупатель может самостоятельно формировать заказ с помощью терминала сбора данных в демонстрационном зале компании, избежав, таким образом, очередей.
Значительный прирост производительности труда в компании получен в результате автоматизации ввода заказов и выписки документов на отгрузку для поставки в крупные розничные сети Москвы и регионов России.
Отдельный блок по внутренней управленческой отчетности позволяет консолидировать поступающую информацию по заказам и генерировать аналитические сводки.
Бухгалтерский и налоговый учет
Специалистами компании «1С-Рарус» был настроен импорт данных из системы оперативного учета в бухгалтерскую информационную базу. Разработан комплект отчетов по операционной деятельности, позволяющий получать управленческую информацию в различных разрезах. Реализовано ведение налогового учета.
В ходе проекта автоматизации настроены интерфейсы и права доступа пользователей с учетом бизнес-процессов компании, в которых они участвуют.
Руководство отметило правильность выбора программных продуктов на платформе «1С:Предприятие 8» для автоматизации компании. Новая информационная система эксплуатируется в компании «Современная упаковка» более полугода. Как показала практика, использование новой системы привело к ускорению стандартных процедур формирования заказов и поставок с оформлением соответствующих документов. Бизнес-процесс компании теперь отражаются в едином информационном пространстве. Широкий спектр отчетных и аналитических документов, возможность получения актуальной и достоверной информации по складам и контрагентам положительно сказались на деятельности всей организации в целом.
