АВТ-Урал

Внедрение корпоративного шаблона для обеспечения «быстрого закрытия периода»

Информация о компании

Ситуация до внедрения

На момент старта проекта на предприятии была следующая ИТ-архитектура:

• Основной оперативный и регламентированный учет вели в «1С:Управление производственным предприятием».
• Кадровый учет и расчет заработной платы вели в «1С:Зарплата и управление персоналом».
• Для процессов согласования договоров велось параллельное отражение документов в «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Документооборот КОРП».
• Процесс согласования складских документов был реализован нетиповым функционалом в «1С:Управление производственным предприятием 8».
• Учет работы автопарка вели с использованием различных ресурсов, включающих в себя нетиповой функционал «1С:Управление производственным предприятием», веб-портал службы мониторинга и множество электронных таблиц.

Цели проекта

Перед началом проекта автоматизации руководством предприятия была поставлена задача адаптировать проектное решение, реализованное на базе «1С:ERP.Управление холдингом» для другого предприятия группы, с максимальной унификацией нормативно-справочной информации, статей доходов и расходов, настроек учета и распределения производственных затрат, подходов к расчету себестоимости.

Необходимо было решить также следующие задачи:

• Сохранить интеграцию с системами документооборота и расчета зарплаты.
• Перенести исторические данные из «1С:Управление производственным предприятием».

Важными критериями перехода на новую информационную систему были:

• Решение задач предприятия максимально типовыми средствами новой системы с минимизацией доработок, но с адаптацией имеющейся конфигурации корпоративного шаблона.
• Сохранение нетиповых процессов согласования (отражения, обработки) первичных документов.

Архитектура решения и масштаб проекта

Рабочей группой, которая состояла из сотрудников партнера и ключевых пользователей предприятия, в рамках проекта комплексной автоматизации с июля 2023 года по июнь 2024 года одновременно были запущены функциональные блоки:

• Производственный учет (автоматизированное заполнение документов выпуска на основании складских документов движения, отражение выпуска полуфабрикатов, готовой продукции и выполнения работ в производстве между различными переделами).
• Управление продажами (нормализованный справочник номенклатуры, заказы клиентов, контроль исполнения заказов, взаиморасчеты с клиентами).
• Управление снабжением (нормализованный справочник номенклатуры, заказы поставщикам, управление остатками, взаиморасчеты с поставщиками, формирование планов закупок по заказам на внутреннее потребление).
• Складской учет (сквозное формирование документов по движению ТМЦ, учет ТМЦ в эксплуатации, учет обособленных остатков под заказы на внутреннее потребление).
• Управление денежными средствами (заявки на расходование, платежный календарь, адаптация реестра платежей из корпоративного шаблона группы компаний, получение факта, авансовые отчеты, взаиморасчеты по финансовым инструментам).
• Учет затрат и расчет себестоимости (отражение затрат на 2х уровнях: для подразделений в целом и для конкретной продукции/работы, распределение затрат в зависимости от специфики и особенностей предприятия, гибкая настройки правил распределения расходов в зависимости от подразделений, формирование себестоимости).
• Регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый учет, финансовый результат, учет НДС, учет внеоборотных активов, в т. ч. ППА, лизинговые операции).
• Учет и управление автотранспортом (оформление и пакетная выписка путевых листов, расчет путевых листов, оформление заправок и сливов ГСМ, оформление типовых документов «1С:ERP Управление холдингом» на основании документов модуля управления автотранспортом, интеграция с системой мониторинга Omnicomm).
• Интеграция с «1С:Документооборотом КОРП» с целью согласования документов движения сырья и материалов при выпуске готовой продукции и движении ТМЦ между складами
• Для каждого функционального блока настроены специфичные отчеты по предоставленным макетам.
• Реализована гибкая настройка прав для разделения пользователей по функциональным областям.

Система запущена в промышленную эксплуатацию с января 2024 года, с июня 2024 года запущен модуль управления автотранспортом.

Уникальность и инновационность проекта

Поскольку предприятия одного из учредителей (ООО «ЕВРАЗ») работают по методике «быстрого закрытия» в ИС зарубежного вендора, аналогичный подход нужно было реализовать для закрытия периода при внедрении «1С:ERP.Управление холдингом» для ООО «АВТ-Урал». Параллельно с работами по комплексной автоматизации основных процессов предприятия велась подготовка и описание перечня действий в системе, необходимых для корректной и своевременной передаче данных управляющей компании. В результате появился документ «Инструкции по закрытию периода», который используется как основная методика проведения закрытия в «1С:ERP.Управление холдингом».

Ввиду различных обстоятельств сроки перехода на ведение учета и подготовку отчетности в новой системе были ограничены, что повлекло за собой применение нестандартного подхода к внедрению — отказ от этапа диагностики текущих бизнес-процессов в пользу применения предоставленной функциональной модели корпоративного шаблона на этапе моделирования, этапы настройки и подготовки системы к вводу в опытно-промышленную эксплуатацию запускались параллельно. Это позволило перейти к опытно-промышленной эксплуатации с начала 2024 года и провести закрытие января 2024 года уже в новой информационной системе.

Параллельно с внедрением системы «1С:ERP.Управление холдингом» группой компаний было принято решение о переводе кадрового учета и расчета зарплаты предприятия в модуль ИС зарубежного вендора.

Результаты проекта

1. Реализована возможность подготовки корпоративной отчетности для управляющей компании с учетом будущей консолидации данных по всем предприятиям группы за счет унификации справочников системы.
2. Разработана и внедрена методика «Быстрого закрытия» ежемесячно в сроки, удовлетворяющие требованиям внутреннего «Регламента закрытия участков», начиная с первого месяца опытно-промышленной эксплуатации системы.
3. Для фиксирования и описания действий по отражению операций, необходимых для проведения закрытия, разработана «Инструкции по закрытию периода». Работа по инструкции ускорена и упрощена за счет выделения проверок на полноту и корректность данных системы в отдельный чек-лист. Предварительная проработка чек-листа позволяет избежать повторных корректировок и перепроведения документов в процессе закрытия, т.к. его пункты сформулированы исходя из требований к проверке управляющей компании и специфики отражения операций предприятия.
4. Существенно упрощена и ускорена предварительная проверка и оперативное согласование документов ответственными лицами за счет настройки бесшовной интеграции с системой «1С:Документооборот КОРП» с условной маршрутизацией.
5. Обеспечен оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения, увеличен уровень детализации.
6. Сокращены сроки выполнения операций, количество ошибок и расхождений за счет применения механизмов ввода на основании, эргономичных форм подбора и рабочих мест.
7. Настроенные управленческие отчеты позволяют получать оперативную информацию о затратах предприятия в различных разрезах с аналитикой по подразделениям, статьям, отдельным объектам эксплуатации, транспортным средствам, работам буровых установок. Настройки учитывают права доступа пользователей.
8. Реализована возможность анализа и контроля выполнения заказов на внутренне потребление за счет разработки отчета «Анализ внутренних заказов», который позволяет получать информацию о текущем состоянии обеспечения потребности с учетом размещенных заказов поставщику, принятых на склад ТМЦ и ожидаемых поставок.
9. Построена единая система учtта и управления автотранспортом предприятия — выполнена интеграция с системой мониторинга Omnicomm, получен доступ к текущим данным датчиков через «1С:ERP Управление холдингом»; настроено оперативное формирование в системе отчётности по технико-экономическим показателям транспортных средств; настроен учет затрат подразделений автотранспортного участка, оперативное списание ГСМ на основании фактического расхода топлива по путевым листам.

Управление продажами:

• Взаиморасчеты с клиентами ведутся с различной детализацией: по договорам, по расчетным документам и по заказам. Вариант детализации определяется менеджером под конкретный договор.
• Применение соглашений позволило упростить формирование заказов клиента с учетом различных условий, видов цен и прочее.
• Переработанный справочник номенклатуры позволил задать общие стандарты, упростив взаимосвязь как внутри группы компаний, так и с внешними партнерам.

Управление снабжением:

• Сотрудники подразделений предприятия (МОЛы) самостоятельно формируют заказы на внутреннее потребление, из которых собирается плановая потребность в материалах.
• По заказанным ТМЦ в системе проверяется текущий уровень складских запасов с учетом свободных остатков и резервов. Исходя из имеющейся информации и приоритетов, выполняется заказ материалов у поставщиков.
• Сотрудники в системе формируют заявки на расходование денежных средств и отслеживают их исполнение.

Складской учет:

• Типовой функционал системы обеспечил отражение всех операций по внутреннему движению ТМЦ.
• Учет ТМЦ на складах ведется сотрудниками на местах самостоятельно.
• Настроены маршруты обработки документов товародвижения с использованием функциональности «1С:Документооборот КОРП», что позволило сократить объем бумажного документооборота, сроки обработки документов.

Производственный учет и отгрузка продукции:

• Типовой функционал системы обеспечил отражение операций учета выпуска продукции и работ
• Для упрощения подбора в документы «Производство без заказа» вовлеченного сырья и материалов выполнена доработка, позволяющая делать заполнение по данным соответствующих складских документов передачи ТМЦ
• Разработан специализированный отчет для контроля объема выполненных работ в разрезе автотранспорта

Управление денежными средствами:

• Сотрудники подразделений самостоятельно формируют заявки на расходование денежных средств, запускают согласование в системе, отслеживают их исполнение, согласовывают реестр платежей
• Сотрудники казначейства формируют платежный календарь в системе на основании согласованных заявок на расходование денежных средств
• Планирование осуществляется своевременно, увеличилась его точность, сократилось количество ошибок
• Создание платежных поручений выполняется автоматически на основании утвержденных Финансовым директором заявок на расходование денежных средств
• Отражаются и контролируются взаиморасчеты по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты)

Учет затрат и расчет себестоимости:

• Справочник статей расходов был перенесен из корпоративного шаблона и адаптирован под нужды предприятия. У некоторых статей было принято решение изменить базу распределения, за счет расширенных возможностей новой системы по сравнению с «1С:Управление производственным предприятием».
• Отчеты в системе позволяют детально проанализировать структуру себестоимости готовой продукции и выполненных работ, а также понять какие статьи расходов включены в затраты каждого подразделения.
• Адаптировано рабочее место «Распределение материалов и работ» для группового создания соответствующих документов.

Регламентированный учет:

• Сотрудники финансово-экономического отдела проверяют и отражают в учете первичные документы, созданные сотрудниками подразделений в момент совершения хозяйственных операций.
• Проводки формируются в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам.
• Автоматически выполняются операции по закрытию месяца в управленческом, бухгалтерском и налоговом учетах, закрытие периода производится ежемесячно в сроки, установленные управляющей компанией.
• Выполняется автоматический расчет налога на прибыль.
• Формируется отчетность по НДС.

	Экономический эффект от внедрения
	5% — сокращение операционных и административных расходов. 5% — сокращение трудозатрат в различных подразделениях. 30% — ускорение получения управленческой отчетности. 100% — ускорение получения регламентированной отчетности.

	Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта
	1С:ERP. Управление холдингом Производственный учет. Управление продажами. Управление снабжением. Складской учет. Управление денежными средствами. Учет затрат и расчет себестоимости. Регламентированный учет. Интеграция с «1С:Документооборотом КОРП». 1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP: Учет и управление автотранспортом.