Готэк, группа предприятий

Информация о компании

Группа предприятий «Готэк» — один из крупнейших производителей упаковочных материалов в Центральной России. Производственные площадки ГП «Готэк» распределены по разным регионам страны. Управляющая компания находится в Москве, с филиалом в Железногорске.

Предприятия производят продукцию из картона, гофрокартона и гибкие упаковочные материалы.

Компания более 50 лет работает на рынке и имеет свыше 100 наград российских и международных конкурсов. Входит в топ‑5 производителей упаковки из гофрокартона и занимает 2‑е место по производству гибкой упаковки в России.

Унификация кадрового учета и расчета зарплаты для 7 предприятий группы «Готэк»

Ситуация до внедрения

Внутренний софт, используемый для расчета заработной платы в компании,не поддерживал текущих требований законодательства по работе с персоналом и кадровому электронному документообороту. Система не позволяла автоматически рассчитывать заработную плату: сотрудники кадровых служб производили расчеты вручную и затем вводили в программу. Не было единого порядка расчета зарплаты и насчитывалось избыточное количество видов начислений для разных групп сотрудников «Готэк».

В связи с этим было принято решение перейти на специализированный продукт «1С:Зарплата и управления персоналом КОРП», редакции 3.1. Внедрение новой системы и унификацию процессов работы с персоналом доверили специалистам «1С‑Рарус» в Санкт‑Петербурге.

Цели проекта

1. Перевести кадровый учет и расчет заработной платы ГП «Готэк» в централизованную систему «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1, для ведения деятельности в соответствии с требованиями законодательства РФ.
2. Унифицировать нестандартные алгоритмы и механизмы расчета заработной платы для всех юридических лиц группы предприятий и автоматизировать их в рамках типового функционала системы.
3. Внедрить внутренний кадровый электронный документооборот для повышения эффективности управления производственным и вспомогательным персоналом.

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура ИТ‑системы группы предприятий «Готэк»

Концепция взаимодействия систем:

• «1С:Зарплата и управление персоналом» обменивается с «1С:Бухгалтерия» сведениями о расходах на оплату труда и об удержанном НДФЛ по 7 предприятиям группы «Готэк».
• Регламентированная отчетность передается из «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия КОРП» в контролирующие органы с помощью сервиса «1С‑Отчетность».
• «1С:Кабинет сотрудника» помогает организовать эффективное взаимодействие по кадровым вопросам бухгалтерии и сотрудников без бумажных носителей при помощи электронных подписей.
• Из «1С:ЗУП» в коммерческие банки выгружаются ведомости на выплату заработной платы.
• Данные о выплачиваемых дивидендах загружаются в «1С:ЗУП», и потом выгружаются в файлы установленного формата для отправки держателям акций через «Почту России».

Уникальность и инновационность проекта

Команде проекта требовалось стандартизировать процессы для 7 предприятий «Готэк», вошедших в контур автоматизации. При этом нужно было учесть особенности кадрового учета и расчета заработной платы для персонала производственных линий. Поэтому решено было провести моделирование видов расчета зарплаты для одного юридического лица — АО «Готэк».

Специалисты «1С‑Рарус» выявили требования, которые не могли быть полностью реализованы в рамках типового функционала «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Чтобы избежать многочисленных доработок, проектная команда разработала методологию, направленную на минимизацию нестандартных запросов.

Значительная работа была проведена по унификации справочника начислений сотрудникам предприятий группы. Проектная команда составила список выплат, которые применялись на предприятиях. В числе начислений были доплаты за вредность, совмещение и межразряд, профмастерство, бригадирство рабочим, премии по итогам месячника по пожарной безопасности и множество других выплат. Далее выявили схожие и наиболее востребованные виды начислений. В случае, если начисление не укладывалось в типовой функционал программы, искали возможность его преобразования или принимали решение об отказе от такого вида расчета.

Благодаря совместным усилиям, проектной команде удалось уменьшить количество видов начислений с 200 до 117:

• сократили количество видов квартальных премий;
• определили одинаковые типы доплат за квалификацию сотрудников;
• начали применять идентичные надбавки за сверхурочную работу.

Расчет зарплаты для 7 предприятий группы «Готэк» приведен к единому стандарту. При этом учтены пожелания предприятий оставить привычный график выплаты зарплаты, а также реализована возможность ведения собственных зарплатных проектов с различными банками.

Пилотное внедрение позволило сократить усилия по подключению следующих 6 предприятий. При масштабировании системы все аффилированные юридические лица переведены на методологии и процедуры, разработанные для пилотной организации.

7 предприятий группы перешли в новую систему одновременно в течение января 2025 г. А к середине февраля все обязательства по заработной плате перед сотрудниками были выполнены по установленным графикам и в полном объеме.

Для сотрудников «Готэк» было проведено обучение в группах по настройке и администрированию системы, темам кадрового учета, расчета и выплаты зарплаты, отпусков, а также по налогам и взносам, подготовке регламентированных отчетов, обмену с бухгалтерской системой.

Булгакова Ирина Ивановна,

заместитель генерального директора по управлению персоналом ГП «Готэк»:

«Внедренная „1С‑Рарус“ система позволила нам установить единые стандарты работы с персоналом. Стало проще взаимодействовать с нашими сотрудниками. Если вводится новое начисление, например, прибавка к зарплате, то мы можем сразу уведомить всех об этом. Ранее приходилось анализировать каждое предприятие и делать индивидуальные расчеты. Таким образом, унификация процессов помогает нам экономить время и высвобождать административные ресурсы».

Результаты проекта

1. Проведен аудит специфических процессов предприятия. Кадровый учет и расчет заработной платы ведется в централизованной системе «1С:Зарплата и управление персоналом» в полном соответствии с требованиями законодательства РФ.
2. Реализован алгоритм обмена с Социальным фондом России, который позволяет получать сообщения о больничных, входящие запросы СФР для расчета пособий и многое другое.
3. Настроены дополнительные отчеты анализа зарплаты и взносов: по отражению работы в выходные дни, по отпускам сотрудников, в том числе по дополнительному отпуску вследствие аварии на Чернобыльской АЭС (для предприятий, расположенных в Курской и Тульской областях).
4. Внедрение бизнес‑процессов типового функционала «1С:Зарплата и управление персоналом» упростило процесс обновления системы и привело к снижению затрат на ее поддержку.

Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта:

«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1».

Внедренные подсистемы:

• кадровый учет и делопроизводство;
• расчет заработной платы;
• выплата заработной платы;
• регламентированная отчетность;
• налоги и взносы.

Сервисы «1С:Кабинет сотрудника», «1С‑Отчетность».

КЭДО для компаний по производству упаковки 24/7: внедрение сервиса «1С:Кабинет сотрудника» в ГП «Готэк»

Ситуация до внедрения

В феврале 2025 года команда «1С‑Рарус» завершила проект централизации кадрового учета и расчета зарплаты для 7 юридических лиц группы предприятий «Готэк», без единого контура КЭДО.

Для многих операций требовалось личное присутствие сотрудника или обмен сканами, согласования проходили через подразделения департамента управления персоналом, приемные руководителей предприятий, что увеличивало сроки обработки документов и создавало дополнительные организационные риски. Безостановочный характер производства (смены 24/7) осложнял оперативное оформление внеплановых выходов и переводов, особенно в ночные смены и выходные дни.

Поэтому дальнейшим шагом стало масштабирование системы: перед проектной командой «1С‑Рарус» была поставлена цель дополнить централизованный контур кадровым электронным документооборотом и сервисом «1С:Кабинет сотрудника». Требовалось перевести процессы по кадровому документообороту в электронный формат и сделать их доступными для сотрудников всех предприятий группы.

Цели проекта

Цель: снизить трудоемкость работ в подразделении при переводе кадрового документооборота в электронный вид на базе сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Задачи:

1. Внедрить использование юридически значимых электронных подписей для оформления и согласования кадровых документов.
2. Обеспечить круглосуточную работу кадровых процессов (24/7) для безостановочного производства за счет настройки специальных сценариев для выхода и перевода сотрудников на внеплановые смены.
3. Сократить сроки согласования заявлений сотрудников и сроки ознакомления с расчетными листками.
4. Интегрировать «1С:Кабинет сотрудника» с централизованной системой «1С:Зарплата и управление персоналом» и выстроить единый контур КЭДО для управляющей компании и филиалов.

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения опирается на две объединенные базы «1С:Зарплата и управление персоналом». Исходно кадровый учет велся в двух базах: головной организации и филиала. Это не позволяло корректно выстроить сквозные маршруты согласования между УК и филиалом.

Совместно с заказчиком проведена работа по объединению баз и стыковке справочников и ролей так, чтобы согласующие лица могли работать с документами сотрудников из разных подразделений в едином контуре «1С:Кабинет сотрудника». Сервис интегрирован с обеими базами и обеспечивает полный цикл работы с кадровыми документами.

Маршрутизация документов учитывает организационную структуру АО «УК ГП «Готэк»: заявления направляются на согласование руководителям, HR‑специалистам и бухгалтерам с учетом того, относятся ли они к управляющей компании или к филиалу.

Разграничение доступа реализовано через отдельные роли для сотрудников, руководителей, начальников смен и ответственных по КЭДО. При этом пользователям показываются только те виды документов, которые реально используются в их роли (например, скрыты неиспользуемые виды заявлений и командировок).

Уникальность и инновационность проекта

Специальные сценарии оформления документов для непрерывного производства 24/7

Система настраивалась так, чтобы кадровые документы можно было инициировать и согласовывать в любое время суток, включая ночные смены и выходные. Реализованы специальные сценарии обработки внеплановых заявлений для рабочего персонала, когда согласование переносится с кадровой службы на руководителя производственного подразделения, работающего в сменном режиме.

Процесс оформления внепланового выхода сотрудника на работу.

На схеме показан пример процесса оформления внепланового выхода сотрудника на работу через личный кабинет. Сотрудник подает заявление, руководитель производственного подразделения, который в нерабочий день находится на смене, согласует заявление в своем интерфейсе. Далее в «1С:ЗУП» автоматически формируется комплект кадровых документов, который подписывается с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) и оформленных МЧД (машиночитаемых доверенностей), подтверждающих полномочия подписантов.

Благодаря настроенным правам и маршрутам согласования внеплановые выходы и другие срочные кадровые ситуации оформляются напрямую через сотрудников и руководителя производственного подразделения. Данный функционал обеспечивает точное следование нормам трудового законодательства и минимизирует риски их несоблюдения.

Масштабная настройка индивидуальных правил согласования

Для каждого типа заявления (всего порядка 40 видов, включая внеплановые выходы, изменения условий, приказы выходного дня и др.) настроены базовые маршруты согласования и «правила‑исключения» для нестандартных ситуаций. На уровне каждого юридического лица для одного заявления действует 10–15 дополнительных правил согласования, что позволяет учитывать сложную организационную структуру и разные схемы подчиненности.

Адаптация печатных форм под кадровые регламенты заказчика

В рамках адаптации кадрового электронного документооборота под реальные процессы ГП «Готэк» выполнена доработка печатных форм и связанных с ними механизмов.

Типовые формы не в полной мере соответствовали требованиям заказчика, так как на предприятии к моменту внедрения уже существовали собственные устоявшиеся форматы кадровых документов и регламенты их оформления. Ранее часть этих документов использовалась в другой учетной системе, часть — в бумажном виде, поэтому при переходе на КЭДО потребовалось не просто «оцифровать» документы, а воспроизвести привычную для заказчика логику работы в новом цифровом контуре.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» добавлены 4 печатные формы:

1. Приказ о кадровом переводе.
2. Дополнительное соглашение к кадровому переводу.
3. Приказ о работе в выходные дни.
4. Приказ об индексации заработка.

Новая печатная форма «Приказ об индексации заработка»

Наиболее показательной стала доработка приказа об индексации заработка. В типовом варианте такой приказ не отправляется в кабинет сотрудника и формируется общей таблицей по всем сотрудникам. Тогда как для ГП «Готэк» реализована персональная печатная форма для каждого работника с выводом коэффициента индексации, изменившегося оклада или часовой тарифной ставки и должности сотрудника.

Сложность доработок была связана с тем, что менялась не только форма документа, но и сам механизм расчета отдельных реквизитов. Например, коэффициент индексации для ГП «Готэк» в ряде случаев должен рассчитываться не напрямую из документа, как в типовой поставке, а собираться из нескольких регистров с учетом внутренних правил компании.

К типовому функционалу «1С:Кабинет сотрудника» добавлено 20 печатных форм по заявлениям, в том числе внеплановым:

• о переводах различных категорий сотрудников;
• на донорский день;
• на диспансеризацию;
• о дополнительных днях отдыха;
• о переносе отпуска (основной и дополнительные);
• на перечисление зарплаты в банк заработной платы;
• об увольнении.

Печатные формы интегрированы в общий процесс согласования и подписания кадровых документов, чтобы сотрудники получали на подпись уже корректно сформированные документы, соответствующие внутренним требованиям компании. Благодаря адаптации печатных форм сотрудники и руководители работают в едином цифровом контуре без возврата к бумажным документам для отдельных «нестандартных» кадровых операций.

Результаты проекта

1. Кадровый документооборот переведен в электронный формат. Единым сервисом «1С:Кабинет сотрудника» для группы предприятий «Готэк» ежедневно пользуются около более 3 тысяч сотрудников производственных площадок и офисных подразделений 9 юридических лиц (операторы линий, рабочие смен, мастера, линейные руководители, специалисты и руководители офисных служб).
2. Обеспечено оперативное оформление документов для круглосуточных смен: внеплановые выходы, работа в выходные и праздничные дни, экстренные изменения графика теперь оформляются в момент принятия решения через личный кабинет силами сотрудников и начальников смен, без ожидания выхода кадровиков на рабочее место.
3. Создана техническая основа для дальнейшего расширения КЭДО: архитектура позволила без изменений базовой схемы подключить еще два юридических лица (ООО «Готэк‑Полипак Арамиль» и ООО «Готэк‑Полипак Переславль») и дает возможность в дальнейшем добавлять новые площадки и процессы.
4. Доработаны и включены в контур КЭДО дополнительные виды заявлений и печатных форм, что позволило перенести в электронный формат не только типовые, но и специфичные для ГП «Готэк» кадровые сценарии, ранее реализованные только на бумаге или во внутренних форматах компании.
5. В среднем на 50% сократилось количество шагов и время согласования типовых кадровых операций (оформление отпуска, согласование внепланового выхода, изменение графика и др.) за счет прямого согласования у начальников смен и линейных руководителей.

Булгакова Ирина Ивановна,

генеральный директор АО «Управляющая компания ГП «Готэк»:

«Компания — это не только цеха, планы и показатели. Это прежде всего люди. Для группы предприятий нашего масштаба переход к КЭДО был не просто IT‑проектом, а перестройкой ежедневной работы с людьми. Сейчас более 3 тысяч сотрудников оформляют заявления, внеплановые выходы, знакомятся с приказами через „1С:Кабинет сотрудника“. Выделенный специалист „1С‑Рарус“ сопровождает систему, консультирует и обрабатывает наши заявки. Мы продолжаем развивать систему КЭДО: регулярно добавляем новые виды заявлений и документов, усиливаем аналитику по HR‑процессам и шаг за шагом делаем электронный формат взаимодействия стандартом для всех предприятий группы».

Продукты фирмы «1С», внедренные в ходе проекта:

Наименование продукта: Сервис «1С:Кабинет сотрудника» (КЭДО).

Источник: https://eawards.1c.ru/projects/kedo-dlya-kompaniy-po-proizvodstvu-upakovki-247-vnedrenie-servisa-1s-kabinet-sotrudnika-v-gp-gotek-400013/