Курчатовский институт, НИЦ

Модернизация и функциональное расширение системы электронного документооборота на базе 1С:Документообо­рот государственного учреждения

Информация о компании

НИЦ «Курчатовский институт» — один из старейших и крупнейших научно-исследовательских центров России, основанный в 1943 году. Сегодня это многопрофильный научный комплекс, объединяющий более 7000 человек, включая научных сотрудников, инженеров и административный персонал. Институт является головной научной организацией по направлениям: ядерная энергетика, физика плазмы, нано-, био- и информационные технологии, материаловедение.

В структуру Центра входят многочисленные лаборатории, отделы, административно-хозяйственные службы и филиалы. Столь сложная организационная структура требует надежного инструмента для управления документами, поручениями и бизнес-процессами. Высокий статус организации и работа с государственной тайной предъявляют повышенные требования к безопасности, разграничению доступа и юридической значимости электронного документооборота.

Ситуация до внедрения

К началу 2025 года в НИЦ «Курчатовский институт» сложилась следующая ситуация с автоматизацией документооборота.

Предыстория внедрения:

В 2023-2024 годах в НИЦ была внедрена система «1С:Документооборот государственного учреждения». Проект носил масштабный характер — было автоматизировано 2 300 рабочих мест, выполнена интеграция с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения и Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС). Данное внедрение позволило решить первоочередные задачи: централизовать хранение документов и перевести в электронный вид процессы согласования заявок на закупку.

Количество пользователей и действий в системе электронного документооборота стало существенно расти уже после завершения процесса внедрения.

По мере эксплуатации и кратного увеличения материалов, действий и объемов данных со стороны пользователей, стали проявляться системные проблемы, связанные как с масштабом внедрения, так и с отдельными техническими и методологическими решениями, принятыми на этапе старта.

Ключевые проблемы, зафиксированные в ходе экспресс‑обследования (ноябрь — декабрь 2024 г.):

В ходе масштабирования системы, вызванного подключением новых подразделений и ростом числа пользователей, проявились системные ограничения первоначальной архитектуры. Сложная организационно‑штатная структура НИЦ «Курчатовский институт» (свыше 7 000 сотрудников, сложная иерархия подчиненности и высокая динамика кадровых перестановок) создала беспрецедентную нагрузку на механизмы расчета прав доступа и бизнес‑логику. Это привело к ухудшению показателей производительности и прежний уровень автоматизации оказался недостаточным.

1. Потеря производительности при пиковых нагрузках. Под влиянием возросшего трафика и сложных расчетов прав доступа время выполнения базовых операций увеличилось на порядки. Ключевые пользовательские сценарии оказались парализованы:

   • Открытие формы списка «Документы» — до 8 минут.

   • Запись карточки «Исходящее письмо» — до 10 минут.

   • Регистрация «Приказа по основной деятельности» — до 20 минут.

   • Формирование предпросмотра файлов .xls — до 20 минут.

   • Операция вставки штампа электронной подписи в файлы .xls — до 40 минут.

2. Падение фоновых процессов. Многократно возросший объем очередей задач и сложность маршрутизации обработок в условиях разветвленной структуры института стали причиной регулярных зависаний регламентных и фоновых заданий. Это приводило к нарушению критически важных обменов с другими информационными системами, задержкам в отправке корреспонденции по МЭДО и длительной блокировке перерасчета прав доступа.
3. Нарушения в работе модуля МЭДО и визуализации ЭП. Рост объемов официальной переписки с вышестоящими ведомствами выявил некоторые расхождения в реализации штампов электронной подписи с регламентными требованиями. Некорректное отображение штампов и проблемы совместимости форматов затрудняли гарантированную юридически значимую доставку документов.

4. Унаследованная противоречивость настроек и сложности эксплуатации. При обследовании выявлены узкие места:

   • Коллизии прав доступа: некорректная работа механизмов замещения в условиях частой ротации кадров и сложной подчиненности приводила к тому, что пользователи регулярно теряли доступ к необходимым документам.

   • Избыточность бизнес‑логики: наличие дублирующих ролей и условий в бизнес‑процессах, которые на малых объемах были незаметны, а при текущем масштабе работы стали причиной отказов системы.

   • Проблемы миграции данных: некорректное заполнение НСИ, возникшее на этапе старта, привело к накоплению критической массы дублирующихся данных, замедляющих поиск и обработку документов.

   • Беспорядочное заимствование процедур в расширениях и отсутствие описания доработок усложнили обновление конфигурации и привели к конфликтам типовой и модифицированной логики при отправке пакетов МЭДО.

Вывод по итогам диагностики:

Система замедлилась и стала некомфортной для пользователей ввиду возросшей нагрузки в рамках сложной организационно‑штатной структуры института. Стало очевидно, что точечные исправления ошибок не дадут результата. Требовалась комплексная программа модернизации, направленная на адаптацию архитектуры под реальные масштабы деятельности, кардинальное повышение производительности (включая переход на импортонезависимое ПО для работы с файлами документов) и обеспечение стабильности в долгосрочной перспективе.

Цели проекта

Стратегическая цель: трансформация системы электронного документооборота в высокоэффективный, стабильный и масштабируемый инструмент управления деятельностью НИЦ «Курчатовский институт», способный служить интеграционным ядром для всего ИТ‑ландшафта организации.

Тактические цели проекта:

• Обеспечение стабильной, бесперебойной работы информационной системы в круглосуточном режиме.

• Кратное (на порядки) повышение скорости выполнения пользовательских операций и фоновых заданий.

• Корректировка программного кода и логики работы системы.

• Приведение первоначальных настроек системы (прав доступа, бизнес-процессов, нормативно‑справочной информации) к оптимальному состоянию.

• Адаптация функционала межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и работы с электронной подписью под актуальные регламенты и форматы.

• Снижение совокупной стоимости владения системой за счет сокращения трудозатрат на поддержку и повторные обращения пользователей.

Задачи проекта (в соответствии с поэтапным планом):

1 очередь (апрель 2025 г.):

• Диагностика и нормализация модуля МЭДО, включая доработку механизмов визуализации штампа электронной подписи в соответствии с регламентным форматом Заказчика.

• Оптимизация алгоритмов создания и обработки различных видов исходящих документов (модернизация шаблонов, модификация настроек, обработок, устранение избыточных проверок).

• Проведение первичного аудита производительности на уровне программного кода и инфраструктуры.

2 очередь (июль 2025 г.):

• Унификация и модификация настроек видов документов «Приказ по основной деятельности» и «Служебная записка». Стандартизация карточек и файлов.

• Разработка конструктора визуализации штампа электронной подписи, обеспечивающего гибкое размещение графического штампа УКЭП в PDF‑файлах.

• Оптимизация производительности процессов подписания и визуализации файлов больших объемов.

3 очередь (август 2025 г.):

• Актуализация технологической платформы: обновление 1С:Предприятие до версии 8.3.27.1688.

• Актуализация конфигурации: обновление 1С:Документооборот государственного учреждения до релизов 3.0.17 и 3.0.18.

• Совместная с вендором (фирма «1С») работа по поиску, воспроизведению и устранению критических ошибок (патчи и исправления). В частности, доработан фоновый обработчик обновления информационной базы для ускорения перерасчета прав.

4 очередь (октябрь 2025 г.):

• Комплексный аудит и корректировка настроек прав доступа: анализ ролевой модели, настроек замещения, прав при связывании документов, доступности по состоянию.

• Реализация исправлений в тестовой среде, консультационная поддержка опытной эксплуатации. Устранение ошибок доступа к документам в рамках замещения, при массовых рассылках задач на ознакомление, а также ошибок изменения статуса задач при работе с подзадачами.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система интегрирована со следующими решениями и сервисами:

• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (обмен данными по закупкам и финансовым документам).

• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.

• Отраслевая система для управление научной деятельностью.

• Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) — двусторонний обмен (выгрузка извещений, загрузка планов‑графиков и классификаторов КТРУ).

• Система МЭДО (внешний контур для обмена с ведомствами).

Масштаб данных и пользователей:

• Более 3400 активных пользователей.

• Накоплен и перенесен архив документов за 15 лет.

• Ежедневно обрабатываются тысячи задач и документов.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевая особенность данного проекта — уникальная коллаборация трех сторон, обладающих высокой экспертизой: заказчика (штатные специалисты Курчатовского института, глубоко понимающие специфику научной деятельности), вендора (фирма «1С», участвовавшая в доработке механизмов типовой конфигурации) и интегратора (ООО «1С‑Рарус», обладающего компетенциями в сложных проектах по документообороту). Это позволило решить задачи, выходящие за рамки стандартного подхода «внедрение‑сопровождение»:

1. Эволюция системы: от учета закупок к «кровеносной системе» института.

Проект 2025 года стал логическим продолжением и развитием предыдущего этапа автоматизации. Если на первом этапе основной фокус был сделан на закупочную деятельность и финансы, то в ходе модернизации система вышла на новый стратегический уровень:

• Расширение периметра. К системе были подключены новые подразделения, включая научные лаборатории и отделы, ранее работавшие автономно. Количество автоматизированных рабочих мест увеличилось на 1000, что является объективным показателем удовлетворенности пользователей и востребованности системы.

• Роль интеграционной шины. Развиты механизмы бесшовной интеграции со смежными системами. Сегодня 1С:Документооборот государственного учреждения выступает не просто хранилищем файлов, а главным связующим звеном, через которое проходят данные для 1С:Бухгалтерии, кадровой системы и отраслевого решения для управления научной деятельностью, а также механизмом управления проектной деятельности НИЦ «Курчатовский институт». Создание документа в одной системе автоматически инициирует создание учетных записей в других системах, полностью исключая двойной ввод данных.

2. Техническая оптимизация на системном уровне.

В отличие от типовых проектов, где работы ведутся «поверх» существующей логики, в данном проекте был проведен глубокий рефакторинг и тонкая настройка на всех уровнях:

• Уровень кода. Проведен аудит и корректировка существующего программного кода, устранены неоптимальные алгоритмы и дублирующие проверки. Критически важные доработки (например, ускорение перерасчета прав) выполнялись при непосредственном участии разработчиков фирмы «1С».

• Уровень платформы и инфраструктуры. В серверной части реализован новый механизм формирования предпросмотра файлов, что позволило устранить прежние технические проблемы и существенно ускорить отображение предпросмотра.

• Уровень данных. Внедрены и настроены регламентные процедуры обслуживания баз данных для поддержания высокой скорости поиска и выборок.

3. Интеллектуальная работа с МЭДО и электронной подписью.

Развитие функционала МЭДО стало отдельным важным блоком проекта.

• Разработан конструктор визуализации штампа УКЭП в PDF‑файлах. Ранее жестко заданное положение штампа не всегда удовлетворяло требованиям оформления исходящих документов. Конструктор позволяет конечным пользователям или администраторам гибко настраивать местоположение и внешний вид штампа, что особенно актуально при изменении внешних требований к документообороту.

• Реализована автоматическая конвертация docx‑файлов в PDF непосредственно в момент подписания документа. Это исключило ручную операцию сохранения и сократило время обработки исходящей корреспонденции.

• Внедрена поддержка дополнительных типов электронных подписей: «Визирующая» и «Заверяющая». Теперь даже документы, изначально подписанные собственноручно (бумажные скан‑копии), могут быть юридически значимо заверены перед отправкой по каналам МЭДО.

4. Создание механизма гибких связей и «легкого» согласования.

Анализ бизнес‑процессов показал, что жесткие маршруты согласования не всегда удобны.

• Реализована возможность добавления дополнительных согласующих «на лету», прямо в процессе исполнения задачи, без необходимости запуска документа на новый круг согласования. Это сильно ускоряет прохождение нестандартных документов.

• Стандартизированы карточки документов, унифицированы наименования файлов в служебных записках и приказах, что сделало интерфейс интуитивно понятным и снизило количество ошибок ввода.

Результаты проекта

Ключевые результаты по направлениям:

1. Производительность системы(количественные метрики)

Главный итог — система значительно улучшила свои показатели и стала комфортной для пользователей. Достигнуто кратное сокращение времени выполнения всех критически важных операций. Замеры производились на идентичных аппаратных мощностях и на одинаковых наборах данных до начала проекта и после его завершения.

Сравнение количества критически важных операций до и после проекта.

2. Функциональные результаты

Блок «МЭДО и Исходящие документы»:

• Произведен возврат к типовому функционалу МЭДО в части настройки местоположения штампа с последующей его доработкой под формат Заказчика. Исправлены ошибки совместимости с ранее созданными разработками.

• Сокращение ручных операций за счет автоматической конвертации .docx в .pdf при подписании.

• Реализована отправка по МЭДО документов, подписанных собственноручно, благодаря внедрению заверяющих и визирующих подписей для скан̩копий.

• Разработан и внедрен конструктор визуализации штампа ЭП в PDF.

• Сокращено время согласования исходящего письма за счет устранения избыточных ролей, дублирующих условий и проверок в процессах обработки.

Конструктор штампов МЭДО с предпросмотром документа.

Блок «Приказы и Служебные записки»:

• Произведена унификация процесса обработки документа «Приказ по основной деятельности»: объединены виды документов, правила обработки, созданы тематики, адаптированы права доступа. Процесс стал прозрачным.

• Стандартизированы наименования карточек и прикрепленных файлов для служебных записок, что упростило поиск и соблюдение единых правил оформления.

• Устранены избыточные повторения действий в рамках обработки документов, некорректное использование алгоритмов проверки, которые комплексно замедляли работу системы.

Блок «Администрирование и права доступа»:

• Проведен углублённый анализ состояния используемой ОС и СУБД. Произведена системная корректировка настроек, настроены процедуры регламентного обслуживания, в том числе корректная реиндексация баз данных.

• Исправлены ошибки периодического зависания регламентных фоновых заданий.

• Решена проблема пропуска этапов в обработках с последующим их закрытием.

• Совместно с фирмой «1С» доработан фоновый обработчик обновления информационной базы, что привело к ускорению перерасчета прав.

• Исправлены ошибки прав доступа к документам в рамках замещения сотрудников.

• Исправлены ошибки доступа при работе с задачами на ознакомление и рассмотрение в случаях с объемными списками рассылки.

• Скорректирована логика изменения статуса проверки задачи при выполнении задач, имеющих подзадачи.

Результаты оптимизации производительности: запуска обработки документов и назначения заместителей в системе.

Результаты оптимизации производительности: запуска обработки документов и назначения заместителей в системе.

из

Бизнес‑выгоды для НИЦ «Курчатовский институт» (в цифрах):

• Сокращение трудозатрат на поиск документов: не менее 50%.

• Ускорение процессов согласования и утверждения документов: в среднем 65% (заявки на закупку, приказы, служебные записки).

• Снижение трудозатрат на выпуск (регистрацию) исходящих документов: 40%.

• Рост производительности труда сотрудников, интенсивно работающих с системой: до 65% (основные категории пользователей).

• Сокращение количества обращений в службу технической поддержки: на 40% (за счет устранения системных ошибок и повышения стабильности).

Представленный проект является ярким примером успешной эволюции корпоративной информационной системы. Он доказывает, что даже столь масштабный и технически сложный объект, как СЭД на 3400 пользователей в ведущем научном центре страны, может быть не только стабилизирован, но и превращен в высокоэффективный, производительный инструмент, отвечающий самым строгим требованиям по надежности, безопасности и скорости работы.

Нарукавников Александр Вячеславович,

заместитель директора по экономике, финансам и цифровой трансформации НИЦ «Курчатовский институт»:

«Проект, реализованный в 2025 году, стал для нас эталонным примером того, как должно выглядеть профессиональное развитие сложной информационной системы. Мы не просто „починили“ проблемные места, мы вывели систему на принципиально иной уровень стабильности и производительности. Особенно ценно, что работы велись в тесной кооперации штатных ИТ-специалистов института, разработчиков вендора фирмы „1С“ и команды „1С‑Рарус“. Такой подход гарантирует, что система будет жить и развиваться годами. Планы по адаптации и развитию системы в 2026–2027 годах — лучшее подтверждение доверия пользователей экспертизе совместной работы трех команд».

	Экономический эффект от внедрения (%)
	сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 50%

	Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта
	1С:Документооборот государственного учреждения 8, версия 3.0.

Источник: eawards.1c.ru/projects/modernizaciya-i-funkcionalnoe-rasshirenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-na-baze-1s-dokumentooborot-gosudarstvennogo-uchrezhdeniya-401744/

Количество АРМ:

3400

Функциональные области:

Документооборот (ECM)

Отрасли:

Образование, культура, наука

Благодарственные письма:

Модернизация и функциональное расширение системы электронного документооборота в НИЦ «Курчатовский институт»