Аннотация
Руководство пользователя «Как использовать сервис 1С‑ЭДО в «Альфа‑Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП. Редакция 6 (релиз 6.1.18.22)» предназначено для конечных пользователей и администраторов продукта.
Настоящий документ содержит следующие разделы:
Раздел 1. Общая информация — содержит описание ресурсов, необходимых для работы с сервисом 1С‑ЭДО.
Раздел 2. Настройка обмена электронными документами — содержит описание процесса создания профиля для электронного документооборота и присоединения контрагента к 1С‑ЭДО.
Раздел 3. Отправка и получение электронных документов — содержит описание процесса отправки и получения электронных документов. Алгоритм отправки и получения электронных документов Абонента описан пошагово, каждому шагу соответствует один из подразделов 3.1–3.8.
Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.
Термины и определения
1С‑ЭДО — решение фирмы «1С», которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами прямо из решений на платформе «1С:Предприятие 8», без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО).
ИБ — информационная база продукта «1С» — место хранения всех данных по учету в одной или нескольких организациях, характеризуемое определенным адресом хранения.
Библиотека электронных документов, БЭД — типовая конфигурация для платформы «1С:Предприятие 8», предназначенная для встраивания функциональности обмена электронными документами в различные прикладные решения.
Оператор ЭДО — это организация, обладающая достаточными технологическими. кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения ЭДО с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Выполняет роль посредника при обмене электронными документами.
По состоянию на 2025 год технологию 1С‑ЭДО поддерживают:
- АО «Калуга Астрал» (ИНН 4029017981, ОГРН 1024001434090, идентификатор ОЭД: 2AE);
- ООО «Такском» (ИНН 7704211201, ОГРН 1027700071530, идентификатор ОЭД: 2AL);
- ООО «Линк‑сервис» (ИНН 7438014673, ОГРН 1027401869990, идентификатор ОЭД: 2BN);
- ООО «ЭТП ГПБ» (ИНН 7724514910, ОГРН 1047796450118, идентификатор ОЭД: 2LB).
Средство криптографической защиты, СКЗИ — совокупность программных и технических элементов систем обработки данных, способных функционировать самостоятельно или в составе других систем и осуществлять криптографическое преобразование информации для обеспечения ее безопасности.
УПД — универсальный передаточный документ.
УКД — универсальный корректировочный документ.
ТП 1С‑ЭДО — служба технической поддержки сервиса 1С‑ЭДО (фирма «1С»).
ИД ЭДО — уникальный идентификатор участника электронного документооборота (учетная запись 1С‑ЭДО).
Удостоверяющий центр, УЦ — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей.
Электронный документ, ЭД — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно‑телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149‑Ф3 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Согласно определению, представленному в п. 3.1 «ГОСТ Р 708‑2013 /Национальный стандарт Российской Федерации. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185‑ст) электронный документ — это документ, информация из которого представлена в электронной форме.
При этом для электронного документа характерны следующие свойства:
- Аутентичность — свойство электронного документа, гарантирующее, что ЭД идентичен заявленному.
- Достоверность — свойство ЭД, при котором его содержание является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
- Целостность — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
- Пригодность для использования — свойство электронного документа, позволяющее локализовать его и воспроизвести в любой момент времени.
В рамках обмена ЭД стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные.
Машиночитаемая доверенность, МЧД — это электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Сотрудники могут подписывать электронные документы с помощью УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.
Электронный документооборот, ЭДО — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде.
Электронная подпись, ЭП — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
В «Альфа‑Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП». Редакция 6 используется адаптированный под конфигурацию функционал «Библиотеки электронных документов» (БЭД) от фирмы «1С» версии 1.9.15.29.
Сервис 1С‑ЭДО позволяет абонентам осуществлять обмен электронными документами с контрагентами: обмениваться каталогами товаров, заказами, документами о передаче товаров (товарными накладными), документами о передаче работ (актами), УПД/УКД, произвольными электронными документами, в том числе внутренними и транспортными документами.
Для электронных документов реализована возможность использования электронной подписи, что позволяет контрагентам обмениваться юридически значимыми документами и зашифровывать передаваемые данные.
4 этапа обмена электронными документами:
- включение обмена электронными документами;
- создание профиля для электронного документооборота;
- присоединение контрагента к электронному документообороту;
- отправка и получение электронных документов.
1.1. Настройка программного продукта Альфа‑Авто, ред. 6 для обеспечения возможности электронного документооборота
Для начала работы с сервисом 1С‑ЭДО потребуется:
- Установленное СКЗИ. Поддерживается работа с двумя криптопровайдерами: КриптоПро CSP и VIPNet CSP. Криптопровайдер можно установить при подключении к 1С‑ЭДО или произвести его установку заранее.
- Открытый и закрытый ключ:
- сертификат (квалифицированная электронная подпись);
- контейнер и обязательное указание пароля к нему.
- Логин и пароль к пользовательскому сайту 1С (portal.1c.ru/) без конфигуратора.
- Действующий договор 1С:ИТС любого уровня.
- Права доступа для пользователя в Конфигураторе программы 1С.
Для корректной работы сервиса 1С‑ЭДО требуется предоставить пользователю следующие права:
- полные права (обычно для администратора);
- выполнение обмена электронными документами;
- использование электронной подписи и шифрования;
- настройка параметров обмена электронными документами;
- чтение электронных документов.
Для обеспечения работоспособности сервиса 1С‑ЭДО необходимо добавить в исключения антивируса/брандмауэра/файервола/сетевого экрана/прокси‑сервера следующие ресурсы и открыть следующие порты:
- Основные для сервиса 1С‑ЭДО:
- 1c-edo.ru (80, 443 порты);
- 1c-edo.ru (80, 443 порты);
- login.1c.ru (80, 443 порты); users.v8.1c.ru (80 порт).
- Дополнительные для продукта 1С:
Открытие портов требуется как для файловых версий, так и для клиент‑серверных.
Для файловых версий требуется доступ с тех компьютеров, на которых будут подписываться электронные документы.
1.3. Настройка 1С‑ЭДО на примере криптопровайдера «КриптоПро CSP». Подключение сертификатов
Для корректной работы сертификаты предварительно должны быть перенесены на отдельный флэш‑накопитель вместе с контейнерами. В папке каждого контейнера должен быть свой сертификат.
Правильно перенесенные контейнеры представлены на Рис. 1.3.1.
Рис. 1.3.1
После переноса следует провести установку. Для этого необходимо открыть программу «КриптоПро CSP», запустить ее с правами администратора, перейти на вкладку «Сервис» и выбрать пункт «Установить личный сертификат» (Рис. 1.3.2).
Рис. 1.3 2
По кнопке «Обзор» необходимо выбрать нужный сертификат в папке контейнера на флэш‑накопителе и по кнопке «Далее» перейти к следующим окнам (Рис. 1.3.3).
Рис. 1.3.3
Установить флаг «Найти контейнер автоматически», и указать, что сертификат устанавливается по Пользователю. Затем перейти дальше и завершить установку (Рис. 1.3.4).
Рис. 1.3.4
2. Настройка обмена электронными документами
Для включения потребуется перейти к настройкам: раздел «Администрирование» — «Служебные функции» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами» и установить флаг «Сервисы ЭДО».
Рис. 2.1
Далее нужно перейти по ссылке Настройки электронной подписи и шифрование (Рис. 2.2).
Рис. 2.2
Далее перейти на вкладку «Приложения и токены» и проверить правильность выбранной программы электронной подписи и шифрования (ViPNet CSP либо КриптоПроCSP) (Рис. 2.3).
Рис. 2.3
В случае, если программа отсутствует, с помощью кнопки «Добавить» (Рис. 2. 3) необходимо выбрать средство криптографической защиты информации вручную.
В случае, если алгоритмы не проставлены по умолчанию, нужно последовательно произвести следующие действия:
- выбрать алгоритм подписи «GOST R 34.10-2001»;
- выбрать алгоритм хэширования «GOST R 34.11-94»;
- выбрать алгоритм шифрования «GOST 28147-89» (данный пункт может отсутствовать) (Рис. 2. 4).
Рис. 2.4
Затем на вкладке «Сертификаты» по кнопке «Добавить» нужно выбрать из выпадающего меню пункт «Для подписания и шифрования» (Рис. 2.5).
Рис. 2.5
Если предварительная установка сертификатов была выполнена правильно, то в открывшемся окне появится нужный сертификат. Необходимо выбрать его и перейти «Далее» (Рис. 2.6).
Рис. 2.6
Для выбранного сертификата необходимо указать корректную организацию. Данные по организации (ИНН, ОГРН и т. д.) в сертификате должны совпадать с данными в карточке организации конфигурации Альфа‑Авто, иначе при дальнейшей работе могут возникнуть ошибки. По необходимости также указывается пароль от сертификата (Рис. 2.7).
Рис. 2.7
После добавления сертификата по кнопке «Проверить» в карточке сертификата можно выполнить проверку, чтобы убедиться в корректности установки (Рис. 2.8).
Рис. 2.8
2.1. Создание учетной записи для электронного документооборота
В разделе «Администрирование» — «Служебные функции» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами» — нужно нажать «Подключиться к сервису ЭДО» (рис. 2.1.1).
Рис. 2.1.1
Просмотреть уже созданные учетные записи можно в пункте меню «Учетные записи ЭДО». В открывшемся окне «Учетные записи ЭДО» также возможно создать новую учетную запись документооборота по кнопке «Создать».
В открывшемся окне «Помощник подключения ЭДО» необходимо выбрать организацию, сертификат электронной подписи, в строке «Оператор ЭДО» указать оператора электронного документооборота, через которого будет происходить регистрация в сервисе и дальнейший обмен электронными документами (по умолчанию — ЗАО «Калуга Астрал») и по ссылке «Уникальный идентификатор ЭДО» выбрать существующий или получить новый (рис. 2.1.2).
Рис. 2.1.2
В окне для ввода пароля введите пароль контейнера ключа электронной подписи:
Рис. 2.1.3
В течение нескольких минут Вам будет предоставлен ИД ЭДО. Нажмите кнопку «Готово».
ИД ЭДО можно просмотреть в учетной записи ЭДО (рис. 2.1.4).
Рис. 2.1.4
В окне «Настройки ЭДО» по кнопке 
задаем настройки отправки документов между организациями. Устанавливаем отметки для тех видов документов, которые будут использоваться в электронном документообороте. При необходимости возможно изменить список документов снятием соответствующих флажков (рис. 2.1.5).
Рис. 2.1.5
После настройки перечня документов нужно нажать кнопку «Записать и закрыть» (рис. 2.1.5.).
Для добавления еще одного сертификата в действующую учетную запись зайти в учетные записи ЭДО, перейти на вкладку «Сертификаты» и нажать кнопку «Добавить» (рис. 2.1.6.).
Рис. 2.1.6
Далее выбрать требуемый сертификат и нажать кнопку «Далее». В результате на вкладке «Сертификаты» в учетной записи ЭДО будет отображаться добавленный сертификат.
2.2. Присоединение контрагента к электронному документообороту
Для присоединения контрагента к электронному документообороту:
Нужно проверить включенное регламентное задание «Проверка контрагентов на подключение к ЭДО» в разделе «Все функции» — «Обработки» — «Регламентные и фоновые задания» (рис. 2.2.1).
Рис. 2.2.1
Перейти в пункт меню «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Настройки ЭДО» — «Создать», заполнить необходимые поля (Рис. 2.2.2).
Рис. 2.2.2
Статус приглашения «Требуется отправить». Если контрагент ранее не использовал сервис 1С‑ЭДО, приглашение придет на указанный им электронный адрес в виде уведомления с информацией о сервисе (рис. 2.2.3).
Рис. 2.2.3
При получении контрагентом приглашения к электронному документообороту ему необходимо перейти в раздел «Главное» выбрать пункт «Текущие дела ЭДО»
В открывшемся окне «Текущие дела ЭДО» нажать кнопку «Отправить и получить». В данной инструкции рассматривается обмен между организациями, настроенный в одной информационной базе.
Так как включена выборочная отправка (ее можно отключить/включить в расширенном интерфейсе через меню Еще — Выборочный обмен по организациям), поэтому при нажатии кнопки «Отправить и получить» открывается окно выбора организаций (Рис. 2.2.3). Отбор организаций для выбора ограничивается доступными сертификатами по учетным записям.
Данная настройка индивидуальна для каждого пользователя.
Рис. 2.2.3
Далее выберите раздел «Приглашения» — «Требуется согласие», выберите интересующее приглашение и нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить», если не желаете принимать приглашение.
После принятия приглашения при необходимости контрагент может проверить статус в пункте «Настройки ЭДО». Статус должен поменяться на «Принято».
При возникновении ошибок при подключении следует обратиться в службу технической поддержки. При телефонном обращении сообщите специалистам следующую информацию:
- версию платформы;
- конфигурации программы 1С;
- при каких действиях возникает ошибка.
При обращении в службу технической поддержки по электронной почте к письму приложите скриншоты версии платформы и конфигурации 1С, текст ошибки и описание действий, при выполнении которых она появилась.
3. Отправка и получение электронных документов
В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные.
Формализованным называется документ в виде файла с расширением xml, реквизиты которого автоматически распознаются учетной системой. При этом формализованные документы можно условно разделить на форматные и неформатные.
Форматные документы создаются по разработанному и утвержденному формату ФНС. Форматы электронных документов описаны соответствующими приказами.
Реализация товаров: Товарная накладная — Приказ от 30 ноября 2015 г N ММВ-7-10/551@.
Реализация услуг: Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг) — Приказ от 30 ноября 2015 г N ММВ-7-19/552 8; Универсальный передаточный документ статус 2 -— Приказ от 19 декабря 2018 г. N ММВ-7-15/820@.
Счет-фактура выданный: Счет‑фактура — Приказ от 19 декабря 2018 г N ММВ-7-15/820@.
Счет-фактура и первичный документ в одном документе: Универсальный передаточный документ статус 1 — Приказ от 19 декабря 2018 г N ММВ-7-15/8208.
Корректировка реализации, корректировка счета‑фактуры, в том числе в одном документе: Универсальный корректировочный документ — Приказ от 12 октября 2020 г N ЕД-1-26/7368.
Акт сверки расчетов с контрагентом: Акт сверки взаимных расчетов — Приказ от 13 мая 2022 № ЕД-7-26/405@.
Акт о приемке выполненных строительных работ: Акт приемки строительных работ — Приказ от 28.07.2022 NЕД-7-26/69.
При представлении документов по запросу ФНС контролирующий орган выполняет проверку данных. Благодаря стандартизированной форме он может использовать специализированное программное обеспечение.
Неформатные документы создаются в виде файла с расширением xml, формат которого разработан участниками для удобства обмена, но не регламентирован нормативными актами.
Счет на оплату;
Заказ клиента;
Заказ поставщику;
Каталог товаров;
Отчеты о продажах и списании комиссионного товара.
В решениях 1С данные документы формируются по стандарту CommerceML2.
ФНС подготовила для организаций и ИП единый формат представления счета на оплату в электронной форме. Проект соответствующего приказа опубликован на Едином портале для размещения проектов НПА.
Пользователь может самостоятельно выбрать применяемый формат счета на оплату в настройках отправки документов (Рис. 3.1).
Рис. 3.1
Неформализованный — это любой документ, для которого нет утвержденного или рекомендуемого формата. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др.
Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета‑фактуры Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов‑фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»)
Отслеживание начатого электронного документооборота возможно осуществить в обработке «Текущие дела ЭДО».
3.1. Текущие дела ЭДО
Интерфейс раздела «Текущие дела ЭДО» служит для формирования, отправки, массовой отправки, подписания, утверждения, приема приглашений, перенаправления на другого пользователя и т. д.
Открыть обработку можно из разделов Главное/Снабжение/Продажи/ Снабжение автосалона/Продажи автомобилей — блок «ЭДО» — «Текущие дела ЭДО» (рис. 3.1.1).
Рис. 3.1.1
В нижней части окна расположены команды для быстрого доступа к другим разделам ЭДО:
- общее состояние ЭДО;
- настройки ЭДО;
- архив ЭДО;
- диагностика ЭДО;
- машиночитаемые доверенности.
Интерфейс «Текущие дела ЭДО» включает следующие разделы (папки):
- Раздел «Входящие» содержит следующие подразделы:
- «Отразить в учете» — содержит документы, которые не были приняты к учету автоматически.
- «Утвердить» — документы, которые необходимо утвердить перед подписанием и отправкой;
- «Подписать» — документы, готовые к подписанию;
- «Исправить» — документы, отправленные контрагентом на уточнение;
- «Аннулировать» — документы, отправленные контрагентом на аннулирование.
- «На контроле» — документы по начатому документообороту, по которому ожидается действия других сторон — контрагента или Оператора ЭДО СФ (уведомление, подтверждение, извещение, ответный титул).
- Раздел «Исходящие» содержит следующие подразделы:
- «Создать» — содержит готовые к отправке документы, которые можно отправить контрагентам как по отдельности, так и массово, используя комбинацию клавиш «CTRL» + «A» для выделения документов на отправку.
- «Подписать» — документы, готовые к подписанию;
- «Исправить» — документы на уточнение;
- «Аннулировать» — документы, отправленные на аннулирование.
- «На контроле» — документы по начатому документообороту, по которому ожидается действия других сторон (уведомление, извещение, ответный титул).
- В разделе «Сопоставить» находятся документы, в которых не сопоставлена номенклатура с номенклатурой ЭДО.
- В разделе «Ознакомиться» находятся документы, документооборот по которым завершился в результате выполнения обмена. Данная группа отображается только при установке флага «Отправлять документы» на ознакомление в настройках обмена электронными документами (Администрирование — Обмен электронными документами).
- Раздел «Отправить» содержит документы готовые к отправке.
- Раздел «Распаковать» содержит входящие нераспакованные документы, например, документы с ошибками (не верный ИНН, КПП, идентификатор).
- Раздел «Ошибки» содержит входящие документы, не попадающие под классификацию. Обратитесь в службу технической поддержки.
- Раздел «Приглашения» находится ниже. В данном разделе отображаются созданные приглашения, приглашения, полученные от контрагентов и приглашения, ожидающие ответа от контрагента.
Также под группами расположен быстрый поиск (отбор) документов, его можно включить или скрыть по соответствующей команде «Быстрый поиск».
По кнопке «ЕЩЕ» можно перейти на легкий интерфейс и работать в новом интерфейсе в режиме одного окна (рис. 3.1.2).
Легкий интерфейс ЭДО подходит для случаев, когда в ежедневной работе с документами требуется практически одинаковые, несложные действия (без частых аннулирований документов, сопоставлений номенклатуры и т.д.). Легкий интерфейс выглядит более простым и понятным, по сравнению с расширенным интерфейсом. При этом оба интерфейса одинаковые по своему функционалу.
Рис. 3.1.2
В легком интерфейсе карточки электронных документов содержат только основную информацию, необходимую для быстрой и удобной работы. По кнопке «Фильтры» можно отфильтровать документы по организации, контрагенту, ответственному и состоянию (Рис. 3.1.3).
Рис. 3.1.3
Переключиться между интерфейсами можно также по кнопке 
(рис.3.1.4).
Рис. 3.1.4
Рабочее место «Текущие дела ЭДО» имеет 3 режима просмотра:
- К исполнению — отображаются все разделы, содержащие документы, подлежащие обработке.
- Мои документы — отображаются документы, по которым пользователь является ответственным.
- Весь документооборот — отображаются все разделы без ограничений.
Выбрать режим просмотра можно по команде «Настройки просмотра».
Помимо настроек режима просмотра в данном окне можно настроить видимость областей — область предпросмотра и область легенды.
Благодаря области предпросмотра можно выполнять большинство действий с документами, не открывая их карточки. По умолчанию область предпросмотра скрыта. Для ее включения необходимо переключить тумблер «Область предпросмотра» и нажать кнопку «ОК».
3.2. Обмен электронными документами
Рассмотрим, как происходит обмен электронными документами между контрагентами на примере документа «Реализация товаров» (Рис. 3.2.1).
При выполнении команды «Отправить электронный документ» меню «ЭДО» в таблице списка документов реализаций или из самой реализации документ будет отправлен.
Рис. 3.2.1
Но перед отправкой документа контрагенту рекомендуется по кнопке «ЭДО» просмотреть электронный документ и по кнопке «Еще» — «Настройка отображения» внести изменения, если они необходимы (Рис. 3.2.2).
Рис. 3.2.2
Статус ЭДО «Не начат» — данное состояние означает, что связь с контрагентом есть, но электронный документ еще не сформирован. Пользователю доступно формирование, подписание и последующая отправка документа в сторону контрагента.
По кнопке «Подписать и отправить» мы отправляем документ и меняется состояние документа на «Ожидается подтверждение оператора»
Статус «Ожидается подтверждение оператора» — данное состояние означает, что документ отправлен оператору ЭДО. Пользователь ожидает получение служебного документа «Подтверждение даты получения» от оператора ЭДО.
Рис. 3.2.3
Требуется нажать «Отправить и получить» (Рис. 3.2.3). Получатель видит этот документ в папке «Входящие» (Рис. 3.2.4).
Рис. 3.2.4
Далее получатель отражает документ в учете, нажав на гиперссылку «Создать документы» (Рис. 3.2.5).
Рис. 3.2.5
По кнопке «Утвердить, подписать и отправить» можно утвердить и отправить документ. Если действия сотрудников разделены, то в разделе «Утвердить» можно просмотреть электронный документ и утвердить его. Дата созданного документа будет датой фактической приемки товаров (Рис. 3.2.6).
Рис. 3.2.6
Если в Организации не требуется утверждение документов. То Раздел «Утвердить» можно отключить. Снять флаг в разделе «Администрирование» — «Служебные функции» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами» — «Отправлять входящие документы на утверждение» (Рис. 3.2.7). И документы будут попадать сразу в папку «Подписать».
Рис. 3.2.7
Далее нажимаем на кнопку «Подписать и отправить».
Рис. 3.2.8
Подписанный документ перемещается в папку «На контроле».
Рис. 3.2.9
При обновлении информации по кнопке «Отправить и получить» документ отражается в папке «Ознакомиться».
Рис. 3.2.10
Если документы необходимо сразу отправлять в Архив, то папку можно отключить, сняв флаг в разделе «Администрирование» — «Служебные функции» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами» — «Отправлять документы на ознакомление».
Рис. 3.2.11
3.3. Сопоставление номенклатур
Для входящих электронных документов необходимо сопоставлять номенклатуру электронного документа с данными информационной базы для автоматического отражения в учете. Сопоставление выполняется при первом получении неизвестной номенклатуры. Данное сопоставление сохраняется в базе и используется в дальнейшем. Сопоставлять номенклатуру можно по выбранным документам из раздела «Отразить в учете», либо по контрагентами из раздела «Сопоставить».
Сопоставление выполняется в помощнике, в котором по описанию товара/услуги, переданному отправителем электронного документа, необходимо подобрать соответствующие элементы информационной базы получателя. По умолчанию точность поиска установлена 50%.
При наличии в строке у номенклатуры, характеристики или единицы измерения нескольких вариантов сопоставления отображается подсказка количества подобранных вариантов.
Рис. 3.3.1
«Создать по данным контрагента» — создать новый элемент справочника, заполнив его на основании данных электронного документа. Если данных недостаточно, чтобы сразу сохранить новый элемент, то будет открыта карточка нового объекта, в которой необходимо будет дозаполнить недостающую информацию
3.4. Отклонение электронного документа
В случае несогласия с электронным документом получатель может отклонить его или выполнить 1c-edo.ru/handbook/22/4769/ приемку с учетом выявленных расхождений. Процедуру отклонения необходимо инициировать до момента приемки документа (утверждения и подписания). Если документооборот уже завершен, то отклонить документ будет невозможно и внести изменения в такой документ можно только путем получения от отправителя 1c-edo.ru/handbook/28/6074/ исправительного или корректировочного документа, в зависимости от характера изменений либо если документ ошибочно признан и подписан обеими сторонами сделки, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо будет провести процедуру его 1c-edo.ru/handbook/28/4084/ аннулирования.
Отклонение означает, что получатель отказался от подписания документа (при наличии 1c-edo.ru/handbook/22/3985/запроса ответной подписи), а товары (работы, услуги, права) не приняты. Причина несогласия с документом указывается в уведомлении об уточнении (УОУ). Отклонить документ может только получатель.
Когда получатель инициирует отклонение документа, он посылает через оператора ЭДО уведомление об уточнении документа (УОУ). Для этого в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» требуется выбрать необходимый документ и нажать «Отклонить».
Например, получатель получает документ, открывает его и видит, что есть несоответствие поставленного товара. Отклонить документ можно, как из самого документа, так и из папки «Утвердить» по кнопке «Отклонить».
Рис. 3.4.1
В открывшемся окне необходимо указать причину несогласия и нажать «Отклонить». Причина будет отражена в уведомлении об уточнении, которое поступит отправителю (Рис. 3.4.2).
Рис. 3.4.2
После отклонения документ переместится в папку «На контроле», а состояние ЭДО сменится на «Ожидается исправление». Причина отклонения доступна для просмотра в поле «Дополнительная информация» (Рис. 3.4.3).
Рис. 3.4.3
Также причину отклонения можно просмотреть в форме просмотра электронного документа и в уведомлении об уточнении, которое было отправлено отправителю. В причине отказа указаны данные, которые были заполненные при отклонении документа (Рис. 3.4.4).
Рис. 3.4.4
Отправитель получает документ для исправления, увидеть его можно в папке «Исправить» (Рис. 3.4.5).
Рис. 3.4.5
Нужно открыть документ «Реализация товаров» из списка документов учета и внести изменения (Рис. 3.4.6).
Рис. 3.4.6
При проведении документа с внесенными изменениями система подсказывает, что есть расхождения, так как ранее на основании этого документа уже был сформирован ЭД и при изменении ключевых реквизитов необходимо исправить документ (Рис. 3.4.7).
Рис. 3.4.7
По гиперссылке «Сформировать» сформировать новый Электронный документ. В нем уже будет отражена корректная информация, проверить и нажать на кнопку «Подписать и отправить».
Рис. 3.4.8
После того как отправитель пришлет новый экземпляр электронного документа, автоматически подберется документ учета, который был создан на основании отклоненного ЭД, а отклоненный документ переместится из папки «На контроле» в Архив ЭДО с состоянием ЭДО «Закрыт с отклонением».
3.5. Создание корректировочных документов
3.5.1. Исправление в первичных документах
В процессе обмена электронными документами пользователи сталкиваются с необходимостью внесения корректировок по ранее отправленным электронным документам. Варианты предоставления таких изменений согласовываются участниками обмена отдельно.
Рис. 3.5.1.1
Допустим, документооборот завершен, но пользователю требуется внести изменения в первичный документ, необходимо создать исправительный электронный документ (Рис. 3.5.1.1). Для этого необходимо перейти в соответствующий документ учета и нажать кнопку «Создать на основании» — «Корректировка реализации».
Рис. 3.5.1.2
Будет создан корректировочный документ учета с хозяйственной операцией «Исправление в первичных документах», затем внести исправления и нажать «Записать». При наличии счета-фактуры необходимо выписать соответствующий исправительный документ учета. После этого необходимо нажать ЭДО — «Отправить электронный документ» (Рис. 3.5.1.2).
Рис. 3.5.1.3
При просмотре исправленного первичного документа «Товарная накладная» следует обратить внимание на следующие моменты:
- исправленный новый экземпляр Товарной накладной имеет тот же номер и ту же дату, что и первоначально составленный документ.
- в новом исправленном экземпляре под реквизитами первоначального документа присутствует строка «Исправление», в которой указывается порядковый номер и дата внесения исправления в первичный документ, т. е. дата формирования нового исправленного экземпляра (по аналогии с исправленными счетами-фактурами).
- в новом экземпляре документа отражаются все сведения, в которые не вносились исправления, и уточненные данные.
На соответствующих закладках формы просмотра электронной Товарной накладной можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Рис. 3.5.1.4
Состояние ЭДО по предыдущему электронному документу сменится на «Завершен с исправлением».
Рис. 3.5.1.5
3.5.2. Корректировка по согласованию сторон
Рассмотрим случай, при котором участники обмена согласовали изменение стоимости, а документооборот уже завершен.
В Архиве ЭДО есть документ, по которому создадим корректировочный электронный документ с хозяйственной операцией «Корректировка по согласованию сторон» (Рис. 5.5.2.1).
Рис. 3.5.2.1
Для этого следует перейти в соответствующий документ учета и нажать кнопку «Создать на основании» — «Корректировка реализации» (Рис. 3.5.2.2).
Рис. 3.5.2.2
Создаем документ с хозяйственной операцией «Корректировка по согласованию сторон», затем внести изменения в табличную часть документа и нажать «Записать». При наличии счета-фактуры необходимо выписать соответствующий корректировочный документ учета.
После этого необходимо нажать «ЭДО — Отправить электронный документ».
Рис. 3.5.2.3
Соглашение об изменении стоимости по первичному электронному документу отправлено контрагенту.
Рис. 3.5.2.4
Получатель может отразить эти документы в учете утвердить и подписать.
Рис. 3.5.2.4
Состояние ЭДО по предыдущему электронному документу сменится на «Завершен с исправлением» (Рис. 3.5.2.5).
Рис. 3.5.2.5
Пакеты ЭД
В ряде случаев пользователям требуется по одной сделке отправлять несколько документов контрагенту. При этом связанные документы учетной системы и присоединенные файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов.
Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту («ЭДО — Просмотреть электронный документ») (Рис. 3.6.1).
Рис. 3.6.1
Для объединения документов требуется нажать «Добавить в пакет», а затем из выпадающего списка выбрать месторасположение необходимых документов.
Рис. 3.6.2
Команда «Файл с компьютера» позволяет добавить файл из соответствующей директории компьютера пользователя. Указанный файл будет добавлен как вложение в произвольный электронный документ, который сразу будет добавлен в пакет.
Команда «Файл из хранилища» позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.
Команда «Документ информационной базы» позволяет добавить в пакет электронный документ, созданный на основании связанных документов учетной системы и присоединенных файлов. В случае отсутствия электронного документа он будет сформирован на основании данных из документа учета, представленного в списке. При этом имеется возможность добавить не только формализованный документ, но и печатную форму как PDF — вложение в исходящий произвольный документ. Формализованный документ будет сформирован в 1c-edo.ru/handbook/22/4116/ формате, который установлен в действующей настройке отправки с данным контрагентом.
Рис. 3.6.3
В данном примере документы были добавлены из информационной базы.
После добавления второго электронного документа произойдет их объединение в пакет. Для переключения между документами следует использовать появившиеся вкладки.
Чтобы исключить документ из пакета, следует нажать 
(закрыть) на необходимой вкладке. Добавление следующих документов осуществляется по кнопке 
.
«Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП». Редакция 6 позволяет добавить в пакет неограниченное количество документов, однако на стороне оператора ЭДО может быть установлено ограничение. Пользователи, которые при подключении к 1С-ЭДО выбрали оператора АО «Калуга-Астрал», могут отправить до 30 документов в одном пакете. Узнать об ограничениях у других операторов можно в технической поддержке сервиса.
Рис. 3.6.4
По кнопке «Подписать и отправить» пакет документов перемещается в папку «На контроле».
Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» пиктограммой
. При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого следует перейти в «Настройки просмотра» и отключить пакетное отображение 
.
Рис. 3.6.5
Теперь рассмотрим получение пакета ЭД контрагентом-получателем. Входящие документы будут отображаться в пакете при условии, что отправитель выполнил их объединение перед отправкой.
Рис. 3.6.6
Все операции по обработке документов, такие как утверждение, подписание, отклонение, аннулирование можно выполнить с пакетом целиком. Для пакетной обработки следует использовать соответствующие команды.
Рис. 3.6.7
При необходимости документы можно обработать отдельно, например, часть принять, а остальные отклонить. Для этого требуется выбрать интересующий документ, на соответствующей вкладке пакета нажать «Другие действия — Действия с документом» и выполнить необходимую команду.
Рис. 3.6.8
3.7. Машиночитаемая доверенность (МЧД)
В рамках своей деятельности предприятию может понадобиться предоставить право на подписание электронных документов сотрудникам своей или сторонней организации (обычно во время совершения сделок). С 1 сентября 2023 г. для юридического заверения этих отношений можно использовать машиночитаемую доверенность (далее МЧД).
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП и подтверждающий полномочия физического лица подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие компании и учреждения.
МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой сейчас на сотрудников компании, и имеет равную с ней юридическую силу.
В машиночитаемой доверенности используются два основных понятия:
- Доверитель — ответственное лицо, разрешающее выполнение операций другим организациям или физическим лицам по доверенности;
- Представитель — организация или физическое лицо, принимающее на себя ответственность действовать от лица Доверителя в рамках вверяемых ему полномочий по доверенности. Им может быть как штатный сотрудник организации, так и сторонний представитель (физ.л., юр.л. или ИП).
3.7.1 Создание МЧД
Для работы с машиночитаемыми доверенностями представители организации должны получить отдельные сертификаты электронных подписей физических лиц, в которых будут указаны только их данные и не будет реквизитов организации.
После этого доверитель должен зарегистрировать в распределенном реестре заявление на регистрацию доверенности, подписать и выдать представителю машиночитаемую доверенность. А также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО. В дальнейшем при подписании документов сертификатом необходимо будет каждый раз указывать доверенность, выбирая ее из списка зарегистрированных.
Для создания машиночитаемой доверенности необходимо перейти по ссылке «Машиночитаемые доверенности» из раздела «Администрирование» — «Служебные функции» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами».
Рис. 3.7.1.1
Или из обработки «Текущие дела ЭДО» по гиперссылке «Машиночитаемые доверенности».
Рис. 3.7.1.2
Откроется список МЧД, который по умолчанию будет пустым. Создать новую машиночитаемую доверенность организации можно по кнопке «Создать».
Рис. 3.7.1.3
Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.
Рис. 3.7.1.4
При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:
- Номер доверенности — генерируется автоматически;
- Срок действия доверенности — может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС);
- Передоверие — разрешено или нет.
- Сведения о доверителе — указывается организация, физическое лицо и должность доверителя.
- Сведения о представителе — указываются данные представителя.
- Регистрационный номер доверенности основания (используется при передоверии).
- Полномочия — можно заполнить вручную или выбрать из классификатора полномочий МЧД 003 (классификатор полномочий ФНС и классификатор Минцифры). В одной МЧД нельзя поставить одновременно и машиночитаемые полномочия (из классификатора), и текстовые.
- При заполнении информации о лице, действующем без доверенности, есть возможность выбрать физическое лицо, организацию или контрагента.
Важно, чтобы у представителя и доверителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверяет заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены.
Создать нового представителя можно из карточки МЧД по кнопке 
, и далее заполнить необходимые данные в открывшемся окне.
МЧД можно сохранить в черновом варианте по кнопке «Сохранить как черновик». В списке черновик машиночитаемой доверенности отмечен специальным значком 
.
После заполнения заявки ее необходимо отправить по кнопке «Подписать и зарегистрировать».
При успешной отправке статус МЧД сменится на «Отправлена», и будет выведено диагностическое сообщение с идентификатором транзакции. Через 2–3 минуты необходимо обновить статус МЧД, который должен смениться на «Зарегистрирована». Для обновления статуса необходимо вручную открыть доверенность двойным нажатием по строке доверенности.
После получения сертификата и оформления доверенности, их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С‑ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Учетные записи ЭДО».
В учетной записи уже есть сертификат организации. Необходимо добавить к нему новый сертификат физического лица по кнопке «Добавить». В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием доверенности (более подробно в п. 2.1).
На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.
Аннулирование ЭД
Если электронный документ выставлен ошибочно, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.
Сторона, которая инициирует аннулирование документа, посылает через оператора ЭДО предложение об аннулировании документа (ПОА) контрагенту с указанием причины аннулирования.
Для этого необходимо открыть соответствующий электронный документ, нажать «Другие действия», а затем «Аннулировать».
Рис. 3.8.1
В открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования и нажать «Аннулировать». Причина будет отражена в предложении об аннулировании, которое поступит Вашему контрагенту.
Рис. 3.8.2
Сформированное предложение об аннулировании подписывается инициатором аннулирования и отправляется через оператора ЭДО контрагенту. Состояние ЭДО переходит в статус «Ожидается подтверждение аннулирования».
Рис. 3.8.3
Если документооборот уже завершен и документ находится в архиве, то при получении предложения об аннулировании он перенесется в папку «Аннулировать» разделов входящие или исходящие документы.
Рис. 3.8.4
Архив документов
Документы независимо от статуса и состояния перемещаются в архив. Для просмотра всех транзакций, пройденных через сервис 1С‑ЭДО, перейдите в пункт меню
«Главное/Снабжение/Продажи/Снабжение автосалона/Продажи автомобилей» — «Архив ЭДО» (рис. 3.9.1.).
Рис. 3.9.1
В архиве существует возможность задать фильтр по виду документов, состоянию ЭДО и ответственному сотруднику для удобного просмотра документов (рис. 3.9.2).
Рис. 3.9.2
Для выгрузки электронных документов в каталог на диск (например, для предоставления в Федеральную налоговую службу или суды) в «Архиве ЭДО» нажмите кнопку «Еще» — «Выгрузить электронные документы для ФНС» (рис. 3.9.3).
Рис. 3.9.3
Заключение
В настоящем документе приведена основная информация, необходимая пользователям и администраторам системы для работы с сервисом 1С‑ЭДО в конфигурации «Альфа‑Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП». Редакция 6 (6.1.18.22).
Техническая поддержка пользователей сервиса 1С‑ЭДО осуществляется по номеру телефона 8 (800) 333-93-13 либо по электронной почте edo@1c.ru.
