Как в «Альфа-Авто» заполнить документ «Изменения цен» данными из внешнего файла

Работа с большим объёмом номенклатуры зачастую усложняет поддержание актуальных цен в базе. В этой статье мы расскажем о функционале, который позволяет массово загружать цены в документ «Изменения цен» и автоматически добавлять новые позиции в справочник номенклатуры из внешнего файла. Это значительно экономит время и снижает риски, связанные с ручным вводом данных.

Документ «Изменения цен» предназначен для фиксации цен компании или контрагента. При его проведении данные по каждой позиции номенклатуры записываются в регистр сведений «Цены».

Предварительные действия

Процесс начинается с создания нового документа «Изменения цен». В нем необходимо выбрать тип операции — «Установка цен компании» или «Установка цен контрагента», после чего документ следует сохранить (проводить его на данном этапе необязательно). Мы будем рассматривать на примере установки цен для компании. Табличная часть документа на этом этапе будет пустой, поскольку данные еще не загружены.

Для загрузки из файла используется стандартная обработка «Загрузка данных из табличного документа». С помощью этой обработки можно загружать данные из внешних файлов в справочники, регистры сведений и табличные части различных объектов. Пользователям доступны как стандартные настройки заполнения, так и возможность индивидуальной настройки для каждого реквизита.

Чтобы открыть обработку необходимо перейти в раздел «Администрирование» — «Сервис» — «Загрузка данных из табличного документа».

В шапке открывшейся формы обработки заполняются реквизиты:

• «Режим загрузки» — значение «Загрузка в табличную часть»;

• «Ссылка» — из выпадающего списка выбирается тип данных «Изменение цен компании и контрагентов» и ранее подготовленный документ «Изменения цен», в который будут загружаться данные из файла;

  Важно! При загрузке в непустой документ, который уже содержит данные в табличной части, система обрабатывает номенклатуру следующим образом:

  • если номенклатура присутствует в документе, но отсутствует в исходном файле, она будет удалена из документа;
  • если номенклатура имеется и в документе, и в исходном файле, то она останется в документе без изменений;
  • если номенклатура отсутствует в документе, но присутствует в исходном файле, она будет добавлена в документ.

• «Табличная часть» — значение «Товары». При выборе этого значения табличная часть обработки заполнится стандартными наименованиями колонок для загрузки. После импорта файла они автоматически заменятся на заголовки колонок из загруженного документа.

  

После заполнения реквизитов пошагово выполняются следующие действия.

Настройка загрузки

На закладке «Настройка» выполняется настройка соответствия реквизитов в таблице загрузки с реквизитами загружаемого файла. При наличии сохраненных настроек правил загрузки рекомендуется использовать их. Если сохраненных настроек нет, то необходимо выполнить настройку вручную (если это требуется), а затем обязательно сохранить настройки в профиле пользователя или в файл для дальнейшего использования. Это поможет сократить время и избегать ошибок при последующих загрузках.

Работа с настройками правил загрузки более детально рассмотрена в статье «Как работать с прайс-листами поставщиков запчастей в Альфа-Авто».

Рассмотрим основные элементы управления режима загрузки:

• «Первая строка» — определяет с какой строки табличного документа загружать элементы;
• «Табуляция» — определяет какой символ будет использоваться в качестве разделителя при загрузке текстовых документов;
• «Поиск по прайсу поставщика» — если флажок установлен, то поиск номенклатуры осуществляется по прайс-листу поставщика. Эта настройка используется при загрузке в документ с типом операции «Установка цен контрагента», при этом в документе должно быть обязательно заполнено поле «Контрагент»;
• «Номер колонки с наименованием» — используется для режима «Ручная нумерация колонок», определяет номер колонки с наименованием номенклатуры в табличном документе;
• «Ручная нумерация» — используется для ручной нумерации колонок табличного документа, в случае, когда состав колонок табличного документа отличается от отмеченных загружаемых реквизитов;
• «Использовать внешний модуль преобразования файла» — если флажок установлен, то загрузка в документ будет осуществляться из файла, который перед этим преобразуется в табличный формат с помощью внешней обработки.

В нашем примере используются ранее сохраненные настройки загрузки в профиле пользователя, которые можно выбрать с помощью кнопки «Восстановить настройки» из предложенного списка.

Загрузка данных в «Табличный документ»

На закладке «Табличный документ» заполняются данные в табличной части обработки. Заполнять можно как вручную, так и из внешних источников: Excel, табличный документ, текстовый документ, файл в формате dBase III (*.dbf).

Поля в загружаемом документе могут отличаться у разных пользователей, но основными данными для успешной загрузки являются: производитель, каталожный номер, наименование, цена и ед. изм.

В нашем примере загрузка будет производиться из ранее подготовленного Excel файла. При нажатии на кнопку «Открыть файл» в диалоговом окне выбирается нужный файл. После его открытия данные автоматически загрузятся в табличную часть.

Сопоставление соответствий

На закладке «Соответствия» выполняется заполнение и настройка таблицы соответствия справочника номенклатуры.

С помощью кнопки «Обновить» автоматически заполняется табличная часть, где сопоставляются соответствия номенклатур с уже существующими в базе и по данным поставщика, либо создаются новые позиции номенклатуры.

Если напротив номенклатуры установлен флажок и в поле «Номенклатура» пустые значения, это означает, что в базе нет данной номенклатуры и ее необходимо создать.

Добавить номенклатуру можно вручную с помощью команды «Сформировать номенклатуру», либо по ранее сохраненным правилам, используя команду «Сформировать номенклатуру по настройке загрузки».

Работа с настройками правил загрузки более детально рассмотрена в статье «Как работать с прайс-листами поставщиков запчастей в Альфа-Авто».

В обоих случаях система выдаст диалоговое окно с запросом на добавление новой номенклатуры в соответствующий справочник.

При добавлении номенклатуры вручную заполняются необходимые реквизиты для каждой позиции. После этого в программе автоматически будут созданы соответствующие записи в справочнике «Номенклатура» с указанными данными.

При добавлении номенклатуры с помощью настройки загрузки в открывшемся окне выбираются из списка ранее сохраненные параметры.

После этого в базе автоматически создаются новые номенклатурные позиции, о чем система информирует пользователя.

В табличной части обработки поле «Номенклатура» заполняется созданными элементами, а флажки отключаются. Это означает, что данные готовы к переносу в документ «Изменения цен».

Контроль заполнения

На закладке «Табличный документ» с помощью команды «Контроль заполнения» можно проверить корректность внесенных данных. Результат проверки отображается в сообщениях внизу закладки: будут указаны все ячейки с ошибками или, при их отсутствии, появится соответствующее уведомление.

Загрузка данных в документ «Изменения цен»

На закладке «Табличный документ» с помощью кнопки «Загрузить» выполняется загрузка — информация из обработки будет выгружена в табличную часть документа «Изменения цен». При загрузке также выполняется контроль заполнения, не зависимо от того, выполнялся ли он ранее, и по завершении отображается оповещение о результатах.

После этих действий загрузка данных из файла в документ «Изменения цен» завершена. Для проверки правильности внесенных данных можно открыть документ «Изменения цен» непосредственно в самой обработке, перейдя по реквизиту «Ссылка», либо непосредственно перейти в него из журнала документов. В документе табличная часть будет заполнена номенклатурой с сопутствующими данными, которые были загружены из таблицы обработки.

Для подтверждения необходимо нажать «Да» и в открывшемся окне выбрать нужный прайс-лист. В результате эти соответствия будут сохранены, что обеспечит автоматическое заполнение данных при будущих загрузках.

Об успешном завершении операции появится уведомление в нижней части экрана.