Учет доходов и расходов (версия 2) в Альфа-Авто 6.1: аналитика и итог в одном отчете

Статья будет полезна владельцам и директорам автосалонов и автосервисов, руководителям подразделений, а также экономистам, финансистам и аналитикам, которые выстраивают управленческий учет и хотят видеть прибыль/убыток по направлениям деятельности в «Альфа‑Авто 6.1».

В материале упоминается программный продукт Альфа‑Авто 6.1 «Учет доходов и расходов (версия 2)», релиз 6.1.23.17. Статья описывает его новую функциональность.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

1. Что такое «Учет доходов и расходов (версия 2)» и для чего он нужен?

Любой бизнес создаётся ради прибыли. Но чтобы управлять прибылью автосалона или автосервиса, ее нужно правильно считать и анализировать. Именно для этого компании внедряют управленческий учет.

В системе «Альфа‑Авто 6» для предприятий автобизнеса появилась обновленная подсистема — «Учет доходов и расходов (версия 2)». Это современная альтернатива прежнему механизму учета доходов и расходов, разработанная с учетом реальных запросов клиентов.

Новая версия предоставляет:

• учет доходов и расходов с возможностью отражения без НДС;
• расширенные аналитические срезы;
• инструменты корректировок и перераспределений;
• прозрачный финансовый результат.

Главное преимущество — возможность увидеть полный финансовый итог компании в одном отчете, с нужной детализацией.

Ключевая идея версии 2 — учет в разрезе Направлений деятельности.

Направление деятельности — это аналитический срез, который помогает разделить финансовый результат:

• по видам работ;
• по подразделениям;
• по территориям;
• по ответственным руководителям;
• по брендам или сегментам бизнеса.

Аналитический учет позволяет:

• структурировать и группировать информацию с учетом назначения, признаков и целей;
• принимать обоснованные управленческие решения;
• оценивать эффективность вложений;
• видеть прибыльность каждого направления;
• выявлять убыточные зоны;
• анализировать структуру доходов и расходов.

Именно детализация делает управленческий учет инструментом развития, а не просто формальным отчетом.

2. Кому будет полезен новый функционал «Учет доходов и расходов (версия 2)»

Функциональность «Доходы и расходы (версия 2)» особенно востребована:

• Владельцами бизнеса — для получения информации о прибыли/убытке и принятия управленческих решений.
• Директорами организаций — для оценки результатов работы.
• Руководителями подразделений и направлений бизнеса — для оценки эффективности работы и отчетности директорам и владельцам предприятий.
• Экономистами, финансистами, аналитиками — для выстраивания эффективной системы управленческого учета, составления внутренней отчетности и анализа результатов работы бизнеса.

3. Что входит в функционал «Учет доходов и расходов (версия 2)»

Таблица 1.

4. Как начать работу с Учетом доходов и расходов (версия 2)

• Чтобы функционал стал доступен для использования, нужно:

  Перейти в раздел «Администрирование», затем «Настройка параметров учета».

  В «Подсистемы и аналитики» включить флажок «Доходы и расходы (версия 2)».

  

  Рисунок 1. Настройка параметров учета
  
  
• Продумать состав справочника «Статьи доходов и расходов» (подробно в п.6).
• Продумать состав справочника «Направление деятельности» (подробно в п.7).
• Продумать соответствие используемых Видов документов (хозяйственных операций) и Направлений деятельности (подробно в п.8).

Настройка «Ключи аналитики» (Рисунок 2. Настройка «Ключи аналитики») может быть включена при приобретении соответствующей лицензии. Она позволяет добавлять другие срезы аналитики в рамках индивидуальных доработок, при недостаточности среза аналитики «Направления деятельности».

Можно начать внедрение и использование функциональности в любое время. Для того, чтобы рассчитать данные регистра и иметь возможность формировать отчетность за прошлые периоды, можно воспользоваться обработкой «Заполнение доходов и расходов (Версия 2)», которая подробно описана в главе 12.

5. Как работает новый регистр «Доходы и расходы (версия 2)»

• Регистр «Доходы и Расходы Версия2» накапливает в себе доходы и расходы организации. В процессе работы можно создавать в программе различные документы — продажи, закупки, оплаты, — и каждый документ делает запись в регистр.
• Отчет «Доходы и Расходы Версия2» выводит накопленную информацию из регистра в заданных пользователем группировках, они же — срезы аналитики.

Посмотреть подробно, какие записи делают в новый регистр документы базы, можно в разделе 9, Таблица 2.

6. Рекомендации по настройке справочника «Статьи доходов и расходов»

Справочник доступен в разделе: Финансы — Справочники — Статья доходов и расходов.

Можно воспользоваться предопределенными статьями (отмечены желтой точкой). При недостаточности предопределенных, можно создать свои.

При создании собственной статьи важно правильно указать (Рисунок 4. Элемент справочника «Статья доходов и расходов»):

• Вид дохода и расхода. Выбираем из раскрывающегося списка.
• Вид статьи. Выбираем из раскрывающегося списка.
• Статью распределения можно указать при необходимости. Она нужна только в том случае, если по итогам отчетного периода вы хотите «пересадить» оборот, накопленный за период по данной статье, на другую статью или распределить по нескольким статьям. Сама же необходимость и правила перераспределения статей должны быть описаны во внутренней политике управленческого учета. Данный вопрос находится в компетенции главного финансового менеджера предприятия (финансовый директор, главный экономист) или специалиста по внедрению управленческого учета (аналитик).

7. Рекомендации по настройке справочника «Направления деятельности»

Направления деятельности — это новый справочник для программы «Альфа‑авто 6». Он позволяет разделить по направлениям деятельности доходы и расходы. Каждое направление деятельности — это отдельный срез аналитики, в разрезе которой организация планирует учитывать результаты финансово-хозяйственной деятельности.

К доходам в Альфа‑авто относятся:

• выручка от реализации товаров, работ, услуг;
• прочие внереализационные доходы.

К расходам в Альфа‑авто относятся:

• прямые или переменные затраты. Это себестоимость товаров, работ, услуг;
• косвенные или постоянные затраты. Это накладные расходы, издержки обращения.

Справочник можно вызвать через «Функции» для технического специалиста.

На Рисунке 5 отображается список предопределенных Направлений деятельности. Пользователь может воспользоваться ими или создать свои.

Рассмотрим варианты создания своих направлений деятельности, чтобы в итоге видеть прибыль по каждому направлению:

Для услуг автосервиса:

• По видам выполняемых работ: например, малярные, кузовные, ТО, текущий ремонт, гарантия и т.п. Обратите внимание: виды ремонта не обязаны совпадать с Направлениями деятельности.
  Под Направлением «Текущий ремонт» соберутся, например, все заказ‑наряды с различными видами ремонта, подходящими под данное направление деятельности.
• По территориальному признаку: например, ремзона на территории А, ремзона на территории В.
• По центрам финансовой ответственности (ЦФО): например, сервисы, за которые отвечает структурная единица № 1, сервисы за которые отвечает структурная единица № 2; по ответственным руководителям и т.п. в зависимости от выбранной структуры ЦФО.
• По видам обслуживаемых автомобилей: например, сервис легковых или грузовых автомобилей.
• По маркам обслуживаемых автомобилей: каждое направление будет соответствовать своей Марке автомобиля. Смотрим прибыль по маркам.
• По пропускной способности: небольшие и крупные ремзоны.
• По виду плательщика: обслуживание ЮЛ, ФЛ.
• Прочие направления.

Для торговли запчастями:

• По способу продажи: оптовая или розничная торговля;
• По категориям (группам, видам) запчастей: исходя из товарной специфики организации;
• По территориальному признаку: по местам осуществления продаж;
• По центрам ответственности (ЦФО): по структурным единицам; по ответственным руководителям и т.п. в зависимости от структуры ЦФО.
• Прочие направления.

Для торговли автомобилями

• Торговля новыми или б/у автомобилями;
• По маркам или брендам автомобиля;
• По территориальному признаку: по местам осуществления продаж;
• По центрам ответственности (ЦФО): по структурным единицам; по ответственным руководителям и т.п. в зависимости от структуры ЦФО.

Важно: Список направлений деятельности имеет линейную структуру. Это простой, не иерархический список — в нем только одно измерение. Например, если Направления деятельности — это регионы оказания услуг (территориальный признак), то пользователь не сможет в этом же линейном списке добавить еще дополнительный срез, например «по маркам а/м», чтобы было «Территория А — и далее разбивка по маркам» и «Территория Б — и далее разбивка по маркам».

Если у организации есть потребность в более широкой аналитике учета затрат, за счет, то понадобится приобретение дополнительной лицензии и проектная адаптация конфигурации. Для приобретения дополнительной лицензии и за услугами по проектированию и адаптации конфигурации под расширенную аналитику учета доходов и расходов, рекомендуем обращаться к партнеру, который поддерживает эксплуатацию вашего продукта. Подробно о ключах аналитики — Раздел 4, Рисунок 2. Настройка «Ключи аналитики»

8. Рекомендации по заполнению обработки «Значения по умолчанию для заполнения направления деятельности»

Обработку можно вызвать через «Функции» для технического специалиста. Внешний вид обработки — см. Рисунок 6. Значения по умолчанию для заполнения направления деятельности.

Обработка используется для вывода Направления деятельности «по умолчанию» в Параметрах документов.

• В графе «Документ» перечислены виды документов. Программа выведет этот список автоматически.
• В графе «Хоз.операция» перечислены хозяйственные операции, которых у одного документа может быть несколько. Программа заполнит их автоматически.
• В графе «Направление деятельности» нужно вручную указать то направление деятельности, которое необходимо автоматически подставлять в выбранном типе хоз.операции.
  На Рисунке 7 показано, где расположено поле «Направление деятельности» в параметрах документов. Поле может быть заполнено как автоматически на основании таблицы из данной обработки, так и вручную.
• В графе «Подразделение» можно указать подразделение, для которого будет применяться соответствие. Таким образом, для двух разных подразделений можно указать разные Направления деятельности в рамках одной и той‑же хозяйственной операции. Если же подразделение не указано, то соответствие будет применяться для любого подразделения.

9. Как формируются записи в регистре «Доходы и расходы (версия 2)»

Новый регистр «Доходы и расходы (версия 2)» является усовершенствованным вариантом прежнего регистра «Доходы и расходы». Как и в предыдущем регистре, сохранен общий принцип — учет доходов и расходов.

Что изменилось по сравнению с прежним регистром «Доходы и расходы»:

• Добавлены новые измерения: Организация, Направление деятельности, Аналитика.
• Конкретизировано, что именно является доходом или расходом согласно принципам их отражения в бухгалтерском учете.
• Доходы и Расходы автосервиса/автосалона отражаются с НДС или без НДС согласно настройкам Учетной политики организации.

Регистр «Доходы и расходы (версия 2)» содержит следующие измерения:

• дата, время;
• организация;
• подразделение;
• документ начисления;
• статья доходов и расходов;
• направление деятельности;
• аналитика (товары, работы, услуги);
• сумма с НДС;
• сумма без НДС.

Документы базы (реализации, поступления, прочие документы) делают записи в регистр, с НДС или без НДС:

• на доходы — НДС согласно учетной политике организации;
• на расходы (себестоимость, накладные) — согласно НДС из документа (партии) поступления товаров или услуг, с учетом Учетной политики организации.

В Таблице 2 перечислены наиболее часто используемые документы в программе «Альфа‑авто», их расположение в интерфейсе и какие они делают записи в регистр.

Таблица 2. Наиболее часто используемые документы в программе «Альфа‑авто»

10. Работа с документом «Корректировки доходов и расходов (версия 2)»

Документ находится в разделе «Финансы» — «Регламентные операции» — «Корректировки доходов и расходов (версия 2)».

Документ «Корректировка доходов и расходов» позволяет «пересадить» доходы и/или расходы автосервиса или автосалона на другую Статью и/или на другое Направление деятельности. При необходимости можно пересадить даже на другую Организацию и/или Подразделение. На Рисунке 8 приведен пример с переносом суммы Авансового отчета на другую Статью расходов и на другое Направление деятельности.

11. Работа с документом «Перераспределение статей доходов и расходов» (бывший документ «Закрытие периода»)

Документ находится в разделе «Финансы» — «Регламентные операции» — «Перераспределение статей доходов и расходов». Он предназначен для автоматического перераспределения накопленной суммы дохода или расхода с одной статьи — на другую.

Обратите внимание: документ доступен в рамках дополнительной лицензии. Она также включает Ключи аналитики. Подробнее о ключах аналитики см. в Разделе 4, Рисунок 2. Настройка «Ключи аналитики».

В карточке статьи, в табличной части, можно указать способы распределения (Рисунок 9. Пример заполнения табличной части распределения у Статьи доходов и расходов):

• Статья распределения: на какую/какие статьи будет перераспределен накопленный оборот за период при проведении документа «Перераспределение статей доходов и расходов».
• Процент: в каком процентном соотношении должен быть перераспределен оборот, если статей распределения несколько.
• Сохранять аналитику: аналитика будет сохранена после перераспределения. Это могут быть товары, услуги, автоработы, автомобили.

На Рисунке 10 приведен пример с перераспределением статьи расхода. Документ «Списание товаров» записывает сумму 5.000 рублей без НДС на статью расхода «Списание товаров (распределяется)».

На Рисунке 11показан результат перераспределения суммы списания на две другие статьи. Мы видим, что затраты по Товару № 2 и Товару № 3 в равных пропорциях разнесены на статьи «Итоговый расход 1» и «Итоговый расход 2».

12. Работа с обработкой «Заполнение доходов и расходов (Версия 2)»

Обработка находится в разделе «Финансы» — «Сервис» — «Заполнение доходов и расходов (версия 2)».

Внешний вид обработки см. Рисунок 12. Внешний вид обработки. Обработка предназначена для заполнения регистра «Доходы и расходы (версия 2)» за прошлые периоды «задним числом». Такая необходимость может возникнуть, если организация хочет получить все возможности нового учета доходов и расходов за прошлые периоды — когда данной функции еще не было в программе.

Обработка сделает записи в регистр за указанный период так, как если бы вы вели учет по Доходам и расходам (версия 2) в указанном периоде.

Важно — обработка не перепроводит документы базы, т.к. прошлые периоды, как правило, закрыты для редактирования и не стоит нарушать сложившиеся последовательности. В связи с этим следует особо упомянуть о Направлениях деятельности — в документах прошлых периодов они автоматически не заполнятся. Если все‑таки нужно, чтобы Направления деятельности были заполнены и в прошлых периодах, можно попробовать открыть периоды для редактирования и заполнить данное поле групповой обработкой. Поле «Направление деятельности» находится в Параметрах документа.

Для запуска обработки нужно:

1. Открыть обработку.
2. Указать период для заполнения данных в регистр.
3. Нажать кнопку «Выполнить».

На форме обработки приведен текст с описанием её работы. Также с пометкой «Важно» указано, что если пользователь использует документ «Перераспределение статей доходов и расходов» (подробно см. раздел 11), то после выполнения обработки нужно перепровести эти документы с начала периода, указанного в обработке, по текущую дату.

Работа обработки может занять некоторое время — это зависит от объема данных. Результатом выполнения будет либо сообщение «Заполнение выполнено успешно», либо вывод списка документов, по которым возникли проблемы при заполнении регистра с краткой характеристикой проблемы.

13. Отчет «Доходы и расходы (версия 2)»

Отчет находится в разделе «Финансы» — «Отчеты» — «Доходы и расходы (версия 2)».

Он использует данные из регистра «Доходы и расходы (версия 2)» и позволяет:

• Вывести в одном отчете результат работы Организации(й) в требуемых группировках, они же — разрезы аналитики.
• Посмотреть информацию как с НДС, так и без НДС, благодаря чему отчет показывает корректные результаты для предприятий с любой системой налогообложения.

Предопределенные варианта отчета:

• «Доходы и расходы (полный)»;
• «Доходы и расходы по статьям».

Организация может воспользоваться предопределенными вариантами отчета или настроить свои на их основе. Ниже Рисунках 14, 15, 16, 17 рассмотрены примеры как раз на настроенных вариантах отчетов.

13.1 Подробнее о варианте «Доходы и расходы (полный)»

На 15 представлен внешний вид предопределенного варианта отчета.

Как и любой отчет на платформе 1С, его можно настроить с учетом своих потребностей и сохранить свой вариант отчета. На Рисунке 16 представлен пример настроенного отчета — как посмотреть результат работы по Направлениям деятельности. На нем документы сгруппированы по Направлениям деятельности. Под каждым документом показан уровень Аналитики (информация из табличных частей документов).

Уровень группировки «Направление деятельности» для наглядности отмечен цветом.

Столбцы отчета построены по Принципу «Доходы – Расходы = Результат». Данные в столбцах можно вывести как с НДС, так и без НДС (ненужное можно отключить).

На Рисунке 16 красной рамкой обведен пример про заказ‑наряд. С введением новой системы «Доходы и расходы (версия 2)» можно посмотреть полный результат по Заказ‑наряду (раньше такой возможности не было):

• Доход: от авторабот (своими силами и силами субподрядчика).
• Доход: от продажи запчастей.
• Расход: себестоимость запчастей.
• Расход: заработная плата Исполнителей.
• Расход: себестоимость субподрядных работ.
• Результат: разница между доходами и расходами.

Все данные можно посмотреть с НДС и без НДС.

На Рисунке 17 тот‑же самый отчет показан с уровнем группировки, свернутым до Направления деятельности. Под каждым направлением деятельности свернуты те документы, в Параметрах которых указано данное направление.

Рекомендации по настройке Справочника «Направления деятельности» даны в Разделе 7 настоящей статьи.

В данном примере с отчетом итоговый результат организации, работающей на ОСНО, составил за выбранный период убыток = −154.8 тыс рублей. Наглядно видны убыточные и прибыльные направления деятельности автосалона или автосервиса. Разворачивая каждое направление до уровня Документа, а Документ — до уровня Аналитики, можно детально проанализировать вклад каждой хозяйственной операции в общий результат.

13.2 Подробнее о варианте «Доходы и расходы по статьям»

На Рисунке 18 представлен внешний вид предопределенного варианта отчета.

Важно: к настройке отчета с группировкой по Статьям доходов и расходов следует подходить очень внимательно. Статьи доходов и расходов, в экономическом понимании этого вопроса, имеют особенность: если организация хочет сгруппировать данные в разрезе статей, то Доходы и Расходы соберутся отдельно друг от друга.

На Рисунке 19 представлен наглядный пример — доходы по Заказ‑нарядам сгруппировались под статьей «Выручка по ЗН», а расходы — каждый под соответствующей статьей расходов. При такой структуре данных мы не увидим результат по конкретному Заказ‑наряду, но может посмотреть отдельно структуру доходов и структуру расходов.

Группировку по Статьям доходов и расходов целесообразно применять, когда нужно посмотреть, например, только все Доходы (оборот по отгрузке, выручка) в разбивке по статьям доходов или только все Расходы в разбивке по статьям расходов.

На Рисунке 20 показан пример отчета «Накладные расходы». В нем собраны расходы по статьям, относящимся к накладным (постоянным) расходам.

Резюмируя

Функционал «Учет доходов и расходов (версия 2)» в Альфа‑Авто 6.1 — это шаг к более зрелому управленческому учету.

Новая версия позволяет:

• видеть результат по направлениям бизнеса;
• анализировать доходность на уровне документа;
• управлять затратами;
• формировать прозрачную управленческую отчетность.

Это инструмент для тех, кто хочет не просто фиксировать цифры, а управлять ими.

Программный продукт:	Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП. Редакция 6
Дата обновления:	12.03.2026
Актуально на релиз:	6.1.23.17