Целью проекта стало создание блока для внесения фактических данных в контрольную карту эффективности ключевого владельца процесса (ККЭ КВП) и ее согласования аудиторами. Карты эффективности — важнейший документ для контроля работы сотрудников «ТМС групп».
Ежемесячно каждый владелец карты эффективности процесса заполняет свои показатели эффективности. Полученные данные уходят на согласование и проверку аудиторами. Оригинал проверенной и подписанной контрольной карты предоставляется в центр управления производством (ЦУП).
Поддержку в реализации проекта «Автоматизация системы согласования контрольных карт КВП/лидера» оказали специалисты «1С-Рарус». Руководителем проекта стал инженер ЦУП Александр Аникин, Заказчиком — Зам. директора по организационному развитию Ринат Сафиуллин. Многолетнее сотрудничество компаний гарантировало успешное завершение проекта.
В ходе проекта:
- Автоматизирован процесс создания документа «контрольная карта эффективности ключевого владельца процесса» в системе «1С:СМК»;
- Обеспечена возможность ввода фактических значений по показателям эффективности;
- Создан механизм согласования аудиторами показателей контрольной карты эффективности;
- Создана возможность хранения согласованных и подписанных копий документов в информационной базе;
- Организована рассылка отчетов руководителям, которые контролируют эффективность работы владельцев процесса.
Проект длился квартал и был завершен в срок в декабре 2015 года. Сегодня новыми возможностями пользуются руководители отделов, ответственные по управляемым обществам и УК компании «ТМС групп». Создано 300 автоматизированных рабочих мест.
Новый функционал помогает:
- Экономить время руководителей на согласование показателей в карте эффективности с 600 до 125 часов;
- Исключить необходимость повторной проверки согласованных фактических значений за счет прозрачности и надежности электронного документооборота;
- Экономия транспортных расходов — для доставки документов в установленные сроки.
Говоря об экономических эффектах, стоит отметить снижение трудозатрат КВП/лидеров за счет исключения сбора подписей аудиторов до 125 часов за отчетный период, что практически в пять раз ниже предыдущих показателей. Минимизированы транспортные затраты, в связи с отсутствием необходимости личного выезда к аудиторам для согласования документов.
По словам Александра Аникина, инженера ЦУП в ООО «ТМС групп», «По пятибальной шкале проект оцениваю на твердую пятерку. Очень доволен результатом и короткими сроками исполнения проекта. Для нас было важно оптимизировать трудозатраты сотрудников на обработку и проверку заполнения контрольных карт. Ранее приходилось согласовывать документы вручную или в системе “1С:Документооборот”, теперь процесс согласования полностью автоматизирован в рамках единой информационной системы. По экспертной оценке экономический эффект после реализации проекта составил полтора миллиона рублей».
