Еще не так давно портье за стойкой в вестибюле гостиницы от руки записывал прибывающих гостей в толстую книгу в кожаном переплете. Насколько система автоматизации упрощает этот процесс, о ее плюсах и современных возможностях рассказывают специалисты.
– Как проходит регистрация?
– При регистрации гостей сотрудники службы размещения отеля и сами гости должны оформить несколько документов: анкету, карту, заявление гостя, разрешение на размещение и свидетельство о регистрации гостя по месту пребывания. В решениях, представленных компанией «1С-Рарус», созданных на платформах «1С:Предприятие 7» и «1С:Предприятие 8», процедура регистрации гостей значительно упрощена: портье в программе формирует документ «Размещение», в котором указывает период проживания гостя, его Ф.И.О., паспортные и другие необходимые данные. И на основании одного этого документа можно сформировать и распечатать все необходимые бланки. Гость только проверит и подпишет все нужные бумаги, – говорит Алексей Бобко, руководитель направления автоматизации гостинично-ресторанной группы ВЦ «1С-Рарус».
– Чем отличается регистрация граждан России и иностранных туристов?
– Отличается, прежде всего, количеством необходимых документов, которые нужно оформлять при размещении, – продолжает Алексей Бобко. – Дело в том, что регистрация иностранцев строго регламентирована Федеральным законом «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», и в наших программных продуктах, ориентированных на строгое исполнение данного закона, предусмотрено заполнение всех надлежащих документов. В соответствии с требованиями закона, при размещении в гостинице иностранного гражданина необходимо, кроме оформления стандартных форм для регистрации, сделать запись в «Журнал регистрации иностранных граждан» и распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания». Предлагаемые нами АСУ позволяют решить эту задачу простым и удобным способом: если при заполнении данных гостя в строке «Гражданство» указана страна, отличная от России, то программа автоматически предложит сделать запись в «Журнале регистрации иностранных граждан». А после его заполнения предложит распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина...». Впоследствии «Уведомление о прибытии иностранного гражданина...» администрация гостиницы обязана передать в органы Федеральной миграционной службы, а записи в «Журнале регистрации иностранных граждан» при проверках служат подтверждением достоверности переданных в ФМС сведений.
– Что заносится в карточку гостя?
– Карточка гостя выдается клиенту после регистрации, и в ней обычно указаны наименование гостиницы, фамилия, имя, отчество гостя, паспортные данные, дата заезда, дата и время выезда, номер и его стоимость. По сути, карточка служит пропуском, который гость предъявляет портье и служащим на этажах, чтобы подтвердить свое законное пребывание в гостинице.
Многие гостиницы используют карту гостя как средство рекламы. В ней может содержаться информация о расположении гостиницы и транспорте, с помощью которого можно до нее добраться, номера телефонов и адрес электронной почты, а также информация о вспомогательных службах и дополнительных услугах.
– А для иностранных гостей это еще и возможность быстро и без проблем оформить нужные документы, получить на руки отрывной талон «Уведомления о прибытии иностранного гражданина...» с отметкой миграционной службы и спокойно заняться своими делами или отправиться на экскурсию по городу. При этом максимально сэкономив время для получения права свободного передвижения в чужой стране на законных основаниях, – рассказывает Алексей Бобко.
– А есть ли какие-то полезные опции, которые гость получает сразу после регистрации?
– При использовании в гостинице систем автоматизации, предлагаемых компанией «1С-Рарус», после регистрации в программе формируется «Лицевой счет», на котором отражаются все начисленные гостю услуги. Клиенту вручается электронная карта, с помощью которой он может пользоваться всеми услугами гостиницы в кредит, не заботясь об оплате наличными, и рассчитаться за все услуги отеля при выезде или в любой другой удобный для него момент, – говорит Алексей Бобко. – Кроме того, в программах существуют специальные, очень выгодные для постояльцев системы скидок (например, для длительно проживающих гостей – по количеству ночей) и бонусные системы («Частый гость», «Любимый номер»), которые сложны для вычисления, и применение их без автоматизации в гостинице практически невозможно.
– Ведется ли архив регистраций, куда уходит информация, когда гость выезжает из отеля?
– В наших автоматизированных системах для гостиниц все данные о гостях накапливаются в специальных журналах, в которых хранится история проживания постояльцев: когда гость проживал ранее, в каком номере, сколько дней и т. д. Сохраняются все сведения о госте: паспортные данные, домашний адрес, телефон и прочее. Такая система хранения позволяет при повторных заездах гостя не тратить время на заполнение его персональных данных. Достаточно ввести фамилию, и программа осуществит идентификационный поиск. В случае если гость с такой фамилией проживал в отеле ранее, то откроется список подходящих гостей, с указанием Ф.И.О. и паспортных данных и в отдельной таблице будут видны история проживания и активные бронирования гостя, – добавляет Алексей Бобко. – Что касается иностранных гостей, то в соответствии с Федеральным законом «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» администрация передает сведения о приезде, сроке пребывания, дате выезда, данные паспорта, миграционной карты и визы и другую необходимую информацию в органы Федеральной миграционной службы в установленные законом сроки. Формирование всей необходимой документации для таких случаев предусмотрено в системах автоматизации, предлагаемых «1С-Рарус», что заметно упрощает процедуру.
