Ведение бухгалтерского и оперативного учета на предприятиях общественного питания имеет определенную специфику. В этой статье мы рассмотрим, как были решены задачи по автоматизации учета в одном из ресторанов сети «ДРОВА», с использованием типового решения «1С-Рарус: Общепит».
К системам автоматизации предприятий питания предъявляются, в частности, следующие требования: программа должна позволять вести учет оптовых и розничных продаж блюд, продуктов; производить расчет и списание себестоимости блюд и пищевой продукции; планировать изготовление блюд; вести учет внутренних перемещений; формировать печатные формы документов, характерные для предприятий общепита, типовые формы и документы строгой отчетности.
Все эти возможности должны сочетаться с ведением бухгалтерского учета и автоматическим формированием всей необходимой бухгалтерской отчетности.
Сеть ресторанов «ДРОВА» включает 6 ресторанов, расположенных в нескольких районах г. Москвы. Режим работы: круглосуточно и без выходных. Специфика ресторана «ДРОВА» — шведский стол из 55 блюд стоимостью 330 рублей с возможностью неограниченных подходов к столу и бизнес-ланч за 120 рублей, состоящий из 15 блюд на выбор. В меню ресторана блюда русской, европейской, японской и узбекской кухни, большой выбор алкогольных и безалкогольных напитков.
Елена Киркова, бухгалтер одного из ресторанов «ДРОВА»: «Наш отдел работал на «1С:Бухгалтерии» достаточно долго. Поэтому, когда мы выбирали программу для автоматизации отраслевого учета, в пользу решения «1С-Рарус:Общепит» сыграло то, что в нем удобный и знакомый для нас интерфейс, набор типовых операций, автоматическое формирование отчетов, а главное, что программа формирует проводки по счетам согласно необходимой нам схеме».
Типовое решение «1С-Рарус: Общепит» разработано компанией «1С-Рарус» в 1997 году, построено на платформе «1С: Бухгалтерия». За 6 лет лицензионными пользователями программного продукта стали более 2 500 предприятий питания.
Использование в работе бухгалтерии ресторана программ «1С:Бухгалтерия» и «1С-Рарус: Общепит» дает возможность получать актуальную и целостную информацию, поскольку все данные хранятся в единой информационной базе. Это снимает проблемы, возникающие при ведении бухгалтерского и отраслевого учета в раздельных информационных базах.
Рис. 1. Схема документооборота в ресторане «ДРОВА»
В конфигурации «1С-Рарус: Общепит» бухгалтеры ресторана ведут все типовые операции, характерные для предприятий питания. Как мы видим из схемы документооборота, в программе отражаются основные рабочие процессы ресторана. Поступление продуктов на склад оформляется в программе документом «Приходная накладная». Ресторан работает с 200 поставщиками, в день может оформляться более 20 приходов продуктов.
В типовую конфигурацию заложены функции для автоматизации внутренних перемещений продуктов. Это особенно необходимо при наличии на предприятии питания нескольких складов и кухонь.
Рассказывает Наталья Шевченко, главный бухгалтер одного из ресторанов «ДРОВА»: «Из-за нашей специфики производства блюд мы не делаем внутренние перемещения продуктов. У нас один склад, и в программе мы отражаем хранение всех продуктов на этом складе. В некоторых случаях продукцию на складе даже не храним – привозим товар и сразу отдаем в производство».
Поступившие продукты передаются в производство на кухню ресторана или сразу в реализацию, если это продукт, не требующий дополнительной обработки (например, соус). При этом в программе ведется количественно-суммовой учет продукции в разных единицах, с возможностью установки соотношений между ними. Эта функция необходима для большинства предприятий питания, т.к. продукты закупаются в килограммах, банках, бутылках, упаковках, а приготовленные блюда и напитки реализуются в порциях.
Рассказывает Елена Киркова, бухгалтер одного из ресторанов «ДРОВА»: «Нам нравится, как программа «1С-Рарус: Общепит» выполняет типовые операции, рассчитывает карточки, делает проводки, облегчает работу по учету продаж блюд и товаров, поэтому мы рекомендовали ее нескольким ресторанам нашего профиля».
Важной частью конфигурации для общепита является справочник номенклатуры, который содержит информацию о товарах, продуктах, полуфабрикатах (заготовках) и блюдах. В номенклатурном справочнике конфигурации ресторана «ДРОВА» около 600 позиций. Автоматизированная система позволяет вести карточки блюд и заготовок, в них указывается рецептура каждого блюда и технология его приготовления. После заполнения карточки блюда в программе рассчитывается его себестоимость, затем можно вывести на печать технологическую карту, которая передается поварам при подготовке блюда. При создании нового блюда можно проработать рецептуру документом «Акт проработки». Технология заполнения карточек блюд в программе дает возможность вводить в рецептуру блюд в качестве ингредиентов как продукты, так и заготовки, например, один и тот же томатно-чесночный соус, являющийся заготовкой, может использоваться в спецблюде и в блюде шведского стола.
Рис. 2. Форма ввода рецептур блюда
При приготовлении блюд на любом предприятии общественного питания возникает необходимость использовать различные взаимозаменяемые ингредиенты. Например, в салате «Оливье с курицей» может быть использован майонез разных видов: «Провансаль», «Оливковый», «Салатный» и другие. Бухгалтер может указать в карточке блюда взаимозаменяемые составные части блюда. При формировании документов система использует список продуктов, заменяющих базовый ингредиент в случае отсутствия его на складе, и автоматически вписывает в документ заменитель. Данные заменителя соответственно учитываются при расчете себестоимости блюда и автоматическом списании товаров.
Основным процессом для предприятий общественного питания является формирование плана-меню и расчет себестоимости каждого блюда.
Елена Киркова, бухгалтер одного из ресторанов «ДРОВА»: «План-меню в программе «1С-Рарус: Общепит» я формирую по факту продажи, потому что мы не знаем, сколько у нас будет людей в этот день. Наша специфика не дает возможности заранее планировать, какое блюдо, и в каком количестве может съесть тот или иной гость. И в нашем случае типовое решение «1С-Рарус: Общепит» помогает в процессе учета проданных блюд».
Фото 1. Елена Киркова, бухгалтер одного из ресторанов сети «ДРОВА»
Одно из требований государственных органов к предприятиям питания – формирование документов по реализации продуктов и блюд. Для решения этих задач в конфигурации печатные формы необходимых документов выводятся в соответствии с формами, указанными в альбоме унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. Это Форма ОП-10 «Акт о реализации и отпуске изделий кухни», Форма ОП-2 «План-меню», Форма ОП-1 «Калькуляционная карточка», Форма ОП-11 «Дневной заборный лист».
Отметим, что для поддержки зарегистрированных пользователей всех типовых отраслевых решений (ТОР) компании «1С-Рарус» и в том числе программы «1С-Рарус: Общепит» в офисе компании «1С-Рарус» работает выделенная линия консультации, где предоставляются бесплатные консультации по работе с конфигурацией, при этом регистрируются пожелания пользователей. Многие пожелания клиентов, если они являются одинаково востребованными несколькими пользователями, со временем вносятся в типовую конфигурацию. Новые релизы программы оперативно рассылаются по электронной почте всем лицензионным пользователям ТОР «1С-Рарус: Общепит».
Так, например, согласно пожеланиям бухгалтеров описываемого ресторана, в типовую конфигурацию была добавлена возможность, при создании нового блюда, прорабатывать рецептуру документом «Акт проработки», а также была реализована необходимая для предоставления в проверяющие органы печатная форма «Технологической карты».
Опыт внедрения программы «1С-Рарус: Общепит» в сети ресторанов «ДРОВА» показывает, что использование данного типового решения помогает наладить бухгалтерский и отраслевой учет производства и реализации пищевой продукции, позволяет бухгалтерам вовремя сдавать отчетность в налоговые органы.
