Статья будет полезна бухгалтерам, руководителям.
Сверка актов взаиморасчетов — один из самых рутинных и трудоемких процессов в бухгалтерии. Он требует внимания к деталям, точности и немало времени на ручную проверку данных. В условиях роста объемов операций и необходимости ускорения закрытия периода компании все чаще задумываются об автоматизации.
Один из эффективных подходов — использование технологий RPA (Robotic Process Automation), которые позволяют передать выполнение повторяющихся задач программным роботам. В этом кейсе специалисты «1С‑Рарус» расскажут, как была реализована роботизация сверки актов, какие задачи были автоматизированы, с какими трудностями столкнулись и каких результатов удалось достичь.
Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.
Что такое сверка взаиморасчетов?
Не бывает такого бизнеса, который был бы замкнут на себе — каждая компания взаимодействует с множеством других юридических лиц. Бизнес‑взаимодействия порождают множество документов, уследить за которыми бывает довольно сложно. Для этого существуют акты сверки взаиморасчетов. В большинстве случаев процесс выглядит следующим образом:
- Компания формирует акт сверки взаиморасчетов с конкретным контрагентом. В акте указываются все документы, отраженные в учете компании.
- Контрагент направляет свой акт сверки за тот же период.
- Бухгалтер получает документы от контрагента и производит сравнение актов сверки. При наличии расхождений в сверках необходимо скорректировать документы таким образом, чтобы все данные сошлись.
Для автоматизации процесса формирования актов сверки придумано множество инструментов — чаще всего для этого используется программный продукт «1С: Бухгалтерия предприятия». Однако процесс сравнения актов сверки тоже занимает большое количество времени, особенно в крупных компаниях или в компаниях с большим количеством юридических лиц. Бухгалтеру необходимо просмотреть и вручную сравнить каждый документ. На каждое такое сравнение уходит не менее 10 минут, а для больших документов — более часа.
С целью оптимизации бюджета и экономии времени команда «1С‑Рарус» реализовала автоматизированную систему для сверки актов взаиморасчетов.
RPA Роботизация процесса
Процесс сверки актов взаиморасчетов может отличаться в каждой компании. Например, кому‑то важно, чтобы сошлось только конечное сальдо, а кому‑то необходимо обеспечить равенство даже в номерах документов. Критерии сходимости могут быть разные, однако в общем виде процесс выглядит так:
Вручную сверка занимает достаточно много времени, но можно заметить, что процесс алгоритмизированный, а значит подходит для роботизации.
Для реализации этого кейса команда «1С‑Рарус» использовала следующие инструменты и технологии:
Запрос акта сверки.
Как правило, акты сверки запрашиваются по почте. Робот подключается к почте по протоколу smtp и запрашивает акт сверки за необходимый период.
Настройки для робота указывают пользователи в общем документе — ему необходим список контрагентов для запроса и период. Также есть возможность настроить правила (например, запрашивать по всем контрагентам каждый квартал).
Для реализации использовался язык программирования Python и Google Sheets для пользовательских настроек.
Для автоматизации могут использоваться и другие инструменты. К примеру, хорошо подойдет любая RPA платформа. Google Sheets можно заменить на электронную таблицу‑файл, лежащий на сетевом диске.
Получение акта сверки контрагента.
Иногда акты сверки приходят без запроса, то есть сверку инициирует контрагент. Роботу не так важно, кто инициировал процесс — ему важно получить акт сверки и понять, за какой период он сформирован и каким контрагентом.
Робот может получать акты сверки по электронному документообороту или по почте. При получении акта с помощью электронного документооборота, используется язык 1С. Для получения актов с почты используется Python.
Далее роботу необходимо извлечь информацию из документа — он изучает акт сверки с помощью нейронных сетей, готовит данные к следующему этапу сравнения. Робот извлекает информацию о контрагенте и периоде, далее готовит табличные данные для обработки: происходит извлечение табличной части в удобный формат электронных таблиц.
После подготовки данных робот заходит в 1С (с помощью COM объекта, веб‑сервиса или тонкого клиента) и формирует соответствующий акт.
Сравнение актов сверки.
Все необходимые данные были подготовлены на предыдущем этапе. Теперь роботу остается только произвести сравнение двух файлов. Сравнение производится на языке Python с помощью классических алгоритмов и искусственного интеллекта — в соответствии с требованиями заказчика.
Расхождения в актах подсвечиваются или в 1С, или в электронной таблице.
Обработка результата.
Робот проверяет, сошлись ли акты (критерий сравнения настраивается совместно с заказчиком):
- Если акты сошлись, то документ подписывается в 1С и направляется контрагенту.
- Если выявлены расхождения, то робот передает информацию о расхождениях бухгалтеру (в формате электронной таблицы или в 1С).
Весь процесс обработки акта сверки занимает у робота от 25 секунд до 3 минут (зависит от метода подключения к 1С). Таким образом, акты обрабатываются значительно быстрее, а время бухгалтера освобождается для интеллектуальных задач.
Разработка длится от 1 до 4 недель в зависимости от конкретных требований.
Резюмируя
Процесс сверки взаиморасчетов — стандартный для многих компаний. Чтобы помочь бухгалтеру освободить время для интеллектуальных задач и ускорить процесс сверки, можно использовать роботизацию RPA. Программные роботы адаптируются под требования заказчика и могут использовать различные инструменты.
