Отражать ли в книге учета движения трудовых книжек отправку по почте?

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Сотрудник не пришел на работу в день увольнения, поэтому не получил на руки бумажную трудовую книжку. Он попросил работодателя отправить ее по почте, уведомив об этом письменно. В новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус» рассмотрим, нужно ли отразить факт отправки трудовой книжки по почте в книге учета движения трудовых книжек.

Зачем вести книгу учета движения трудовых книжек?

В обязанности работодателя входит ведение учета:

• трудовых книжек;
• бланков трудовых книжек;
• вкладышей в них.

Чтобы ведение учета было удобным, такие данные можно отражать в книге по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Какие данные содержатся в книге учета движения трудовых книжек?

При этом работодатель может самостоятельно разработать и утвердить форму книги, а затем закрепить ее в приказе.

Обратите внимание: приказ также может быть составлен в произвольной форме.

Тем не менее, организация должна соблюдать некоторые условия по книгам:

1. Она должна быть:
   • пронумерована;
   • прошнурована;
   • заверена подписью руководителя и печатью организации.
2. В ней должна содержаться информация о сериях и номерах трудовых книжек:
   • принятых у сотрудников при поступлении на работу;
   • выданных сотрудникам вновь.
3. В книге должны быть отражены следующие сведения:
   • ФИО работника;
   • дата приема на работу трудовой книжки или вкладыша;
   • суммы, полученные от работников за бланки;
   • дата выдачи трудовой книжки при увольнении.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Обязанностью работодателя является выдача сотруднику в день увольнения трудовой книжки с внесенной в нее соответствующей записью.

Сотрудник может не выйти на работу в последний день и не забрать трудовую книжку. В этом случае организация должна направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.

Если работник хочет получить трудовую книжку по почте, то ему необходимо направить согласие до пересылки трудовой книжки.

Обратите внимание: согласие может быть отмечено на уведомлении или оформлено отдельным заявлением в произвольной форме.

Отражать ли в книге учета движения трудовых книжек отправку по почте?

Поскольку трудовая книжка не выдается на руки, а отправляется по почте, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей нужно сделать соответствующую запись и указать дату отправки письма с трудовой книжкой уволенному работнику.

Запись может составляться организацией в произвольной форме, но может выглядеть, например, следующим образом: «Направлена с письменного согласия (ФИО сотрудника) от ДД.ММ.ГГГГ по почте ценным письмом с уведомлением о вручении (реквизиты отправления), дата отправки».

Резюмируя

• Работодатель может самостоятельно разработать и утвердить форму книги учета движения трудовых книжек, а затем закрепить ее в приказе.
• Сотрудник может не выйти на работу в последний день и не забрать трудовую книжку. В этом случае организация должна направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
• В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей нужно сделать соответствующую запись и указать дату отправки письма с трудовой книжкой уволенному работнику.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.