Автоматизация обработки первичных документов с помощью RPA

В условиях глобальной цифровизации количество рутинных операций стремительно возрастает. Компании загружают сотрудников однотипными, повторяющимися задачами — от этого разрастается штат, возникает множество ошибок и замедляется профессиональный рост сотрудников. Мы уже рассказывали об RPA — программных роботах, которые помогают выбраться из рутины, однако прогресс не стоит на месте, активно развиваются сложные системы искусственного интеллекта. Синергия искусственного интеллекта и RPA открывает новые горизонты автоматизации рутинных задач.

В этой статье команда «1С‑Рарус» расскажет, какие возможности для бизнеса открывает роботизация с использованием машинного зрения на примере автоматизации внесения счетов в 1С:Бухгалтерии.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Что такое первичные документы?

Первичные документы — это все виды документов, фиксирующие факт хозяйственной операции. Именно эти документы наиболее важны для ведения бухгалтерского учета. К первичным документам относятся следующие виды:

• счет на оплату;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• универсальный передаточный документ;
• товарная накладная;
• и другие.

Обработка первичных документов зачастую занимает большое количество времени бухгалтера. Несмотря на распространение электронного документооборота, множество документов приходится обрабатывать вручную. Например, процессы компании подразумевают нетиповую обработку документов, или документы от контрагентов приходят нетиповыми путями. В этих случаях на помощь приходит RPA — роботизированная автоматизация процессов. Робот может самостоятельно взять документы из любой системы, распознать расположенную на них информацию и внести ее в ERP‑систему (например, «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», 1С:ERP, «1С:Управление холдингом»).

Чтобы более подробно ознакомиться с процессом роботизации, рассмотрим задачу обработки счета на оплату.

Обработка счетов на оплату вручную

Внесение в ERP‑систему первичных документов может отличаться в разных компаниях. Наиболее типовой случай — обработка счетов на оплату. Как правило, процесс выглядит следующим образом:

1. Счет на оплату поступает на почту бухгалтеру, в мессенджере или в систему электронного документооборота.
2. Бухгалтер сохраняет счет на локальный компьютер.
3. Бухгалтер открывает ERP‑систему, создает платежное поручение и заполняет все поля из счета:
   • контрагент,
   • договор,
   • назначение платежа,
   • прочие реквизиты.
4. Бухгалтер прикладывает файл счета и проводит документ.

На выполнение одной задачи у сотрудника может уходить около 5‑10 минут. Если счетов на оплату в день приходит достаточно много, то сотрудник оказывается загружен однотипной, монотонной работой. Кроме того, иногда в этом процессе участвуют и другие документы. Тогда время, затрачиваемое на внесение одного счета, может кратно увеличиться.

RPA автоматизация обработки счетов на оплату

Можно заметить, что задача обработки счетов на оплату описана и алгоритмизирована. Это значит, что для автоматизации этой задачи можно эффективно применять RPA.

Разберем поэтапно, как робот может выполнять эту задачу.

• Получение счета на оплату.

  Робот может получать счета множеством путей: например, подключиться к почте по протоколу SMTP или к мессенджерам по API. Робот может сочетать и комбинировать все возможные способы получения счетов, при этом время получения данных не превышает 5 секунд.

• Сохранение счетов.

  Робот сохраняет счета на локальный или сетевой диск, в зависимости от требований заказчика. Также есть возможность сортировать документы по папкам. Время сохранения документов зависит от пропускной способности сети, но обычно не превышает 5 секунд.

• Создание платежного поручения в ERP‑системе.

  Робот распознает информацию, расположенную на счете. Он может обрабатывать любые типы документов: pdf, doc, xlsx, jpeg и прочие. С помощью машинного зрения робот находит нужные поля и извлекает из них информацию. После этого он подключается к 1С (с помощью COM соединения, веб-соединения или по графическому интерфейсу) и вносит туда распознанные данные. На распознавание уходит около 5 секунд, а на внесение данных в ERP‑систему — от 10 до 30 секунд.

  Весь процесс внесения Счета на оплату занимает у робота не более 1‑2 минут. Таким образом, робот помогает сотруднику избавиться от рутинных задач и ускорить внесение счетов на оплату. Сэкономленное время — около 4‑8 минут.

Резюмируя

Внесение первичных документов может быть достаточно трудоемким для сотрудников. Однако обработка документов — зачастую алгоритмизированный процесс, поэтому на помощь приходят программные роботы. Они могут обработать любой тип первичной документации и подстроиться под процессы конкретной компании.

Разработки «1С‑Рарус» по автоматизации обработки документов помогают ускорить бизнес‑процесс в несколько раз, а также освободить сотрудников от рутинных операций.

Материал актуален на декабрь 2025 года