Обязательный ЭПД в 2026 году: как подготовиться и начать работу с 1С‑ЭПД

Статья будет полезна логистическим компаниям, перевозчикам, экспедиторам, бухгалтерам и руководителям организаций, которые участвуют в перевозках грузов.

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся обязательными для всех участников перевозочного процесса. Это означает фактический отказ от бумажных транспортных накладных и переход на цифровой документооборот через государственную систему.

Сейчас у компаний возникает множество вопросов: какие документы входят в ЭПД, как выстроить процесс обмена и что будет при отсутствии электронных документов. В этом материале разберем, как устроены электронные перевозочные документы, какие требования нужно учитывать и как подготовиться к переходу на ЭПД.

Что такое электронные перевозочные документы?

Электронные перевозочные документы — это цифровая форма документов, которые оформляются при перевозке грузов и передаются через государственную информационную систему.

Важное изменение — это принцип формирования документа. Теперь каждый участник перевозки заполняет свою часть, подписывает ее электронной подписью и передает дальше. В результате формируется единая цифровая цепочка, в которой фиксируются все действия — от погрузки до разгрузки.

Какие документы входят в ЭПД?

В рамках системы ЭПД используются утвержденные форматы документов, которые применяются в перевозках:

• электронная транспортная накладная,
• электронная сопроводительная ведомость,
• электронный заказ‑наряд,
• электронный путевой лист,
• электронный заказ (заявка),
• электронный договор фрахтования.

Что изменится с 1 сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников перевозочного процесса. Бумажные документы перестают быть юридически значимыми — теперь вся информация фиксируется в цифровом виде.

Если компания не будет подключена к системе, это напрямую повлияет на ее работу: станет невозможно полноценно взаимодействовать с контрагентами, а сама перевозка может быть признана нарушением.

Контроль за перевозками станет более прозрачным. Данные о них будут доступны контролирующим органам напрямую из системы, без запроса документов у участников. Штрафы при нарушениях новых норм существенные:

• для ИП — от 3 000 до 10 000 рублей;
• для организаций — от 100 000 до 1 000 000 рублей.

Как устроен обмен электронными документами?

Обмен электронными перевозочными документами строится через оператора ЭДО. Документ проходит по цепочке: один участник заполняет свою часть, подписывает документ и передает дальше. Следующий участник получает уже обновленный документ и продолжает работу с ним. Если хотя бы один участник не подключен или не готов работать в таком формате, процесс может остановиться. Поэтому важно не только подключиться к новой системе, но и синхронизировать процессы с контрагентами.

Как работает сервис 1С‑ЭПД?

Сервис 1С‑ЭПД — это инструмент, который позволяет организовать работу с электронными перевозочными документами непосредственно в программах 1С. Он закрывает сразу несколько задач:

• формирование документов по утвержденным форматам;
• обмен с контрагентами через операторов ЭДО;
• передача данных в государственную систему;
• контроль статусов документооборота.

Сервис позволяет контролировать процесс на каждом этапе: видеть статус документа, отслеживать, кто работает с ним, и при необходимости вносить изменения. Это особенно важно в логистической сфере, где перевозка редко проходит без корректировок и уточнений.

Главное преимущество — работа в привычном интерфейсе 1С. Сервис дает возможность не выносить процессы в сторонние системы и не дублировать учет.

Как будет происходить проверка перевозки?

Вместо бумажных документов в ЭПД используется QR‑код, который становится основным инструментом проверки. Он формируется после заполнения части документа и содержит данные о:

• грузоотправителе,
• перевозчике,
• грузополучателе,
• параметрах перевозки.

В 1С‑ЭПД код формируется автоматически, передается водителю и предъявляется при проверке. Важно учитывать, что QR‑код может быть динамическим. Это значит, что обычного скриншота может быть недостаточно — код должен корректно открываться и обновляться на устройстве.

Однако даже если у водителя по каким‑то причинам нет доступа к документам, проверка возможна по номеру автомобиля через государственную систему.

Как будет организована работа водителя?

В новой модели водитель становится участником документооборота, а не просто исполнителем перевозки. В 1С‑ЭПД работа водителя ведется через мобильное приложение. Водитель получает информацию о рейсе, фиксирует этапы перевозки и может сразу указать замечания.

Например, при повреждении груза водитель отмечает это в приложении, и информация становится частью официального документа. Это позволит фиксировать изменения в момент их возникновения.

Также через приложение водитель получает уведомления о статусах документов и изменениях по перевозке. Это снижает количество устных согласований и делает процесс более оперативным.

Что нужно для начала работы с 1С‑ЭПД?

Переход на 1С‑ЭПД требует не только технического подключения, но и подготовки процессов внутри компании. Для начала работы необходимо:

1. Настроить электронный документооборот в программе 1С.
2. Получить и настроить квалифицированные электронные подписи для сотрудников.
3. Подключиться к оператору ЭДО и настроить обмен с контрагентами.
4. Согласовать формат работы с партнерами (кто и какие документы формирует).
5. Обеспечить сотрудников, участвующих в перевозках, мобильными устройствами.

При этом на практике основной сложностью становится не подключение, а организация процессов. Важно заранее определить, кто отвечает за каждый этап документа, как выстраивается взаимодействие с контрагентами и как действовать в нестандартных ситуациях.

Рекомендуем сначала протестировать работу на ограниченном числе перевозок. Это позволит выявить слабые места — например, ошибки в заполнении, проблемы с подписями или несогласованность действий — и устранить их до полноценного перехода на ЭПД.

Резюмируя

• С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников перевозок.
• Бумажные документы больше не будут использоваться как основной инструмент подтверждения перевозки.
• Для корректной работы важно не только подключение, но и согласование процессов с контрагентами.
• Предварительное тестирование поможет перейти на новый формат без сбоев и снизить риск штрафов.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Материал актуален на апрель 2026 года.