Отпуск с первого дня месяца: как выплатить отпускные и отразить их в 6‑НДФЛ

Статья будет полезна бухгалтерам, главным бухгалтерам, кадровым специалистам и руководителям организаций.

При уходе сотрудника в отпуск с первого числа месяца расчет отпускных требует дополнительного внимания. На дату выплаты еще не учтены все начисления за предыдущий месяц, что влияет на итоговую сумму. В новом выпуске линия консультаций «1С‑Рарус» разберет, нужно ли пересчитывать отпускные, когда производится доплата, и как учитывать НДФЛ и отражать выплаты в расчете 6‑НДФЛ.

Как рассчитываются отпускные при отпуске с 1‑го числа?

Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за 12 месяцев до отпуска (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, постановление Правительства РФ № 540).

Если отпуск начинается с 1 апреля 2026 года, расчетный период — с 1 апреля 2025 года по 31 марта 2026 года.

Отпускные необходимо выплатить не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, то есть до 27 марта 2026 года. На эту дату зарплата за март еще не рассчитана полностью, поэтому в расчет не попадают все начисления. После начисления зарплаты средний заработок необходимо пересчитать.

Возможны варианты:

• если сумма увеличилась — производится доплата;
• если сумма уменьшилась — удержание возможно только с согласия сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Когда и как производить доплату?

Закон не устанавливает конкретный срок для перевода доплаты. Как правило, сумму перечисляют вместе с ближайшей выплатой заработной платы — например, за первую половину месяца или по итогам месяца.

Обратите внимание: такая доплата не относится к отпускным, поэтому может выплачиваться по правилам работодателя. Рекомендуется закрепить порядок и сроки в локальных нормативных актах (ПВТР, положение об оплате труда).

Как учитывать НДФЛ и отражать выплаты в 6‑НДФЛ?

НДФЛ с отпускных удерживается в день выплаты. Если отпускные выплачены 27 марта 2026 года:

• удержать налог нужно 27.03.2026;
• перечислить в бюджет — не позднее 06.04.2026 (п. 6 ст. 226 НК РФ).

По доплате дата дохода определяется как день выплаты. Срок уплаты НДФЛ зависит от даты:

• с 1 по 22 апреля — не позднее 28.04.2026;
• с 23 по 30 апреля — не позднее 05.05.2026.

В расчете 6‑НДФЛ выплаты отражаются раздельно:

• отпускные (27 марта):
  • включаются в расчет за I квартал;
  • НДФЛ отражается по строке 026 раздела 1;
  • в разделе 2 указываются строки 120, 131, 140, 160 и 166;
• доплата:
  • включается в расчет за полугодие;
  • в разделе 1 отражается по строкам 021 или 022 в зависимости от срока;
  • в разделе 2 — строки 120, 131, 140, 160, а также 161 или 162.

Обратите внимание: если по итогам пересчета выявлена переплата и она корректируется в том же году, показатели 6‑НДФЛ уточняются. В разделе 1 отражается актуальная сумма налога, а в разделе 2 за полугодие — скорректированные данные.

Резюмируя

• Отпускные при отпуске с 1‑го числа рассчитываются без полной зарплаты за предыдущий месяц.
• После начисления зарплаты требуется пересчет.
• Доплата выплачивается в разумный срок, установленный работодателем.
• НДФЛ по отпускным и доплате учитывается отдельно и отражается в разных периодах.

Материал актуален на апрель 2026 года.