Частые вопросы по 1С:Архив: хранение кадровых документов, КЭДО и работа с электронным архивом

Статья будет полезна HR‑службам, кадровым специалистам, ИТ‑отделам и компаниям, которые уже используют КЭДО или только планируют организовать долговременное хранение кадровых документов в электронном виде.

Кадровый электронный документооборот уже стал частью повседневной работы многих компаний. Но после внедрения КЭДО у организаций появляется следующий важный вопрос — как правильно хранить электронные кадровые документы десятки лет и обеспечивать их юридическую значимость.

После статьи по 1С:Архив читатели задали десятки практических вопросов:

• какие документы можно передавать в архив;
• как работать с бумажными документами;
• можно ли загружать файлы из сетевых папок;
• как формируются архивные описи;
• что делать с большими объемами данных;
• можно ли редактировать документы после передачи в архив.

В новом выпуске собрали самые частые вопросы и ответы специалистов «1С‑Рарус».

Какие документы поддерживаются для передачи из 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ в 1С:Архив?

В 1С:Архив можно передавать:

• печатные формы документов;
• отчеты (включая регламентированную отчетность из библиотеки регламентированной отчетности);
• документы КЭДО, подписанные в программе «1С:Кабинет сотрудника» или в HRlink;
• произвольные файлы (например, сканы бумажных документов).

Поддерживается работа как с электронными кадровыми документами, так и с оцифрованным бумажным архивом.

Можно ли хранить документы из 1С:Кабинет сотрудника и HRlink?

Да. Документы, созданные или подписанные в 1С:Кабинет сотрудника и HRlink, могут автоматически передаваться в 1С:Архив из 1С:ЗУП/1С:ЗКГУ. Условие — это наличие файла документа в карточке.

Это позволяет выстроить единый контур кадрового электронного документооборота и долговременного хранения.

Можно ли массово пометить документы к выгрузке в архив?

В типовом функционале такой возможности нет. Однако механизм массовой пометки документов можно реализовать через доработку с минимальными трудозатратами.

Можно ли загрузить в 1С:Архив документы из сетевых папок?

Да. 1С:Архив поддерживает загрузку данных из сетевых папок вручную.

Сотрудник заполняет карточку документа основными данными (номер, дата, вид документа, заголовок, физическое лицо, даты отсутствия и др.) и прикрепляет файл документа. При записи система автоматически формирует контейнер по актуальным стандартам долговременного хранения. Если требуется массовая загрузка (несколько тысяч файлов), механизм может быть реализован путем доработки.

Можно ли перевести бумажный архив в электронный вид?

Да. Для этого обычно используется:

• создание карточек документов;
• штрихкодирование;
• потоковое сканирование.

Система автоматически распределяет сканы по карточкам документов, что особенно удобно при больших объемах архива.

Как в 1С:Архиве формируются описи дел по личному составу?

На электронные и бумажные архивные кадровые документы в 1С:Архиве формируются отдельные описи по личному составу:

• Скан-копии документов (оригиналы на бумаге) распределяются в годовой раздел описи дел по личному составу.
• Электронные кадровые документы с ЭП распределяются в годовой раздел описи электронных документов по личному составу.

После распределения в описи каждому кадровому документу автоматически присваивается архивный шифр. Руководство и архивные работники могут в любой момент распечатать опись установленной формы.

В каком виде хранится в архиве электронный кадровый документ?

Кадровый электронный документ в 1С:Архиве хранится в виде контейнера, который содержит:

• Файл электронного документа в формате PDF/A (обязателен для длительного хранения).
• Файл визуализации (документ с визуализацией штампа ЭП).
• Файл документа в исходном формате (формата MXL), на основе которого создавался документ.
• Файл метаданных (описание документа: реквизиты, связи, резолюции).
• Открепленные электронные подписи (при наличии).
• Машиночитаемую доверенность (МЧД) при наличии.

Данный формат соответствует приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Как выгрузить электронные документы для предоставления в ФНС или другие контролирующие органы?

1С:Архив поддерживает выгрузку документов в двух форматах:

• Для предоставления в ФНС — специальный формат для автоматической машиночитаемой обработки.
• Все файлы — используется для других случаев и внутреннего использования. При выдаче документов (например, по запросу) формируется новая запись в справочнике «Выдача дел и документов», после чего можно выгрузить документы в нужном формате.

Справится ли 1С:Архив с миллионами документов?

1С:Архив не имеет ограничений на объем хранимых данных. Система предназначена для долговременного хранения больших массивов информации. Для обеспечения бесперебойной работы и производительности рекомендуется соблюдать несколько правил:

• Классификация по срокам хранения. Настройте сроки хранения для разных категорий документов — это автоматизирует процессы уничтожения.
• Резервное копирование. Регулярно создавайте резервные копии.
• Контроль целостности. Система предусматривает регулярную проверку документов: сверку XML‑метаданных с карточкой, проверку хеш-сумм файлов и электронных подписей.
• Защита от несанкционированного доступа. Настройте разграничение прав по ролям, используйте протоколирование операций.
• Поддержка электронных подписей. Система автоматически усовершенствует ЭП до формата CAdES‑A v3, который обладает свойствами проверяемости, защитой от устаревания алгоритмов и возможностью продления срока действия.
• Использование защищенных контейнеров. Данные хранятся в защищенных контейнерах.
• Мониторинг и оптимизация инфраструктуры. Следите за нагрузкой на серверы и СУБД, при необходимости увеличивайте объем оперативной памяти, разделяйте серверы 1С и СУБД.

Соблюдение этих рекомендаций обеспечит стабильную работу даже при объемах в миллионы документов.

Соответствует ли 1С:Архив требованиям ФСТЭК?

При использовании защищенных версий платформы 1С («8.3z» и «8s») система может использоваться в защищенном контуре и соответствует требованиям ФСТЭК.

Можно ли изменить документ после передачи в архив?

Нет. После передачи в архив подписанный документ становится неизменяемым. Если обнаружена ошибка:

1. документ отзывается;
2. исправляется в исходной системе;
3. передается повторно.

Это необходимо для сохранения юридической значимости электронных документов.

Заключение

Организация электронного кадрового архива — это уже не отдельная ИТ‑задача, а обязательная часть современной кадровой инфраструктуры.

Компании, которые внедряют КЭДО, должны заранее выстраивать процессы:

• хранения;
• защиты;
• поиска;
• контроля юридической значимости документов.

1С:Архив позволяет централизованно решить эти задачи и обеспечить долговременное хранение кадровых документов в соответствии с актуальными требованиями законодательства.