Внедрение системы электронного документооборота в «ПАНБИО ФАРМ»

ООО «ПАНБИО ФАРМ» (PBF*) - фармацевтическая компания, с широким портфелем лекарственных средств для различных направлений медицины, которые ведут свою историю на российском рынке с 1996 года. Основные направления портфеля компании: неврология, ревматология, гинекология, урология, терапия, ортопедия, эндокринология, хирургия, эстетическая медицина и кардиология. Поставляет лекарственные препараты соответствующие высоким стандартам качества по доступной цене. Помогает сделать выбор специалистов и пациентов легким, уверенным и разумным.

_______________________________________________________________________________________________________________________

Руководство ООО «ПАНБИО ФАРМ» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.

Цели проекта:

• Автоматизация работы с договорами;
• Упрощение работы с документацией в рамках деятельности Общества, в том числе, сокращение сроков согласования, исключение потерь, упрощение поиска, сокращение сроков реагирования и исполнения запросов и поручений;
• Повышение контроля за состоянием документов;
• Стандартизация бизнес-процессов;
• Создание единого информационного контура для всех участников работы в системе электронного документооборота, в том числе, обособленных подразделений Общества.

В качестве основы для построения учетной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», позволяющий решить все обозначенные задачи.

В качестве интегратора проекта приглашен «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8», компания сертифицирована по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

В ходе проекта экспертами «1С-Рарус» проведено детальное исследование документопотоков в Обществе. Все доработки были осуществлены без изменения конфигурации, путем создания специализированного расширения. Структурировано хранение документов, настроены полномочия и политики прав доступа, регламентированы правила согласования по видам документов. Дополнительно разработан унифицированный процесс согласования с обработкой входных параметров, реализованы механизмы связывания документов в системе. Проведено обучение персонала работе в новом функционале. Разработан комплект проектной и эксплуатационной документации.

Автоматизировано 20 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 27.02.2023 г. Выполняется сопровождение системы учета.

Внедрение новой системы учета позволило автоматизировать такие функциональные блоки, как:

• Работа с входящей документацией (помимо договоров):
• получение корреспонденции и ее первичная обработка;
• регистрация и внесение документов в систему;
• рассмотрение корреспонденции;
• исполнение поручений;
• контроль исполнения поручения;
• списание документов в дело.
• Работа с исходящей документацией (ответные и инициативные письма):
• создание проектов документов;
• согласование и утверждение проектов документов;
• регистрация и учет исходящих документов; о фиксация факта отправки документов адресату.
• Работа с договорными документами: о создание проектов документов;
• согласование и утверждение проектов документов;
• регистрация и учет документов;
• формирование комплектов документов;
• контроль исполнения документов;
• списание документов в дело.

Автоматизирована деятельность Общества, в том числе, Администрации Общества, а также Департаментов:

• развития бизнеса;
• маркетинга;
• коммерческий;
• экономики и финансов;
• полевых сил;
• правового обеспечения.

Использование программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечило единую базу данных хранения и учета документов, систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.

Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.

Тамбовцева Наталья Александровна, Руководитель отдела

Дата 28.03.2023