«ЭКСМО» сегодня – это издательство №1 в России. Компания занимает 20% российского книжного рынка и располагает крупнейшим в России авторским портфелем из 8000 имен. «ЭКСМО» – лидер по тиражу издаваемых книг по данным Российской книжной палаты, ведущее издательство на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.
Издательство имеет развитую дистрибуторскую сеть, включающую восемь региональных центров. Особое внимание уделяется оперативности поставок новинок в магазины – через два-пять дней с момента выхода книги.
«ЭКСМО» имело положительный опыт использования программ «1С» для организации работы дистрибуторского подразделения. Однако, производство было автоматизировано с помощью другой системы учета. Использование разных систем значительно затрудняло работу склада и постоянно требовало дополнительных настроек.
Ранее использовавшаяся в «ЭКСМО» система учета не устраивала издательство: обновление и развитие системы с учетом изменений внутри компании и во внешней бизнес-среде требовало больших затрат как времени, так и финансов. Очень медленно происходило оформление необходимой документации при дистрибуции книг региональным центрам и конечным клиентам. Складскому персоналу, приходилось работать в четыре смены, а выдача заказов нередко задерживалась на несколько часов.
Был затруднен обмен данными, что приводило к разногласиям между подразделениями и негативно сказывалось на эффективности бизнеса.
Приступая к выбору новой информационной системы, IT-руководство «ЭКСМО» выделило несколько значимых критериев:
- При низкой совокупной стоимости владения обеспечение тесной интеграции бизнес-процессов и информационных потоков между подразделениями и бизнес-единицами компании;
- Обеспечение высокой скорости изменений,требуемых бизнесом, при меньших трудозатратах.
Издательству требовалась современная ERP-система, которая могла более оперативно реагировать на изменения бизнеса в части внедрения нового функционала. Систему планировалось использовать в тесной интеграции с web-порталом на платформе «1С-Битрикс» для организации документооборота в компании и других процессов, обеспечивающих наилучший сервис и удобство работы как для клиентов, так и для сотрудников ЭКСМО.
В качестве основы новой информационной системы была выбрана гибкая и стабильная программная платформа «1С:Предприятие 8», позволяющая обеспечить более оперативную реакцию на изменения и высокое качество поддержи при меньшем штате специалистов.
Подрядчиком по реализации проекта стала компания «1С-Рарус», обладающая уникальным опытом автоматизации крупных российских предприятий.
Для реализации базового функционала была выбрана конфигурация «1С:Управление производственным предприятием».
Специалистами «1С-Рарус» была разработана и внедрена подсистема управления данными редакционно-производственного блока.
Созданы рабочие места редакторов, художников, технологов, плановиков, снабженцев, бухгалтеров по учету типографских услуг, бюджетных контролеров.
Ранее художникам приходилось работать в отдельных системах, получать и отправлять редакторам задания с помощью дополнительных программ.
Сегодня каждый художник включен в общую информационную систему.
Так, например, поступающие из редакций заявки на художественное оформление без лишних трудозатрат ведутся по статусам выполнения и обеспечиваются точками контроля качества художественного исполнения с привязкой к отчетности по KPI. Схема создавалась с учетом возможности удаленной работы художников.
Создана подсистема управления редакционно-издательским блоком, которая содержит полную информацию о книгах: начиная от идеи, заканчивая техническими характеристиками ее выпуска, вариантами оформления обложки. Пользователи могут получить максимум информации об издании буквально одним кликом мыши. Это позволило ускорить процесс подготовки и выпуска книг.
На базе конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» разработана подсистема оперативного планирования производства, позволяющая:
- Определять технологические параметры производства;
- Планировать потребности в материальных ресурсах для обеспечения процессов производства по планам редакций;
- Вести расчет плановой себестоимости и сравнивать ее с фактическими показателями, эффективно управляя производственным бюджетом.
Из-за сложности и высокой стоимости обновления формул расчета плановой себестоимости книг в прежней системе издательству приходилось использовать упрощенные формулы, заданные 3 года назад. Со старой информационной системой погрешность при расчетах составляла около 10-15%.
Внедрение программного продукта позволило оптимизировать работу технологов при определении технологических параметров производства изданий.
Сегодня погрешность снизилась до уровня 3-5%. В дальнейшем, за счет автоматизации раскроя листов на печатном оборудовании, планируется снизить погрешность до 0-1%.
Сотрудникам отдела снабжения приходилось вручную рассчитывать: сколько материала ушло на выпуск какого-либо издания, соотносить расходы с объемами поставок. В результате реавтоматизации данных процессов в новой информационной системе и сокращения ручного труда увеличена скорость работы специалистов по снабжению.
Автоматизированы взаиморасчеты с правообладателями.
Внедрение «1С:Управление производственным предприятием» позволило организовать управление договорами и объектами авторского права, автоматизировать расчет и учет вознаграждений. Издательство получило возможность рассчитывать авторские вознаграждения по различным методикам: как от объемов выпуска, так и от объемов продаж.
За счет быстродействия системы ускорилось оформление документации при дистрибуции книг. Персонал торгового дома теперь работает в три смены, выдача заказов происходит оперативно, сокращено время ожидания представителей дистрибуторских центров и клиентов.
В новой ERP-системе работают следующие подразделения:
- литературные редакции,
- департамент по производству и снабжению,
- торговый дом,
- арт-дирекция,
- отдел допечатной подготовки,
- отдел по работе с электронными авторскими правами,
- отдел международного авторского права,
- планово-экономический отдел,
- финансовый департамент,
- бухгалтерия,
- юридический отдел.
В информационной системе зарегистрировано более 1000 пользователей, количество одновременных подключений свыше 450.
В результате внедрения новой информационной системы на базе «1С:Управление производственным предприятием 8» издательство «ЭКСМО» может быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде и законодательстве. И если ранее время реакции на необходимость изменения системы занимало свыше 30 дней, то сегодня адаптация с учетом новых требований происходит за 1-2 дня.
Все запланированные работы по внедрению успешно выполнены и завершены. Выполняется сопровождение системы учета.
