Разрабатываем бизнес‑процессы в программе

Предлагаем вам ознакомиться с новой статьей, в которой подробно рассказывается, как работать с бизнес‑процессами в программе 1С:CRM.

Применение механизмов бизнес‑процессов позволяет перейти к процессному управлению и качественно улучшить деятельность предприятия за счет автоматизации бизнес‑процессов.

Создание бизнес‑процессов состоит из двух этапов:

1. Основной. Создание карты маршрута и ее настройка.
2. Дополнительный. Создание самого бизнес-процесса.

Создание маршрутной карты

Карта маршрута позволяет определить этапы, условия, точки старта и завершения бизнес‑процесса.

Для того, чтобы создать карту маршрутов:

1. Перейдем в «Настройки», затем «Бизнес-процессы».
2. Выберем «Карты маршрутов бизнес-процессов»:
   • карту можно создать с нуля;
   • можно редактировать уже существующую карту;
   • можно загрузить карту из любого продукта «1С».
3. Нажимаем «Создать».

Настройка этапов карты маршрута бизнес‑процесса объекта

• Для создания новых элементов карты-маршрута используется панель «Вставка элементов схемок», которая расположена в нижней части экрана.
• Для соединения элементов карты-маршрута используются соединительные линии.

Построим логику бизнес-процесса:

1. После построения маршрутной карты стоит проверить, нет ли «брошенных» линий, этапов условий. Для этого нажимаем кнопку «Проверить карту».
2. Завершаем редактирование, нажав на соответствующую кнопку.
3. Присвоим соответствующие условия завершениям бизнес‑процесса:
   • Нажимаем двойным кликом на ячейку «Завершение успех». Выбираем вариант завершения «Успешно».
   • Нажимаем двойным кликом на ячейку «Завершение неудачно». Выбираем вариант завершения «Неудачно».
4. Переходим в раздел «Параметры» и указываем:
   • тип процесса;
   • вид объекта — «Коммерческое предложение клиенту»;
   • реквизит объекта — «Статус».
5. Нажимаем клавишу «Настройка этапов».

6. Сопоставляем реквизит объекта с этапом бизнес‑процесса.

   Обратите внимание: данную настройку необходимо сделать только для процессов объекта.

7. Поскольку в параметрах бизнес-процесса указано «Коммерческое предложение клиенту», а реквизит объекта «Статус», то необходимо сопоставить этап бизнес‑процесса со статусом коммерческого предложения.
8. Настроим описание, которое позволяет сформулировать текст задачи для исполнителя. Далее идет выбор самого исполнителя:
   • «Основной вариант выполнения» — позволяет дать предпочтительный вариант выполнения данного этапа.
   • «Регламент выполнения этапа» — «Укажите длительность отработки этапа согласно регламента» — длительность выполнения этапа в днях, часах, минутах.
   • «Укажите задержку старта следующего этапа» — задает дни, часы, минуты, на которые требуется отложить старт данного этапа.
   • «Запретить исполнителю откладывать следующую задачу» — настройка отключает возможность изменять срок задачи.
   • «Оповещение об истечение срока» — позволяет указать количество дней, часов, минут до окончания этапа для получения уведомления системой.
9. Настроим «Контроль выполнения условий на этапе». Данная настройка позволяет произвести несколько манипуляций:
   • Ввести список документов, которые могут быть созданы на данном этапе.
   • Настроить автоматическое напоминание клиенту, исполнителю, ответственному данного этапа в виде смс или эл. почта.
   • Можно проверить выполнение условий.
10. Настроим наш бизнес-процесс.

Согласование:

• статус: «Не согласовано»;
• описание: «Оценка размера скидки, при необходимости отправить не корректировку»;
• исполнитель: «Руководитель подразделения исполнителя»;
• длительность этапа: 1 день;
• создаваемых документов нет.

Корректировка:

• статус: «Не согласовано»;
• описание: «Скорректировать КП согласно замечаниям руководителя»;
• исполнитель: «Автор бизнес-процесса»;
• длительность этапа: 1 день.

Точка «Завершение успех»:

• Статус: «Действителен».

Точка «Завершение неудачно»:

• Статус: «Отменено».

Настройка параметров карты маршрута бизнес‑процесса объекта

1. Переходим на вкладку «Параметры».

   Обратите внимание: указанные здесь настройки действуют на всю карту маршрута.

2. Проводим необходимые настройки:
   • Настройка гибкости процесса — позволяет завершать бизнес‑процесс на любом этапе досрочно.
   • Разрешена смена текущего этапа — позволяет менять текущий этап, при этом все созданные и невыполненные ранее задачи будут автоматически выполнены.
   • Указывать причину неудачного завершения — позволяет зафиксировать причину неудачного завершения бизнес‑процесса.
   • Редактировать срок выполнения — дает право исполнителю редактировать срок выполнения задачи.
   • Редактировать дату выполнения — дает право исполнителю редактировать дату выполнения задачи.
   • Редактировать исполнителя этапов — дает право редактировать исполнителя этапов.
   • Редактировать сроки выполнения — позволяет ответственному указывать сроки выполнения задач при создании бизнес‑процесса.
   • Динамически рассчитывать сроки выполнения этапов — позволяет, при изменении сроков выполнения задачи, автоматически пересчитывать сроки последующих этапов.
   • Добавлять описание процесса в содержании задачи — постановка задачи будет перенесена в описание задачи.
   • Добавлять историю при содержании задачи — позволяет видеть в содержании задачи всю историю описания и созданные документы.
3. Также в «Дополнительные условия старта» (расширенные настройки) можно изменить условия старта бизнес процесса, если требуется ограничить доступ к нему.

4. Состояние бизнес-процесса можно выбрать из «Действует», «Запланирован», «Отменен».

   Обратите внимание: бизнес-процесс запускается только если он находится в состоянии «Действует».

5. Записать и закрыть.

Старт и использование бизнес‑процесса объекта для ведения продажи

Процесс объекта запускается в момент создания объекта.

1. Создадим коммерческое предложение по клиенту «Ассоль ООО».

2. Добавим необходимые номенклатуры.

   

3. Утвердим наш вариант («Операции с вариантами», затем «Утвердить»).
4. Нажимаем «Провести и закрыть».

Программа автоматически запускает бизнес‑процесс по согласованию коммерческого предложения.

1. Первая задача появляется у исполнителя в разделе «Текущие» на вкладке «Мои дела».
2. Исполнитель работает с задачей непосредственно из коммерческого предложения. Он принимает задачу к исполнению, оценивает размер скидки и согласует задачи.
3. В ходе выполнения задач, в коммерческом предложении автоматически меняется статус.

Создание и настройка бизнес‑процесса с использованием созданной маршрутной карты

Данный этап необходим в тех случаях, когда одна и та же маршрутная карта запускается в разных подразделениях и, соответственно, исполнителями этапов являются различные сотрудники.

В этом случае создается единственная маршрутная карта и несколько бизнес‑процессов с использованием этой маршрутной карты.

Обратите внимание: в остальных случаях пользователю нет необходимости создавать бизнес‑процесс.

1. Для создания бизнес-процесса переходим в раздел «Процессы», затем «Справочники и настройки».
2. Выбираем «Процессы и проекты».
3. Создаем новый бизнес-процесс «Разбор претензий сервисным отделом».

4. Указываем подразделение: сервисный центр.

   Обратите внимание: если бизнес‑процесс используется всей компанией, поле необходимо оставить пустым.

5. Выбираем карту маршрута — «Разбор претензий сервисным отделом».
6. Настройка этапов и оповещений позволяет для каждого подразделения вести своих исполнителей. Также с помощью этой настройки можно настроить оповещения на каждом этапе для клиента, исполнителя с помощью эл. почты, рассылки или смс.

Запуск и контроль независимого бизнес‑процесса

Независимый бизнес-процесс может стартовать из любого документа системы, например, из интереса по кнопке «создать бизнес‑процесс».

Также в бизнес-процессах, в которых указана настройка «Использовать мастер принятия обращений», возможно стартовать из «Принятие обращения».

Обратите внимание: нужно поставить статус «Действует» для данного бизнес‑процесса.

1. Рассмотрим старт бизнес-процесса «Разбор претензий сервисным отделом» из интереса клиентов.
2. Нажимаем «Создать», затем «Бизнес-процесс».
3. Выбираем «Разбор претензий сервисным центром».
4. В окне старта бизнес-процесса указываем тему.
5. Для старта бизнес-процесса нажимаем кнопку «Запустить».
6. Также можно добавить описание, выбрать подразделение, шаблон и добавить необходимые файлы.
7. Чтобы посмотреть запущенные работы по бизнес-процессам, нужно перейти по гиперссылке «Бизнес‑процессы».
8. После старта бизнес-процесса переходим в «АРМ», затем «Мои дела».
9. Видим, что у исполнителя первого этапа появляется задача , которую требуется решить в рамках этого этапа.

Работа с независимым бизнес‑процессом

1. Чтобы найти эту задачу, переходим в «АРМ», затем «Мои дела» или «Мои продажи».

2. Внутри задачи нажимаем клавишу «Принять».

   Обратите внимание: задачи и историю можно посмотреть в описании. Дополнительную информацию можно увидеть, нажав кнопку «i».

3. Пользователь может перенаправить задачу. Для этого необходимо нажать на человечка, затем выбрать исполнителя и указать причину перенаправления.
4. Если необходимо добавить документы, нажимаем на гиперссылку «Файлы».

5. Если задача занимает много времени, то можно расписать ее на определенные этапы.

   

6. Все действия будут отображаться в календаре сотрудника.
7. После выполнения задачи нажимаем «Выполнить» и фиксируем итоги работы по данному этапу.
8. Переходим на следующий этап бизнес‑процесса «Разбор жалобы», в рамках которого требуется добавить документы, предусмотренные маршрутной картой, и выбрать следующий этап «Жалоба обоснована?».
9. Отметим, что «Да».

Просмотр воронки по бизнес‑процессам

Воронка продаж используется как оперативный инструмент контроля компании, подразделений и сотрудников.

1. Переходим в раздел «Клиенты», затем «Справочники и настройки».
2. Выбираем «Продажи», затем «Воронки продаж».
3. Для работы с воронкой создаем этап бизнес‑процесса и добавляем его в воронку.
4. Нажимаем «Создать воронку».
5. Указываем наименование.
6. Нажимаем «Создать этап».

7. Открываем воронку «Согласование КП» и видим состав этапов.

   

8. Раскрываем этап воронки. Здесь отображается, какие этапы бизнес‑процесса попали в воронку.
9. Для просмотра воронки переходим в раздел «Клиенты», затем «Воронка продаж».

10. Выбираем необходимую.

    

11. Также можно выбрать показатель, по которому будет просматриваться воронка:
    • по количеству,
    • по сумме.
12. Существует три варианта отображения воронки продаж:

    • Активные. С помощью этого варианта можно получить оперативный отчет о состоянии продаж компании по незавершенным бизнес‑процессам на сегодняшний день, а также увидеть, на каких этапах возникают проблемы.

      Обратите внимание: здесь отображаются те бизнес‑процессы, которые «дошли» до указанного этапа.

    • Закрытые. Этот вариант отображает закрытые за выбранный период бизнес‑процессы и позволяет оценить эффективность работы по проведению сделок в компании. Данный вариант используется для оценки менеджеров по продаже. Здесь отображается процент конверсии — на каком этапе происходит уменьшение клиентов и какие причины.

      Обратите внимание: здесь отображаются и успешно завершенные, и неудачные бизнес‑процессы.

    • Все является суммой «Активные» и «Закрытые». Позволяет оценить динамику воронки продаж.

Подписывайтесь на канал «ЛК 1С-Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может понравиться:

• Работа с 1С:CRM: как организовать работу руководителя отдела продаж?
• Работа с 1С:CRM: вы спрашиваете — мы отвечаем
• Работа с 1С:CRM: применение программы в отделе маркетинга
• Работа с 1C:CRM: как собирать накопленную аналитику в программе
• Работа с 1С:CRM: отвечаем на вопросы о сборе накопленной аналитики
• Работа с 1С:CRM: использование продукта в деятельности менеджера по продажам
• Работа с 1С:CRM: блок «Проекты, задачи и взаимодействия» для менеджера отдела продаж