Холдинг «МАРТЕН ГРУПП» (г. Нижний Новгород) работает на российском рынке с 2005 года и является крупнейшим дистрибьютором отопительного, водонагревательного и сантехнического оборудования. На сегодняшний день компания работает с более 100 производителями по всему миру. Клиентами компании являются более 1000 строительных и монтажных организаций, а также сети строительных супермаркетов.
Холдинг «МАРТЕН ГРУПП» имеет филиалы в городах-милионниках - Нижнем Новгороде, Казани, Уфе и Самаре. Еще год назад учет в каждом филиале велся автономно. Для обмена информацией между центральным офисом и региональными компаниями использовалось собственное программное обеспечение. Передача данных об объемах продаж в головной офис выполнялась с помощью отчетов.
В результате процесс получения сводных данных, например, об объеме выручки или рентабельности был существенно осложнен. Ведение учета в автономных информационных базах не позволяло проводить сравнительный анализ деятельности филиалов, а также оперативно управлять их работой, планировать и прогнозировать конечные результаты.
Кроме того, в связи с увеличением оборотов компании и, как следствие, усложнением документооборота, в используемой системе учета начали появляться проблемы с производительностью. Пользователи все чаще жаловались на низкую скорость реакции программы при проведении документов, на длительное формирование отчетов.
В данной ситуации руководство компании приняло решение о внедрении новой автоматизированной системы. Главные требования к новой системе включали высокую скорость обработки информации, масштабируемость и возможность консолидации данных. После анализа предложений на рынке было приятно решение о создании автоматизированной системы на основе типового прикладного решения «1С:Управление производственным предприятием 8» на платформе «1С:Предприятие 8».
Реализация проекта автоматизации была поручена компании «1С-Рарус НН» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Нижний Новгород). Также в проекте автоматизации принимали непосредственное участие специалисты компании «МАРТЕН ГРУПП».
В качестве стартовой площадки для проекта автоматизации была выбрана самая крупная региональная компания холдинга, расположенная в Нижнем Новгороде.
Этапы автоматизации
На этапе экспресс-обследования были сформулированы задачи проекта, описаны и проанализированы основные бизнес-процессы компании, а также очерчен круг пользователей для включения их в единое информационное пространство с разделением прав доступа.
Таким образом, на стадии предпроектного обследования была построена модель будущей системы учета и управления. По требованию заказчика в модели была предусмотрена возможность увеличения количества информационных баз, включенных в единое информационное пространство.
Началу работ по автоматизации предшествовало ознакомление работников «МАРТЕН ГРУПП» с функциональными возможностями новой системы и ее преимуществами по сравнению с прежней. Работники компании при этом смогли получить ответы на интересующие их вопросы в части повседневной работы с системой.
На следующем этапе проекта в новую систему были перенесены справочники и документы, отражающие операции поступления, реализации и перемещения товаров, возврата от покупателя и возврата поставщику и т.д. Также был выполнен ввод начальных остатков по взаиморасчетам с контрагентами, по наличным и безналичным денежным средствам.
После этого были поэтапно запущены в эксплуатацию подсистемы управления закупками и отношениями с поставщиками, управления продажами и складскими запасами. Ввод в промышленную эксплуатацию указанных подсистем был выполнен спустя 2 месяца после начала работ. В начале 2008 г. были сданы в эксплуатацию подсистемы бухгалтерского и налогового учета, а также кадрового учета и расчета заработной платы. Следует заметить, что быстрой реализации процесса автоматизации способствовала активная помощь персонала компании «МАРТЕН ГРУПП».
Некоторые особенности системы
Отражение розничных продаж в системе реализовано в соответствии с методикой, предложенной заказчиком. При реализации товаров в розницу документы «Заказ покупателя», «Реализация товаров и услуг» и «Приходный кассовый ордер» отражаются только в управленческом учете как адресные продажи с аналитикой по контрагентам. В свою очередь в бухгалтерском и налоговом учете данные операции отражаются документами «Отчет о розничных продажах» и «Приходный кассовый ордер». При этом для документа «Отчет о розничных продажах» предусмотрена возможность автоматического заполнения по данным проведенных документов «Реализация товаров и услуг».
Также в системе реализована возможность автоматического расчета цен «По шкале скидок». Данная возможность доступна при работе с документами «Установка цен номенклатуры» и «Поступление товаров и услуг».
Для удобства работы с поставщиками и клиентами, а также для контроля работы менеджеров, в системе предусмотрены соответствующие отчеты и показатели. Отчет «Кредиторская задолженность», например, позволяет проанализировать ежедневную среднюю кредиторскую задолженность по поставщикам за определенный период. С помощью отчета «Дебиторская задолженность» можно отследить сумму просроченной дебиторской задолженности покупателей. Дополнительным показателем данного отчета при этом является штраф, условно начисленный за просрочку оплаты менеджеру компании, ответственному за продажу.
Результат автоматизации
В результате проекта внедрения новой информационной системы в нижегородской региональной компании 50 пользователей были включены в единое информационное пространство. Все работники разделены на группы, при этом каждой группе присвоены свои права доступа к информационной базе. Так, например, менеджер по заказам имеет возможность делать заказ и резервировать товары. Менеджер по продажам может регистрировать покупателей и создавать документы на отгрузку товара. Менеджеру по закупкам доступны процедуры управления номенклатурным справочником, регистрации цен, планирования закупок, заказов и поставок товара, и т.д.
В настоящее время в новой системе также работают региональные компании в Уфе и Казани. Внедрение подсистем в этих региональных компаниях проводилось исключительно силами IT-службы холдинга «МАРТЕН ГРУПП» при консультационной поддержке специалистов «1С-Рарус НН» и это еще раз подтверждает простоту и масштабируемость выбранного программного продукта.
В результате завершения проекта автоматизации собственники компании получили инструмент, который позволяет получать максимально оперативную и достоверную информацию о работе холдинга. Принятый в системе единый стандарт документооборота, унификация выходных и отчетных форм позволяют максимально быстро и эффективно открывать новые подразделения. Обучение пользователей работе с системой выполняется собственными силами и это позволяет минимизировать материальные и временные затраты на обучение. Автоматизация большинства операций, от первичной регистрации покупателя и до комплектации на складе товара для отгрузки, позволила максимально сократить время обслуживания клиента. Основная цель проекта, предусматривающая возможность консолидации данных региональных представительств в головном офисе, достигнута.
Дальнейшие планы сотрудничества предусматривают автоматизацию сети подразделений филиалов компаний, занимающихся розничной торговлей оборудования, а также розничных магазинов.
