Руководство любой активно развивающейся компании, работающей, к примеру, на рынке услуг, может однажды обнаружить, что штат сотрудников заметно увеличился, структура организации превратилась в сложную и разветвленную, клиентская база выросла до нескольких тысяч, заказчики стали более требовательны к качеству выполнения работы. А информационная система, если она и есть в компании, уже не справляется с задачами оперативного обеспечения менеджеров и персонала необходимыми данными. В такой ситуации обязательно встает вопрос о поиске альтернативного средства автоматизации бизнес-процессов.
В статье мы расскажем о том, как холдинг «SynerGo» успешно справился с задачей внедрения новой системы управленческого и оперативного учета.
Компании холдинга «SynerGo» известны на российском рекламно-коммуникационном рынке с 1996 года. На сегодняшний день медиа-структура холдинга представлена Профессиональным Креативным Агентством «Createc» и Профессиональным Медиабаером «Cabrio». Подразделения холдинга предоставляют услуги по экономичному и эффективному размещению рекламных материалов в СМИ, прессе, интернете, на радио и ТВ медиапланированию; созданию креативных разработок в области маркетинговых коммуникаций.
Изначально Профессиональный Медиабаер «Cabrio» и Профессиональное Креативное Агентство «Createc» вели учет заказов клиентов, взаиморасчетов с заказчиками и рекламными агентствами, оказанных услуг в электронной базе собственной разработки. За годы работы у компаний накопился большой объем данных, и существующая база ограничивала работу сотрудников, а самое главное, затрудняла управление деятельностью подразделений холдинга. Поэтому руководство холдинга «SynerGo» приняло решение о внедрении современной информационной системы для повышения эффективности работы сотрудников ПМ «Cabrio» и ПКА «Createc» и управления бизнесами компаний. Было проведено тщательное исследование предложений IT-рынка, в результате которого выбор остановился на системе «1С:Предприятие 8.0». Прикладное решение «1С:Управление торговлей 8.0» по своим функциональным возможностям оптимально отвечало задачам Заказчика: требовалось в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования операций, обеспечив тем самым штат сотрудников удобным инструментом для работы. Еще одним плюсом в пользу программного продукта фирмы «1С» стал имеющийся у компании опыт работы с программой «1С:Бухгалтерия».
Проект разработки системы автоматизации
Разработка автоматизированной системы для холдинга «SynerGo» была поручена Внедренческому Центру «1С-Рарус».
Проект выполнялся поэтапно. На этапе экспресс-обследования компании Заказчика была произведена оценка текущего состояния учета операционной деятельности и степени его автоматизации, а также описаны схемы бизнес-процессов по ведению заказов и оказанию услуг. Также были разработаны методические рекомендации по формированию учетной политики, по организации бумажного и электронного документооборота. В результате экспресс-обследования специалисты «1С-Рарус» определили перечень необходимых работ.
На следующем этапе была разработана система автоматизации управления и учета компаний «Cabrio» и «Createc». Типовая конфигурация «1С:Управление торговлей 8.0» была изменена согласно специфике бизнеса Заказчика. Созданная система охватывает основные участки деятельности медиа-структур холдинга:
- Управленческий учет
- Финансовый учет
- Оперативный учет
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Внутренний электронный документооборот
Программа прошла этап тестовой эксплуатации, в результате чего удалось получить решение, идеально «заточенное» под требования руководства «SynerGo». Теперь в системе реализованы все функциональные возможности, необходимые менеджерам для работы с клиентами и поставщиками на высоком качественном уровне.
Возможности программы
CRM-блок
В информационной базе заказы клиентов регистрируются в разрезе услуг, СМИ, форматов размещений, номеров изданий и счетов клиента с возможностью указания группы скидок и наценок. Дополнительно указываются даты планируемых выходов (реализаций), планируемых оплат, сдачи оригинал-макетов и приема гарантийных писем по каждому номеру издания. Одновременно с формированием заказа заполняется табличная часть услуг, заказанных у подрядчиков (СМИ) с аналогичной детализацией.
Рис.1 Вид документа «Внешний заказ от покупателя»
Бюджетирование
Реализована возможность планирования бюджета компании в разрезе статей бюджета и подразделений компаний (ЦФО). В документы движения денежных средств добавлены функции для регистрации фактического исполнения бюджета. В системе отражена возможность прямого исполнения бюджета (без движения денежных средств) и исполнения внутренних запросов подразделений компании на оказание внутренних услуг. В последнем случае происходит отнесение сумм внутренних услуг на соответствующие подразделения. Также реализована возможность отнесения процента косвенных расходов определенных подразделений в бюджеты других подразделений.
Кредитование
В конфигурации введен механизм учета кредитования, как внешнего (взятие и возврат кредитов), так и внутреннего (выдача и возврат кредитов сотрудникам компании).
Отчеты для целей управления холдингом
В системе реализованы следующие отчеты: план-фактный анализ заказов с выводом показателей прибыли и рентабельности, заказанные услуги и планируемые платежи, фактические платежи и прибыль по оплате, фактическая реализация и прибыль по отгрузке, план постановок публикаций по клиентам в СМИ, план оплат клиентов в СМИ, Отчет о прибылях и убытках, Баланс, отчеты по работе менеджеров, отчеты по взаиморасчетам с клиентами с различной детализацией и возможностью анализа динамики платежей, Платежный календарь, Отчет по бюджетам подразделений компаний (с учетом иерархии подразделений) с детализацией по статьям бюджета, Финансовый отчет, Нормативы оказания креативных услуг, Временной график заказа (внутренняя логистика заказа), Отчет руководителю.
Рис.2. Вид отчета «Динамика фактических оплат и прибыли по клиентам за период»
Внутренний электронный документооборот
В единой информационной базе реализованы механизмы регистрации движения документов: по постановке задач при оформлении заказа в креативные подразделения и исполнению этих задач (например, верстка макетов штатными дизайнерами или с помощью фрилансеров); по удовлетворенности клиента работами креативного характера (например, дизайн); при отправке гарантийных писем в СМИ. Разработана обработка просмотра адресованных пользователю и отправленных документов. Добавлена возможность распечатки различных форм договоров и приложений к договорам с выводом данных из заказов.
Дополнительные справочники
СМИ, Номера изданий СМИ, Форматы размещений СМИ, Типы форматов размещений, Рубрики СМИ, Виды услуг, Услуги, Условия скидок СМИ, Статьи бюджета, Объекты амортизации, Внутренние услуги, Рынки и др.
Рис.3. Схема документооборота по заказам компаний «Cabrio» и «Createc»
Проект разработки и внедрения системы автоматизации выполнен за 4 месяца. Было проведено экспресс-обучение пользователей в течение 2 дней, а также для персонала Заказчика специалистами «1С-Рарус» подготовлено «Руководство пользователя автоматизированной системы» с подробными инструкциями по работе с программой.
Итоги проекта
В единую информационную систему включены 20 сотрудников следующих отделов: по работе с клиентами и рекламными агентствами, работе со СМИ, финансового, креативного, проектного отделов и управляющего состава компании. Использование нового программного обеспечения позволило руководству холдинга «SynerGo» и его подразделений оптимизировать бизнес-процессы и усилить контроль за ведением заказов, исполнением бюджетов, движением денежных средств.
Дрозд Юрий Иванович, вице-президент по финансам холдинга «SynerGo», высоко оценил производительность системы автоматизации и уровень выполненного проекта: «Внедрение системы «1С:Управление торговлей 8.0» — это еще один шаг к достижению наших целей. Использование новых технологий очень позитивно отразилось на деятельности наших компаний: заметно повысилась производительность труда персонала, улучшилось качество обслуживания клиентов, а руководство ПМ «Cabrio», ПКА «Createc» и холдинга в целом получило отличное средство для управления бизнесом компаний. Отмечу, что успешное сотрудничество с компанией «1С-Рарус» будет иметь продолжение в ближайшем будущем — вместе мы планируем расширить функциональные возможности существующей системы бухгалтерского и налогового учета».
