Еще недавно магазин «Арбатская лавица» три-четыре дня каждый месяц был закрыт на учет. Автоматизация торговых процессов позволила полностью ликвидировать простои и повысить объемы продаж.
Качественнее, быстрее, прозрачнее
Как подсказывает название, магазин «Арбатская лавица» расположен на Старом Арбате, в самом центре Москвы. В ассортименте более 11 тыс. наименований традиционной русской сувенирной продукции: расписные глиняные и деревянные игрушки, кухонная утварь и многое другое. Формат магазина традиционный: торгово- демонстрационный зал с кассами в каждом отделе. Ежедневно здесь совершается около 300 покупок. Причем львиная доля товаров продается по договорам комиссии, заключенным более чем с 230 поставщиками — от крупных объединений до частных мастеров.
Предприятие, которое владеет «Арбатской лавицей», создано в начале 90-х годов. Модель торговли, принятая в нем за основу, по сути, не менялась до 2003 года. Ее главные минусы заключались в том, что по субботам и воскресеньям, когда на Арбат накатывают самые мощные волны туристов, кассиры не успевали быстро обслуживать всех желающих и у касс выстраивались очереди. А раз в месяц магазин на три-четыре дня закрывался на учет, что также сокращало доход от продаж.
Десять лет назад все это было нормой. Но сегодня конкуренция диктует совсем другие требования к организации бизнеса. Плюс ко всему, «Арбатскую лавицу» тяготили проблемы, свойственные всем магазинам комиссионной торговли: слишком много сил уходило на оформление расчетов с поставщиками и расчет уплачиваемых налогов. В итоге директор магазина Людмила Королева и заместитель директора Андрей Королев пришли к выводу: по-старому работать больше нельзя.
— Решение автоматизировать торговлю вызревало долго. Мы боялись, что наш коллектив не сможет адаптироваться к изменениям, — рассказывает Людмила Королева. — Большинство продавцов, товароведов работают у нас со стародавних времен. Среди них не было никого, кто имел хотя бы минимальный опыт общения с компьютером.
Нужен переводчик с «компьютерного»
Найти подрядчика, способного предложить и грамотно установить подходящую систему автоматизации, Королевой удалось не сразу.
— Мы начали вести переговоры с несколькими компаниями — дистрибьюторами программ «1C», телефоны которых нашли в Интернете, — рассказывает Андрей Королев. — Их цены были схожими. Кроме этого, общим было и то, что все они стремились продать нам как можно больше услуг, не вникая глубоко в потребности именно нашего бизнеса и, соответственно, не понимая — нужны ли нам все эти услуги. Огорчало и то, что сотрудники компаний-автоматизаторов говорили с нами на «компьютерном» языке, которого мы не знали. Суть технических новшеств, которые они предлагали внедрить, была малопонятна.
Поиск партнера предприниматели продолжили на специализированных выставках. В итоге они остановились на компании «1С-Рарус». Руководство заранее поставило автоматизаторам условие: магазин не должен останавливаться ни на минуту, внедрение и обучение сотрудников нужно провести «на ходу».
— Наша совместная работа началась с изучения консультантами всех бизнес-процессов нашего ма газина, разработки структуры будущей компьютерной системы, а также доработки стандартного программного обеспечения под наши нужды, — рассказывает Андрей Королев. — Для этого специалисты из «Раруса» в течение нескольких дней изучали нашу бухгалтерию, наблюдали за работой магазина, общались с нами. В результате были выбраны программы «1С:Торговля и Склад», «1С:Бухгалтерия» и «1С-Рарус: Магазин».
Рабочие места сотрудников бухгалтерии и товароведов «Арбатской лавицы» были оборудованы персональными компьютерами подключенными к серверу. Рабочие места товароведов снабжены принтерами, распечатывающими этикетки со штрих-кодом. Места оплаты и оформления товаров оснащены компьютеризированными кассами (POS) на базе фискальных регистраторов, а также сканерами штрих-кодов.
Стоимость всего проекта составила около 200 тыс. руб. Однако общая сумма расходов оказалась выше. К большому огорчению руководства, купленные еще до начала сотрудничества с «1С-Рарус» кассовые аппараты не удалось подключить к созданной системе.
Новые технологии и старые люди
Выстроив систему автоматизации, консультанты приступили к работе с сотрудниками «Арбатской лавицы».
— Обучение проходило в два этапа, — рассказывает Людмила Королева. Ключевые сотрудники — заведующий магазином и главный бухгалтер — прошли курс по работе с новой системой в специальном учебном центре «Раруса». Продавцы осваивали новые технологии непосредственно на рабочих местах. Консультанты работали с ними в прямом смысле слова «не отходя от кассы».
Серьезным препятствием для перехода на новую систему стал психологический барьер, чуть ли не страх перед компьютером. Многих старых сотрудников владельцы буквально заставляли учиться, угрожая принять по отношению к ним «жесткие административные меры». Однако справиться с сопротивлением удалось достаточно быстро: уже через месяц весь штат магазина, составляющий около тридцати человек, научился работать со «страшной» техникой.
— Сейчас, когда мы почти год работаем по-новому, уже можно реально оценить все плюсы и минусы автоматизации, — говорит Людмила Королева. — К очевидным преимуществам можно отнести сокращение издержек. Мы стали видеть движение товара, контролировать товарные за пасы. Мы подкорректировали свой ас сортимент. Добавили новые позиции и сократили закупки менее популярной продукции.
— Раньше, из-за трудностей с оформлением товаров на комиссию, расчеты с поставщиками проводились бессистемно. Теперь же мы жестко регламентировали этот процесс: деньги выплачиваем по определенным дням, — добавляет Андрей Королев. — Таким образом, мы можем активнее управлять своими финансовыми потоками. А нашим клиентам стало значительно комфортнее работать с нами. На учет магазин больше не закрывается. Мы проводим его всего за один-два дня, не прекращая продаж, за счет чего увеличивается ежемесячная выручка.
Заметно ускорилось оформление покупок. Если раньше покупатели могли расплатиться за товар толь ко в том отделе, где он был вы ставлен, то теперь это можно сде лать в любой из пяти компьютеризированных касс. Очередей в ма газине «Арбатская лавица» больше не бывает.
