Туристы делятся на 2 категории: первые самостоятельно прокладывают маршрут, покупают билеты, бронируют номера в гостиницах, другая часть туристов, и их сейчас становится все больше, предпочитают все заботы о правильном оформлении тура доверить туристическому агентству. На рынке фирм, оказывающих туристические услуги, наблюдается острая борьба за клиентов. Как известно, потенциальный заказчик чаще обращается в агентство, которое имеет хорошие рекомендации, качественно и оперативно обслуживает, предлагает клиентам удобную схему ведения заказа. Достижению эффективной работы турагентства помогает использование современных информационных технологий. Задачу автоматизации офиса по приему и оформлению туристических заявок решает внедрение специализированного программного обеспечения, учитывающего особенности деятельности турагентств и туроператоров.
Среди IT-компаний, предлагающих решения для турбизнеса, известна компания «1С-Рарус», разработавшая в 2002 году программный продукт «1С-Рарус: Турагентство».
Система предназначена для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета фирмы, работающей по агентской и/или туроператорской схеме продажи туристических услуг. В своей работе программу могут использовать менеджеры агентства для оформления заявок и путевок, бухгалтеры, которые ведут финансовый учет, руководители, которым необходимо регулярно получать аналитическую отчетность о деятельности своей организации.
Типовое решение «1С-Рарус: Турагентство» разработано на платформе «1С:Предприятие 7.7. Бухгалтерский учет», поэтому для ведения бухгалтерского и налогового учета на участках, не относящихся к специфике туристической компании, используются основные функции конфигурации «Бухгалтерский учет».
Работа с клиентами, обратившимися в турфирму, начинается с оформления «Заявки на тур». В документ вводятся данные по заказчику, туроператору, плательщику, выбранным услугам, срокам и суммам оплаты, также есть возможность включить дополнительную информацию: статус заявки, сведения об уведомлении клиента о подтверждении заявки, график оплаты и другие полезные данные. Заполненная заявка в электронной или печатной форме отправляется туроператору, после получения подтверждения заказанного тура агентство принимает оплату от клиента. Путевка заказчику выписывается на основании заявки, поэтому практически все поля и графы документа «Путевка» заполняются автоматически. В программу включен ряд специальных забалансовых счетов, с помощью которых можно отслеживать все стадии прохождения заказов: от первичного ввода до полного закрытия и отчета туроператору.
Схема 1. Схема автоматизированного документооборота по турагентской и туроператорской деятельности, реализованного в «1С-Рарус: Турагентство»
Программа «1С-Рарус: Турагентство», как показано на схеме, предоставляет специализированный блок учета туристической деятельности, который автоматизирует основные бизнес-процессы турфирмы:
- Ведение исчерпывающей справочной информации о географических направлениях, отелях, турах, турпродуктах (турпакеты и отдельные услуги), туристах, плательщиках, поставщиках, проезде, рекламе;
- Оформление заявок покупателей на туристические продукты с автоматическим формированием листов бронирования, заявок на бронирование поставщику, форм (ТУР-1, Санаторно-Курортная, Форма №2, Детская путевка), договоров, приходных кассовых ордеров, счетов, ваучеров, чеков;
- Выписка путевок различных форм, существующих в отрасли, учет бланков строгой отчетности (БСО) по количеству, номерам и сериям;
- Формирование полного пакета первичных документов, необходимых для корректного проведения продаж турпродуктов;
- Создание внутренних управленческих отчетов по продажам, отчетов для поставщиков туруслуг. Аналитическую отчетность можно получать в разрезе платежей, туров, географических маршрутов, клиентов, их категорий, видов бланков, рекламных источников.
Использование платформы «1С:Предприятие 7.7» дает программе «1С-Рарус: Турагентство» следующие преимущества в эксплуатации:
- Программы фирмы «1С» и компании «1С-Рарус» распространяются через широкую дистрибьюторскую сеть в России и странах СНГ. Вопрос приобретения и установки системы быстро решается с помощью партнеров на местах.
- Знакомый и удобный интерфейс программы помогает быстро изучить ее.
- Открытая структура конфигурации позволяет при необходимости проводить доработку системы своими силами, силами программистов, знакомых с программами «1С», а также посредством фирм, аттестованных фирмой «1С» — «1С:Франчайзи». Мощный язык программирования дает возможность организовать обмен данными с другими программными решениями, при использовании современных технологий (WEB, XML).
- Администрирование программы легко осуществляется с помощью встроенных в «1С:Предприятие» возможностей.
- Фирма «1С» и ВЦ «1С-Рарус» обеспечивают регулярную поддержку платформы и прикладных решений. Изменения в законодательстве оперативно отображаются в программных продуктах.
- Продукт «1С-Рарус: Турагентство» соответствует законодательству РФ как в области, регламентирующей деятельность турфирм, так и в областях ведения бухгалтерского и налогового учета.
Внедрение типового решения «1С-Рарус: Турагентсво» в туристическом агентстве позволяет исключить двойной ввод данных, ручную работу по заполнению форм и листов бронирования — это приводит к увеличению производительности работы операторов и менеджеров. Автоматическое создание накладных, счетов-фактур, актов, формирование проводок по документам на основе заявки, распределение платежей, своевременная подготовка отчетности упрощает работу бухгалтеров. Возможность получения анализа накопленных данных помогает руководству туристической компании принимать правильные решения по развитию бизнеса. Всё это — слагаемые высокой конкурентоспособности турфирмы и стабильного положения на рынке.
