Многие предприятия, начиная свою деятельность, покупают программные комплексы для автоматизации учета в типовой конфигурации. И только в процессе работы сталкиваются с проблемой настройки пакета к специфическим особенностям своей деятельности. В частности, это касается туристических фирм, ведь им приходится взаимодействовать с большим количеством клиентов и с зарубежными партнерами, поддерживать оперативную связь с гостиницами и агентствами по продаже билетов и т.д. В этом случае имеет смысл ориентироваться на специально разработанные решения, которые дополняют базовую конфигурацию.
«1С-Рарус:Турагентство»
Типовое решение «1С-Рарус: Турагентство» создано для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета в организациях, которые занимаются продажей комиссионных туристических услуг, например, турагентствах. Программа предназначена для использования менеджерами агентств для оформления заявок туристов и выписки путевок; бухгалтерами, которые ведут финансовый учет в этих организациях, а также руководителями, нуждающимися в аналитической информации. Программный продукт «1С-Рарус:Турагентство» не является самостоятельной программой и предназначено для работы в системе программ «1С:Предприятие 7.7» с установленной компонентой «Бухгалтерский учет».
Бухучет на участках, не относящихся к специфике работы туристической компании, ведется на основе типовой конфигурации «Бухгалтерский учет», которая включает в себя элементы налогового учета и отчетности. Соответственно турагентство может использовать в работе все функции основной программы.
Основные возможности
Блок учета торговли комиссионными услугами в туризме позволяет:
- вводить справочную информацию о туроператорах, услугах, туристах, гостиницах, транспорте и рекламе;
- учитывать заявки покупателей на турпродукты
- выписывать путевки различных форм, применяющихся в отрасли;
- вести учет бланков путевок по количеству или по номерам и сериям.
С помощью программы «1С-Рарус: Турагентство» можно формировать весь пакет первичных документов, необходимых для оформления продаж турпродуктов, а также составлять отчеты для туропреаторов, предоставляющих услуги и обслуживающих оформление заявки.
Для аналитического учета деятельности турагентства в программный продукт включен ряд специализированных забалансовых счетов. С их помощью можно отслеживать все стадии прохождения заявок клиентов — от первичного ввода до полного закрытия и отчета туроператору. В этом же блоке учитывается задолженность и поэтапная оплата — как полученная от покупателей, так и уплаченных туроператору. Оплата может производиться в произвольных валютах. Аналитическую отчетность можно получать в разрезе платежей, географических направлений, туров, клиентов, их категорий, видов бланков, рекламных источников и т.п. На основании исходных данных по забалансовым счетам и заявок в любой момент можно создать документы, которые формируют проводки по балансовым счетам.
Работа с клиентами начинается с оформления «Заявки на тур», которая является основным документом программы. Туда вводятся все пожелания клиентов, а также данные по туроператору, плательщику, информация по услугам, срокам и суммы оплаты. В заявку попадает и дополнительная информация, например: статус заявки, сведения об уведомлении туриста о подтверждении его заявки, график оплаты, дополнительные требования клиента и другие данные.
Обычно заполненная заявка высылается поставщику туруслуг (в печатной или электронной форме) и после подтверждения на ее основании выписывается одна или несколько путевок. При этом можно вести полный (инвентарный или количественный) учет бланков путевок. В программе предусмотрен специальный отчет, показывающий остатки бланков строгой отчетности на складах.
Отчет «Продажи турпродуктов» показывает поступление оплаты от клиентов, а также долги турагентства поставщикам конкретных услуг. Отчет может формироваться в одном из двух вариантов, выбираемом пользователем:
- по отгрузкам (данные по бухгалтерскому учету);
- по отчетам комиссионера (данные по оперативному забалансовому учету).
Сведения об оплатах на любой момент времени можно получить из нескольких разных отчетов.
Например, при помощи отчета «Долги и оплаты туристов» можно проанализировать финансовые показатели деятельности турагентства с точки зрения расчетов с покупателями. Для учета балансовой задолженности клиентов используется накладная «Отгрузка туруслуг».
При проведении документа «Заявка на тур» появляется задолженность перед поставщиками услуг. Ее поэтапное погашение производится по мере формирования документа «отчет комиссионера». Обычно этот отчет автоматически заполняется всеми необходимыми данными, взятыми из выписанных путевок. Таким образом, «Отчет комиссионера» содержит также информацию о реализованных путевках.
Заполнение документов
Ввод данных в основной документ «Заявка на тур» производится в большинстве полей путем выбора значений из справочников. Для заполнения заявки используются справочники «Валюты», «Туристы», «Направления», «Туры», «Контрагенты», «Реклама» и др.
Вкладка «Заявка» содержит несколько областей ввода в табличную часть. Некоторые поля стандартны для базовой конфигурации, на них мы останавливаться не будем. Группа показателей «Параметры труда» заполняется из справочников «Направления» и «Туры». Для зарубежных поездок направлением является страна. При заполнении данных о покупателе следует помнить, что плательщик и турист — не обязательно одно и тоже лицо. Например, за нескольких туристов может заплатить одна организация. Предусмотрены поля «Срок оплаты» — отдельно для покупателя и поставщика тура. Здесь же размещено поле ввода «Реклама» — в нем отмечается информационный источник, из которого клиент узнал о турагентстве или предлагаемом туре. Поле «Текущий статус заявки» отражает ее состояние. Значение «Закрыта» показывает, что заявки оплачены, и работа с ними вестись больше не будет. Тогда поля и графы этой заявки для редактирования не доступны. После первого проведения (формирования бухгалтерских проводок) статус заявки изменяется на «Подтверждена оператором». Статус «Оплачена» означает, что полностью погашены две задолженности: покупателя перед агентством и турагентства перед поставщиком (туроператором). В табличной части данные для заполнения графы «Турист» выбираются из соответствующего справочника. Если там нужной фамилии нет еще нет, то можно немедленно ввести ее в справочник. В графе «Сумма» отображается стоимость путевки для клиента, а в графе «Себестоимость» — для агентства.
В окне «Заявки на тур» предусмотрена также вкладка «Услуги по заявке». Таблица «Услуги туристам» позволяет задавать добавочные платные услуги и расшифровки услуг, входящих в турпакет (они необходимы для заполнения печатных форм путевок и отчетов и выбираются из справочника «Туруслуги»). При этом перечисленные услуги могут относиться ко всем или некоторым туристам, для чего нужно установить флажок напротив фамилии туриста, которому выделенная в данный момент услуга требуется.
В табличной части «Заявки на тур» может находиться неограниченное количество строк, соответствующих туристам. Предполагается, что все эти туристы поедут в одном направлении, хотя из-за различных услуг стоимость путевок для разных туристов может отличаться.
При проведении этого документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, работающие с забалансовыми счетами группы «ТУР». Первые проводки создают задолженность турагентства перед поставщиками, последующие — задолженность плательщиков перед турагентством по каждому туристу. Чтобы увидеть проводки документа, надо нажать кнопку «Проводки», расположенную на диалоговом окне формы.
Все другие документы также формируют требуемые проводки: забалансовые и балансовые. Если документом составляются забалансовые проводки, то он не создает балансовых проводок и наооборот.
После того как заявки отосланы поставщикам (в электронном или печатном виде) и получено подтверждение от туроператоров о том, что заказные туры состоятся, у клиентов можно принимать оплату и выписывать им бланки путевок. Обычно они формируются на основании заявок. Благодаря этому многие поля и графы документа «Путевка» оказываются заполненными автоматически.
В окне заполнения путевки расположена специальная группа полей «Параметры бланка путевки». Здесь задаются сведения о бланке строгой отчетности, используемые при печати путевок. Можно выбрать один из типовых бланков, утвержденных в качестве унифицированных форм. По умолчанию берется тот бланк, который зафиксирован для данного тура в справочнике «Туры». Установленный флажок «Списать бланк со склада» позволяет автоматически сформировать соответствующую количественную проводку. Для заполнения печатных полей и для ввода на принтер используется кнопка «Путевка». Когда плательщик внес полную стоимость путевки, флажок «Закрыть оплату» следует установить. В этом случае система изменит статус заявки на «Оплачено» или «Частично оплачено».
После того как получена полная сумма оплаты за путевки, выданные клиентам, обычно происходит погашение долга туроператорам, которые предоставили туруслуги.
В отличие от путевок отчеты комиссионера создаются автономно, а не на основании заявок. Это связано с тем, что часто бывает удобнее сформировать один отчет, охватывающий сразу несколько заявок, так как расчет с туроператором производится, например, в конце календарного месяца. Для заполнения документа «Отчет комиссионера» необходимо выбрать период и становить валюту отчета. После нажатия кнопки «Заполнить» в отчет попадут все туры за выбранный период, полученные от указанного поставщика.
Факт отгрузки туруслуг необходимо отразить в соответствии с российским законодательством на счетах бухгалтерского учета. Поэтому остатки и обороты на всех или некоторых забалансовых счетах следует продублировать на балансовых счетах. Это делается при помощи документа «Отгрузка туруслуг». Этот документ всегда заполняется на основании заявки с переносом из нее всех необходимых данных автоматически. На основании «Отгрузки туруслуг» можно сформировать для покупателя «Счет-фактуру выданную». Кроме того, в конце отчетного периода можно создать счет-фактуру поставщику на комиссионное вознаграждение.
