Эффективная деятельность любого предприятия невозможна без налаженного механизма управления оборотными средствами. Элементы оборотного капитала – это части непрерывного потока хозяйственных операций: закупки приводят к увеличению производственных запасов и кредиторской задолженности; результатом производства является готовая продукция; реализация ведет к уменьшению готовой продукции на складах и увеличению дебиторской задолженности. Этот процесс многократно повторяется и в итоге сводится к денежным поступлениями и платежам.
Деньги – наиболее важная составляющая оборотных средств. Эффективное управление денежными средствами невозможно без составления оперативного плана денежных поступлений и платежей. Этот план называется платежным календарем. Составление платежного календаря позволяет заблаговременно прогнозировать потребность в денежных средствах, а, следовательно, планировать денежные поступления и выплаты таким образом, чтобы избегать кассовые разрывов.
Для автоматизации управления денежными средствами компания «1С-Рарус» разработала конфигурацию «1С-Рарус: Платежный календарь». Этот программный продукт адресован специалистам, работа которых связана с управлением финансами предприятия: руководителям, финансовым директорам и бухгалтерам.
Для работы конфигурации необходимо наличие компоненты «Бухгалтерский учет» системы программ «1С: Предприятие». Интеграция конфигурации с бухгалтерским учетом дает возможность в любой момент работы с программой использовать актуальные фактические данные бухгалтерского учета.
Цикл управления денежными средствами предприятия в программе «1С-Рарус: Платежный календарь» выглядит следующим образом:
- Составление и утверждение бюджета движения денежных средств.
- Составление, согласование и утверждение платежных календарей подразделений.
- Составление и утверждение заявок на расходование денежных средств.
- Контроль за исполнением планов.
Бюджеты движения денежных средств
Бюджеты движения денежных средств являются инструментом средне – и долгосрочного планирования, составляются для каждого подразделения по статьям доходов и расходов и с различной временной детализацией: до месяца, до квартала, до года. (рис. 1)
Рисунок 1. Бюджет движения денежных средств.
Программа позволяет составлять несколько вариантов бюджетов, например оптимистический или пессимистический.
Календарные планы
Календарные планы движения денежных средств – это инструмент оперативного планирования – обычно составляются на небольшой промежуток времени для каждого подразделения с разбивкой по контрагентам и расчетным счетам. Каждый календарный план составляется с точностью до дня.
Составление и согласование календарных планов обычно выполняются за несколько итераций. Программа обеспечивает получение сводного платежного календаря для всех подразделений предприятия, который при помощи отчета «Анализ платежного календаря» сопоставляется с бюджетом движения денежных средств за аналогичный период. При выявлении отклонений календарные планы подразделений корректируются и согласуются с соответствующими руководителями подразделений. Эта процедура повторяется до тех пор, пока календарные планы всех подразделений не будут окончательно согласованы между собой, а обобщенный календарный план будет соответствовать бюджету движения денежных средств.(рис. 2)
Рисунок 2. Платежный календарь.
Для лучшей визуализации дефицита денежных средств календарного плана отрицательные кассовые остатки выделяются красным цветом.
По каждой операции поступления или списания денежных средств календарного плана можно получить расшифровку двойным щелчком мыши на соответствующей ячейке плана. При этом действии появится отчет, который будет содержать исчерпывающие сведения по соответствующему движению денежных средств.
Заявки на расходование денежных средств
На основании согласованных платежных календарей подразделений сотрудниками предприятия составляются заявки на расходование денежных средств. На основании утвержденных заявок производятся фактические платежи с расчетных счетов или из кассы. (рис. 3)
Рисунок 3. Заявка на расход денежных средств.
У каждого предприятия, как правило, складывается своя процедура согласования и утверждения заявок. Иногда заявки утверждаются несколькими сотрудниками (руководителями). При этом сотрудники, имеющие право подписи заявки, могут назначать себе заместителей.
В связи с этим в программе имеется возможность многовариантной маршрутизации заявок. Например, администратор программы может описать схемы «прохождения» разного типа заявок через нескольких сотрудников, выбираемых из заданного списка. Такая схема «прохождения» заявки называется маршрутом. Каждый уполномоченный сотрудник предприятия может получить отчет по всем заявкам, которые он утверждал, отклонял или должен утвердить.
Контроль за исполнением планов
Последним элементом цикла управления денежными средствами являются контроль за исполнением плана и анализ отклонений. С этой целью в программе предусмотрена генерация отчета об исполнении плана денежных средств, который позволяет провести план-фактный анализ. Для сравнения плановых показателей используются актуальные фактические данные бухгалтерского учета. (рис. 4)
Рисунок 4. Отчет об исполнении бюджета движения денежных средств.
Анализ отклонений от плана можно проводить по подразделениям и статьям движения денежных средств.
Конфигурация «1С-Рарус: Платежный календарь» интегрируется с любыми конфигурациями, которые используют компоненту «Бухгалтерский учет». В частности, обеспечена ее полная совместимость с решениями компании «1С-Рарус», предназначенными для управления предприятием: «1С-Рарус: GAAP IV»; «1С-Рарус: Корпоративный учет»; «1С-Рарус: Бюджетное планирование»; «1С-Рарус: Управление проектами»; «1С-Рарус: Финансовый анализ».
Конфигурация «1С-Рарус: Платежный календарь» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С: Предприятие».
