Несмотря на гибкость большинства современных систем учета, лучшим вариантом остается построение их «под пользователя». Это и понятно, ведь и на металлургическом предприятии, и в библиотеке свои особенности учета. Программа, о которой пойдет речь, как раз и является отраслевой системой учета, ориентированной на различные предприятия общественного питания.
В таких организациях вопросы бухгалтерского и оперативного учета стоят весьма остро. Тем более что структура предприятия общественного питания может меняться от простейших форм (например, столовая) до сложных - с несколькими складами, кухнями, точками оптовой и розничной реализации (например, сеть точек быстрого питания).
Сегодня на рынке автоматизированных систем существуют несколько десятков достаточно популярных программ. Все они ориентированы на решение близких задач, поэтому попробуем рассмотреть их «начинку» на примере одной из программ.
Компанией 1С-Рарус в 1997 году разработано решение для автоматизации предприятий общественного питания «1С-Рарус: Общепит». Заметим, что эта система построена на базе конфигурации «1С:Бухгалтерия», что позволило добиться целостности и актуальности информации, поскольку вся она хранится в единой информационной базе. Такое решение дает возможность избежать проблем при использовании для бухгалтерского и управленческого учета разных программ.
Жанна Абросимова, начальник отдела бухгалтерского учета компании «Технология и питание» (сеть точек питания «Крошка-Картошка»):
- Раньше мы работали с конфигурацией для общепита, информационная база которой была отделена от информационной базы бухгалтерской системы. При обмене данными у нас нередко происходила путаница. Проводки формировались неправильно, не было возможности вести субсчета. В результате у нас образовалась задолженность по бухгалтерской отчетности за несколько месяцев.
Пожалуй, центральным местом конфигурации для общепита является справочник номенклатуры с информацией о товарах, пищевых продуктах, полуфабрикатах и готовых блюдах. Последние два наименования специфичны именно для общественного питания. Автоматизированная система позволяет вести карточки с рецептурой каждого блюда. Причем в качестве ингредиентов можно вводить не только продукты и полуфабрикаты, но и готовые блюда. Это позволяет, например, вести учет комплексных обедов.
При составлении рецептуры блюд могут быть использованы ингредиенты, которые не включаются в себестоимость (например, вода). Интересна возможность включения в рецептуру и сопутствующих товаров, что потом также учитывается при списании.
Жанна Абросимова:
- В рецептуру блюда мы включаем не только продукты, но и одноразовые вилки, тарелки, салфетки и фирменные пакеты. Потом все это можно учесть в себестоимости.
Помимо рецептуры в карточке блюд указываются и рекомендуемые оптовые, розничные цены, наценки. Еще одно удобство для предприятий общественного питания - возможность вести учет в разных единицах, между которыми установлены соотношения: ведь закупка производится в килограммах, литрах, бутылках, банках, а продажа - в порциях, стаканах.
Меню - это звучит гордо
Каждый день предприятия общественного питания составляют план-меню, своего рода задание по приготовлению еды. Такой план формируется в автоматизированной системе для каждой точки (кухни), также автоматически рассчитывается себестоимость каждого блюда. Кроме того, государственные органы требуют ежедневно предоставлять так называемые калькуляционные карты. Они показывают, из чего состоит блюдо, какова его себестоимость, розничная и оптовая цена.
Отметим, что предварительное формирование плана-меню характерно для таких организаций, как больница или пансионат, когда заранее известно, сколько там людей и чем их кормить. А там, где работа идет «с колес», особенно на предприятиях быстрого питания, план-меню составляют уже по факту продажи. В этом случае его можно сформировать на основании марочного отчета - отчета о реализации в точке общественного питания.
Марочный отчет, как и план-меню, составляется ежедневно для каждой точки реализации. Этот документ заполняется на основании кассовых чеков, абонементов, талонов, накладных и других документов.
Жанна Абросимова:
- Наши торговые точки работают без остановок. Каждое утро мы заносим результаты продаж в 19 точках в марочные отчеты. Также мы заносим в базу информацию об оптовых поставках нашим партнерам.
На основании плана-меню автоматически формируется требование в кладовую. Программа позволяет вести учет всех внутренних перемещений продуктов. Это отпуск в производство, в розничные точки, возврат товара на склад и т.д. При заполнении документов на перемещение автоматически учитывается состояние складских остатков.
Для проведения инвентаризации в конфигурации предусмотрена сличительная ведомость, которая показывает соответствие фактических показателей остатков на складе и показателей рассчитанных системой (книжных). Если эти показатели не очень отличаются, то все в порядке. В противном случае стоит задуматься о смене персонала.
Большинство предприятий общественного питания (особенно с постоянной клиентурой) следят за свежестью продуктов, используемых для приготовления блюд. Поэтому часто овощи, зелень, грибы закупают несколько раз в день на рынках и в магазинах. Это довольно распространенный способ снабжения, при котором в роли снабженцев выступают сами сотрудники. Для учета таких закупок в системе автоматизации предусмотрен соответствующий документ - «Прием товаров от сотрудника».
Мы уже отмечали, что предприятия общественного питания могут иметь разный масштаб и объем документооборота. Поэтому автоматизированная система позволяет вести обработку данных или документов как на одном рабочем месте (малые компании), так и на нескольких (большие компании), закрепляя за каждым сотрудником участок работ: прием товаров от поставщиков, учет оптовой реализации, учет розничной реализации, составление калькуляционных карт и т. д.
Опыт показывает: внедрение конфигурации «1С-Рарус: Общепит» позволяет наладить бухгалтерский учет производства и реализации пищевой продукции и вовремя сдавать отчетность. Эта несложная в освоении программа может применяться на предприятиях самого разного профиля.
