Работа с 1С:ЗУП: Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков?

Статья будет полезна бухгалтерам и руководителям.

Работодатели, выплачивающие сотрудникам заработную плату за вторую половину месяца, должны обязательно предоставить расчетный лист, в котором будут указаны элементы зарплаты, иные начисленные суммы, размеры и основания удержаний, итоговая сумма. Линия консультаций «1С‑Рарус» рассмотрит, как можно настроить автоматическую рассылку расчетных листков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».

О том, для чего нужен расчетный листок и как выдавать его сотрудникам, мы писали в статье.

Настройка автоматической рассылки включает в себя несколько этапов:

Настройка учетной записи электронной почты организации.
Заполнение адресов электронной почты сотрудников.
Настройка рассылки расчетных листков.
Рассылка расчетных листков.

Настройка учетной записи электронной почты организации

Автоматическое подключение

Чтобы выполнить настройку, пользователю необходимо:

Перейти в раздел «Администрирование», затем «Органайзер».
Выбрать «Почта», затем «Настройка системной учетной записи».
В форме заполнить данные:
- адрес электронной почты;
- пароль от электронной почты;
- проставить флажки «Для отправки почты» и «Для получения почты;
- установить переключатель, кем будет использоваться почта;
- указать имя владельца учетной записи.
Обратите внимание: имя владельца учетной записи может отличаться от имени пользователя.
Нажать кнопку «Создать».

Подключение вручную

Если после заполнения автоматической формы программа прислала уведомление «Не удалось авторизоваться», то пользователю нужно выполнить ручную авторизацию.

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков

Для этого:

В уведомлении нажать «Настроить вручную».
Указать тип учетной записи: IMAP или POP.
В поле «Сервер IMAP» указать адрес POP3-сервера.
Выбрать порт компьютера для получения входящей почты.
В поле «Шифрование» установить переключатель.
В поле «Сервер SMTP» указать адрес SMTP-сервера.
Выбрать порт компьютера для отправки почтовых сообщений.
В поле «Шифрование» установить переключатель для безопасного соединения.
Нажать «Далее».
Программа выполнит проверку данных и создаст учетную запись электронной почты.

Как проверить активность учетной системы?

Чтобы отправить тестовое письмо, пользователю нужно выполнить следующее:

Перейти в раздел «Администрирование», затем «Органайзер».
Выбрать «Почта», затем «Учетные записи электронной почты».
Нажать на кнопку «Проверить настройки».
Система отправит на выбранный адрес электронной почты тестовое письмо.

Заполнение адресов электронной почты сотрудников

Чтобы расчетные листки автоматически отправлялись сотрудникам, необходимо настроить отправку. Для этого необходимо:

Перейти в раздел «Кадры», затем «Сотрудники».
Перейти по ссылке «Личные данные».
Указать электронный адрес сотрудника.
Записать и закрыть.

Настройка рассылки расчетных листков

Чтобы настроить рассылку расчетных листов, пользователю нужно выполнить следующее:

Перейти в раздел «Зарплата», затем «Отчеты по зарплате».
Выбрать «Расчетный листок».
Нажать «Еще», затем «Отправить».
Нажать кнопку «Создать рассылку отчетов».
В открывшейся форме ввести наименование рассылки.
Установить флажок «Подготовлена».
В поле «Отправлять» выбрать вид рассылки:
- Отчеты указанным получателям: одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям, указанным в поле «Получатели».
- Свой отчет для каждого получателя: используется, если нужно отправить индивидуальные отчеты каждому получателю.
- Только мне: отчеты по почте получает автор рассылки.
Перейти на вкладку «Отчеты».
Выбрать отчеты в табличной части, нажав «Подобрать».
В поле «Настройки отчета» установить флажки на нужные настройки и указать значения, по которым будет выводиться отчет.
Перейти на вкладку «Расписание».
При необходимости настроить автоматическую отправку отчетов, выбрав период или день отправки.
Указать время начала запуска рассылки.
В поле «Ответственный» указать автора рассылки.
Перейти на вкладку «Доставка».

Обратите внимание: информация на вкладке может отличаться в зависимости от выбранного вида рассылки.
Выполнить проверку публикации путем записи и удаления тестового файла можно по соответствующей кнопке.
По ссылке «Укажите получателей» указать получателей рассылки.
Обратите внимание: мы рекомендуем предварительно создать отдельный справочник физических лиц, в котором будут перечислены сотрудники, которым необходимо отправить расчетные листки.
В поле «От» выбрать учетную запись организации.
Нажать кнопку «Проверить», что верифицировать учетную запись.
Программа автоматически создает шаблон письма. При необходимости содержание письма можно изменить.
При необходимости изменить формат письма с «HTML» на «Обычный текст».
Перейти на вкладку «Дополнительно».
При необходимости установить дополнительные настройки:
- Форматы сохранения отчетов: определить форматы, в которых по умолчанию будут сохранены отчеты.
- Задать в табличной части для каждого отчета свой набор форматов в колонке «Форматы».
- В колонке «Отправлять пустой» установить флажок для отправки сформированного отчета, даже если он пустой.
- Установите флажок «Транслитерировать имена файлов», если имена отчетов должны содержать латинские буквы и цифры.
- Установите флажок «Архивировать в ZIP», если необходимо.
- Указать адрес электронной почты в поле «Адрес ответа», чтобы получать ответы на рассылку.
- Установить флажок «Отправлять письма через скрытые копии», чтобы скрыть от получателей остальных адресатов.
Нажать «Записать объект».

Рассылка расчетных листков

Все настройки завершены. Чтобы выполнить саму рассылку расчетных листов, пользователь должен произвести следующие действия:

Перейти в раздел «Администрирование», затем «Печатные формы, отчеты и обработки».
Выбрать «Рассылки отчетов», затем «Рассылка расчетных листков».
Нажать кнопку «Предварительный просмотр», чтобы просмотреть расчетный листок перед отправкой.
Начать рассылку можно по кнопке «Выполнить сейчас», если в настройках не установлено расписание.
Рассылка будет выполнена, если установлен флажок «Подготовлена».
После проведения рассылки программа выдаст сообщение о завершении.