Охотники на кофе, Сидс кофе

Создание системы калькуляции цен и управления затратами дистрибьютора кофе

Информация о компании

«Охотники на кофе» производят кофе по собственным рецептам.

«Охотники на кофе» производят зерно по собственным рецептам благодаря тесному сотрудничеству с фермерами-партнерами. Компания регулярно инвестирует в создание новых партий кофе (микролотов) и обновляет производственное оборудование.

Дистрибьютор уделяет особое внимание контролю качества на всех этапах логистической цепочки — от закупки до доставки. Эксперты оценивают каждую партию кофе, что гарантирует оптовым и корпоративным потребителям соответствие продукции высоким стандартам качества и вкуса. Кофейная продукция привозится контейнерами и хранится на специализированных складах.

«Охотники на кофе» на этапе обжарки выбирают и оценивают зерна кофе.
Источник фото: «Охотники на кофе».

Ситуация до внедрения

Для управления и учета в компании использовали набор автоматизированных инструментов:

• узкоспециализированный софт для российской индустрии поставщиков кофе;
• сервис для малого бизнеса по управлению денежными средствами;
• офисное приложение для работы с электронными таблицами;
• «Битрикс 24» для работы с клиентами.

Перед компанией «Охотники кофе» стояли амбициозные цели по укреплению позиций бренда на рынке поставщиков кофейной продукции. Планировалось повысить эффективность и укрепить стабильность бизнеса. Для выстраивания и реализации выбранной стратегии собственники компании пригласили директора по развитию.

Приглашенный эксперт занялся поиском продвинутых инструментов оптимизации работы компании. К обследованию бизнес-процессов подключили специалистов компании «1С‑Рарус», известной экспертизой в области автоматизации торговых предприятий.

Совместная проектная команда определила точки роста в совершенствовании подходов к анализу и управления затратами. До проекта «Охотники на кофе» испытывали потери из-за валютных колебаний и недостатка информации о них. Разница курсов валют создавала сложности учета затрат. Текущие программы не обеспечивали наглядную аналитику и корректный расчет себестоимости. Это ставило под сомнение возможность оперативного реагирования на изменения рынка.

Для построения ERP-системы компания рассматривала два комплексных решения на платформе «1С:Предприятие», в итоге остановились на «1С:Управление нашей фирмой». Решено было сделать упор на индивидуальной доработке системы, чтобы максимально учесть специфику деятельности «Охотники на кофе».

Цели проекта

Цель проекта — создание единой системы оперативного и управленческого учета на базе «1С:Управление нашей фирмой» для поддержки стратегии развития бренда в высококонкурентной среде.

Задачи проекта:

• Корректный расчет себестоимости: обеспечить достоверную калькуляцию затрат с учетом большого количества специфических отраслевых параметров.
• Создание системы аналитической отчетности: разработать инструменты для проведения глубокого анализа финансовых показателей и эффективности работы компании.
• Ведение оперативного учета в режиме «одного окна»: организовать учет таким образом, чтобы необходимые бизнес-процессы были доступны для пользователей в едином интерфейсе.
• Обеспечение соблюдения законодательства: внедрить современную систему, позволяющую вести учет в соответствии с изменениями законодательства и нормативных актов.

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема работы калькулятора себестоимости.

Уникальность и инновационность проекта

Специалистами «1С-Рарус» разработан сложный адаптивный инструмент — калькулятор цен. Это автоматизированное рабочее место, которое сочетает в себе:

• функции юнит-экономики, где юнитом является партия номенклатуры;
• конструктор цены для покупателя, которая зависит от указанных в калькуляторе условий;
• отчет в разрезе номенклатуры и партии номенклатуры, с учетом зафиксированных и расчетных данных по указанным правилам.

Разработанный калькулятор цен принципиально отличается от существующих типовых решений многофункциональностью и гибкостью настройки под специфику кофейного бизнеса. Инструмент позволяет «на лету» выполнять сложные расчеты отпускных цен, мгновенно учитывать множество переменных факторов: ситуация на бирже, в странах произрастания, сфере логистики, таможенного оформления, а также условия оплаты, объемы и регион поставки, и другие изменения, возникающие в ходе работы компании.

Калькулятор имеет два режима:

1. «Калькуляция». Позволяет увидеть запасы, которые уже размещены на складах или заказаны поставщикам, для формирования предзаказа клиента и последующего резервирования. Ведется расчет цены отгрузки в реальном времени по введенным условиям и параметрам. В данном режиме формируется коммерческое предложение для клиента.
2. «Отчет». В этом режиме выводится статистика по фактическим данным для отчетности перед собственниками и партнерами. Отчет позволят выводить любые дополнительные расходы, влияющие на себестоимость продукции (например, доставка до клиента, расходы хранения на сторонних складах). Отчеты формируются в указанном периоде в двух вариантах: по заказам поставщикам и по фактическим поступлениям номенклатурных позиций на склад.

Как работает калькулятор цен

В калькулятор цен добавлен функционал создания заказа покупателя с указанием рассчитанной цены запаса и последующим его резервированием на складе или в заказе поставщику.

Калькулятор цен (скриншоты приведены из демобазы).

Ключевым элементом калькулятора цен является справочник «Параметры расчета». Элементы справочника выводятся в виде столбцов.

В строках выводится рассчитанное значение по типам параметров расчета:

• «Устанавливаемый» — значение параметра устанавливается специальным документом.
• «Формула» — значение параметра рассчитывается по формуле.
• «Произвольный алгоритм» — значение параметра получается с помощью алгоритма, написанного на встроенном скриптовом языке 1С.
• «Группа параметров» — используется для добавления подчиненных параметров расчета с типом «Устанавливаемый». Значение можно выбрать из выпадающего списка.

Справочник «Параметры расчета».

Выпадающий список со значениями, сформированный параметром расчета с типом «Группа параметров».

По запросу компании для калькулятора специалистами «1С-Рарус» доработаны и разработаны следующие документы:

• «Заказ поставщику» — добавлена возможность указания партий номенклатуры, известных на этапе формирования заказа поставщику и требуемых для вывода предзаказа.
• «Установка дифференциалов поставщиков» — предназначен для установки и хранения истории скидок/наценок поставщиков в зависимости от цены на бирже.
• «Установка дифференциалов продажи» — устанавливает и хранит корректирующие коэффициенты, используемые при формировании цены на запасы.
• «Установка параметров расчета» — служит для определения и хранения значений параметров расчета с типом «Устанавливаемый».

Калькулятор цен значительно улучшает управление затратами компании:

• Дает возможность гибкой настройки расчета себестоимости с учетом разных параметров. Не требуется выполнять установку цен в информационной базе каждый раз, когда меняется тот или иной параметр (например, стоимость логистики, введение платы за экологический сертификат и т. д). Инструмент адаптируется под любые требования по расчету данных.
• Можно добавлять новые параметры расчета без привлечения разработчиков, обеспечивая максимальную оперативность реакции на изменения рынка. Отпускные цены формируются динамически на текущий момент времени с учетом всех заложенных предполагаемых расходов при закупке товаров и доставке до клиента.
• Позволяет анализировать прибыльность каждой партии номенклатуры за счет заданных в параметрах правил расчета.
• Можно не просто рассчитывать текущие цены, но и прогнозировать себестоимость будущих поставок, что является значительным преимуществом перед существующими специализированными решениями.

Результаты проекта

1. Автоматизировано формирование брендированного прайс-листа с учетом уникальных характеристик продукции.

   В форму печатного листа добавлены поля со множеством характеристик: урожай, регион и разновидность кофе, упаковка, статус наличия товара.

   

   Форма брендированного прайс-листа.

   Особенностями прайс-листа «Охотники на кофе» являются:

   • Динамическое формирование данных по наличию запаса на складе или месяцу поступления.
   • Вывод вкусового профиля согласно установленных значений в карточке номенклатуры.

   Группа специальных реквизитов «Колесо вкусов» содержат около 30 элементов, показывающих вкусовые свойства кофейной продукции. Менеджер может самостоятельно дополнять «Колесо» новыми вкусами, создавая дополнительные реквизиты справочника «Номенклатура». «Колесо вкуса» помогает клиентам подбирать и оценивать стоимость кофе в зависимости от вкусовых характеристик.

   

   «Колесо вкусов».

   Брендированный прайс-лист помогает покупателям получать исчерпывающую информацию, что значительно повышает привлекательность предложения компании.

2. Усовершенствованы процессы закупок:
   • Добавлена возможность формирования потребностей в закупке с указанием целевой цены продажи и приоритетности товаров для закупки.
   • Разработаны отчеты для логистов, позволяющие контролировать состояние контейнеров. Учитывается порционность контейнеров, находящихся в море и на таможне, количество забукированных и зафиксированных контейнеров.
3. Улучшены процессы продаж:
   • Разработан функционал запрета отгрузки при просрочке/превышении допустимой дебиторской задолженности клиентом. В исключительных случаях пользователь может оформить отгрузку клиенту, нарушившему условия договора, при наличии соответствующей роли или полных прав. В таком случае сообщения о превышении допустимой суммы кредита носит информационный характер и не блокирует проведение документов. Такие возможности системы позволяют придерживаться выбранного вектора кредитной политики и стратегии развития компании.
   • Реализован функционал контроля сроков резервирования товаров в заказах покупателей. В случае отсутствия оплаты покупателя происходит автоматическая отмена резерва по окончании его срока.
   • Разработаны внешние печатные формы по требованиям сторонних складов ответственного хранения:
     • заявка на склад на приемку товаров на основании данных о приходе;
     • заявка на склад на отгрузку на основании данных отгрузки.
   • Разработаны отчеты для контроля начисления расходов, анализа себестоимости и валовой прибыли.
4. Реализована интеграция с «1С:Бухгалтерия».

   Оформление первичных документов выполняется на стороне «1С:Управление нашей фирмой», далее документы и вся связанная нормативно-справочная информация выгружается в «1С:Бухгалтерия». Синхронизация элементов справочников и документов производится по ссылке при автоматическом обмене. Есть возможность настройки соответствия объектов двух баз при интерактивном обмене.

5. Создана база знаний для сотрудников компании.

   Видеозаписи уроков, разработанных специалистами «1С-Рарус» по кастомизированной системе, расшифрованы с помощью ИИ и превращены в удобную программу обучения. Информация разбита по блокам, добавлены временные метки. Упрощен доступ сотрудников к необходимой информации по созданной системе учета.

Шукюров Артем Михайлович,

директор по развитию «Охотники на кофе»:

«С компанией „1С-Рарус“ удалось не просто решить задачу внедрения учета на базе 1С:УНФ, но и реализовать поистине уникальное решение для отрасли. Это разработанный с нуля калькулятор с динамическим ценообразованием, учитывающий огромное количество настраиваемых параметров в рамках валютной выручки и биржевой торговли. Мы кастомизировали архитектуру номенклатуры, так как при импорте пищевого сырья важно учитывать не только количественные, но и вкусовые особенности продукта. С профессиональным интегратором на базе „1С:Управление нашей фирмой“ можно создать систему, подходящую для любого бизнеса».

	Экономический эффект от внедрения (%)
	снижение себестоимости продукции/услуг: 7% сокращение дебиторской задолженности: 5% сокращение трудозатрат в подразделениях: 85% сокращение операционных и административных расходов: 10%

	Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта
	1С:Управление нашей фирмой, ред. 3.0. Внедренные подсистемы: Управленческий учет, мониторинг показателей. Казначейство. Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS). Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.