Сплат Глобал

1С:Проект года

Международное развитие. Автоматизация процессов операционной деятельности иностранных офисов группы компаний SPLAT в 1С:Drive.

О компании

ООО «Сплат Глобал» — российская, динамично развивающаяся компания. Ведущий разработчик и производитель продукции в категориях ухода за полостью рта, бытовой химии и косметики, занимающий порядка 18% рынка в этой категории. Продукция марки SPLAT представлена на рынках более 60 стран мира, среди которых: Россия, Китай, Великобритания, Германия, Франция, Латвия, Турция, Украина, Белоруссия, Казахстан, Азербайджан, прочие.

Стратегия компании, начиная с 2013 года, связана с активным международным развитием. Каналы дистрибуции — гипермаркеты, супермаркеты, национальные торговые сети, магазины у дома, аптеки. На территории РФ 80% продаж производится через национальные торговые сети. Есть собственное производство, имеющее сертификат соответствия международным стандартам GMP Cosmetics, ISO 9001 и научная лаборатория для исследований и создания уникальных продуктов. В холдинге работает более 2 000 сотрудников.

из

История сотрудничества

Сотрудничество «1С-Рарус» с ГК SPLAT началось в январе 2017 года с проекта комплексной автоматизации деятельности группы компаний на базе интегрированных программных продуктов «1С:ERP», «1С:Документооборот», «1С:WMS Логистика. Управление складом», «1С:Управление холдингом».

Проект получил премию «1С:Проект года» в номинации «Лучший проект в отрасли: Химическая, нефтехимическая, фармацевтическая промышленность».

Новым этапом совместной работы стала автоматизация иностранных офисов компании на базе решения «1С:Drive». Проект стартовал в январе 2019 года.

Комплексная автоматизация деятельности ГК SPLAT на базе 1С:ERP, 1С:Документооборот, 1С:WMS Логистика. Управление складом, 1С:Управление холдингом

К началу проекта в январе 2017 года, в компании назрела необходимость трансформации информационной системы, связанная с потребностью бизнеса в получении оперативных данных в «едином информационном поле» и построении сквозных процессов планирования.

Необходимо было быстрее реагировать на изменения рынка, иметь гибкий инструмент моделирования, what‑if симуляций и анализа. Корпоративная информационная система состояла из нескольких разноплатформенных систем и локальных баз данных, не интегрированных между собой. Основной учет ведется в 1С:Управление производственным предприятием. Существующая ситуация не отвечала стратегии развития компании, так как:

• Отсутствовало планирование продаж, производства и закупок как единой цепочки поставок. Частые изменения планов сложно обеспечить вручную, увеличиваются риски недопоставки продукции и нарушения контрактных условий с крупными сетями.
• Отсутствовала система управления промо-объемами и бюджетом предоставленных скидок, который составляет значительную долю товарооборота компании. Данные вводились в персональные файлы менеджерами и не использовались при планировании в автоматическом режиме. Рост продуктового портфеля компании и увеличение количества разновидностей продукции для разных стран создавал сложности оперативного учета производства и логистики. Не велся оперативный производственный учет.
• Не автоматизирована работа лаборатории и службы качества на протяжении всего производственного цикла в соответствии с требованиями GMP Cosmetics, ISO 9001.
• Не использовалась система бюджетирования. Большая часть аналитических отчётов по планированию и финансовому учету строилась в Excel. Отсутствовала возможность получения финансовых данных в разрезе страны, региона, бренда.
• Не было системы для консолидации данных о деятельности представительств в других странах, весь учет велся в Excel, данные головной офис получал нерегулярно.

Цели проекта

Е. Демин,

генеральный директор ООО «Сплат Глобал»:

«Управлять растущим бизнесом, ориентируясь на отчетность, которую мы получаем через 20 дней после окончания месяца,... без возможности видеть финансовый результат наших действий в режиме реального времени — это все равно что ехать на автомобиле вперед, а смотреть в зеркало заднего вида».

В связи с развитием компании и принятой стратегией активного выхода на международные рынки, возникла необходимостью изменений в концепции управления в сторону интегрированного бизнес‑планирования.

В ООО «Сплат Глобал» было принято решение об открытии проекта с целью:

• Внедрить современную информационную систему класса ERP как единую систему ведения и планирования операций. Реализовать в системе возможность моделирования сценариев деятельности и оценки экономического эффекта в режиме реального времени. Обеспечить возможность получения данных о деятельности компании на внешних рынках (более 60 стран) в одной системе, формировать консолидированную финансовую отчетность, унифицированную для всех стран.
• Провести комплексную автоматизацию и оптимизацию всех функций, в т. ч. планирования, продаж, производства, закупок, доставки до клиента, финансов, казначейства.
• Повысить эффективность труда сотрудников не менее чем на 5% за счет сокращения рутинных операций.
• Оптимизировать существующую ИТ‑инфраструктуру.

На этапе планирования проекта был проведен выбор между системами двух крупнейших зарубежных ERP‑вендоров и 1С:ERP Управление предприятием по критериям:

• функциональность,
• стоимость внедрения и владения,
• возможность покупки отдельных модулей и гибкость развития системы.

Решение принято в пользу программных продуктов «1С:Предприятие»: «1С:ERP Управление предприятием 2» в связке с конфигурациями «1C:Документооборот», «1С:Управление холдингом» и «1С:WMS Логистика. Управление складом».

Реализация проекта

1. Команда. Проект реализовывался силами внутренней команды компании при методологической поддержке компании «1С‑Рарус». На протяжении 16 месяцев необходимо было совмещать проектную деятельность и поддержку работы 200 сотрудников в системе «1С:Управление производственным предприятием». Основной фокус был направлен на автоматизацию бизнес‑процессов, а не отдельных операций или рабочих мест.
2. Создание собственных подсистем. На протяжении проекта были созданы 4 подсистемы в контуре ERP для автоматизации процессов, которые до этого велись в электронных таблицах: «Система учета товарных знаков», «Система учета лабораторных исследований», «Система учета промоакций Promo Tool», «Система управления цепочкой поставок Supply Tool». В них работают около 250 пользователей.
3. Исполнение. Исполнение проекта был разделено на 2 этапа:
   • 1 этап. Перевод всех подразделений в 1С:ERP и отказ от применения старой системы «1С:Управление производственным предприятием». (январь 2017 — апрель 2018)
   • 2 этап. Развитие системы ERP, реализация и внедрение новых продуктов. (май 2018 — январь 2019)

Результаты проекта

Внедрена единая ERP-система «нового типа», в которой работают все структурные подразделения предприятия в соответствии с целями проекта. Организовано единое информационное пространство для ведения операций, документооборота и финансового анализа в рамках всего холдинга.

Основной состав и итоги работ 1 этапа:

• Внедрение системы «1С:WMS Логистика». Автоматизировано порядка 100 рабочих мест. Организован учет товарно‑материальных ценностей в разрезе партий, складов, сроков хранения партий. В системе производится формирование и контроль загрузки склада. На производстве автоматизированы процессы движения сырья и материалов вплоть до загрузки в рабочий центр.
• Внедрение подсистемы «Казначейство». Введено управление денежными средствами и кредитным портфелем холдинга, применение платежного календаря, контроль лимитов дебиторской задолженности и лимитов отгрузок в случае неоплаты предыдущих заказов.
• Внедрение подсистемы «Закупки». Значительно доработан и внедрен функционал обеспечения потребностей компании. Менеджер по закупкам в онлайн режиме получает информацию об изменениях потребностей производства и других подразделений (с учетом остатков на складах, заказов поставщикам, страховых запасов, аналогов номенклатуры), что позволяет раньше принимать решения, связанные с изменением потребностей. Реализован новый функционал по учету заявок на вывоз товара от поставщиков. Система предоставляет функционал по управлению и контролю заказами поставщикам (более 2 000 позиций ежемесячно), заявками на вывоз, оперативной отправке заказов и заявок поставщикам.
• Внедрение подсистемы «Производство». Компания производит более 500 торговых наименований и более 10 млн штук продукции ежемесячно. Операционный цикл автоматизирован и отражается в ERP в онлайн режиме. Это позволяет контролировать выполнение производственного плана и итоги работы смен. Разработана и внедрена процедура распределения еженедельного графика производства до уровня смены с учетом факторов оптимальной загрузки рабочих центров, доступности ресурсов, количества и длительности переналадок оборудования.
• Регламентированный учет. Переведен бухгалтерский учет по группе компаний в 1С:ERP Управление предприятием 2 из 1С:Управление производственным предприятием. Автоматизированы процессы сбора закрывающих документов, контроля производственных операций, применен функционал ВГО, что особенно актуально в условиях холдинга.
• Внедрение подсистемы «Продажи и отдел по работе с клиентами». Автоматизирован учет заказов клиентов, процессы обработки и отслеживания статусов заказов в связке с системой «1С:WMS Логистика. Управление складом». Значительно доработан механизм предоставления скидок. Ведется прогнозирование дефицита складских остатков на ежедневной основе.
• Внедрение подсистемы «Управление ремонтами». Ведется учет графиков работы рабочих центров, планируется и фиксируется выполнение технического обслуживания, плановых и внеплановых ремонтов, ограничения по работе производственных мощностей. Данные об ограничениях в связи с ремонтами используются в системе планирования.
• Автоматизация лаборатория и службы качества в соответствии с требованиями GMP. Ведутся в электронном виде результаты исследований и контроля качества продукции и производства, возможно проследить партию готовой продукции от закупки сырья до отгрузки клиенту.
• Автоматизация учета товарных знаков. Учитывая продажу продуктов компании более чем в 60 странах мира, особенно важно было организовать учет государственной регистрации товарных знаков в странах реализации продукции, контроль оплаты, контроль ввода в эксплуатацию. Выполнена интеграция с подсистемой бухгалтерского учета.
• Внедрение подсистемы «Учета кадров и расчета заработной платы». Автоматизированы процессы: кадровое делопроизводство, выплаты заработной платы, ведения договоров ГПХ и договоров займов, ведения штатного расписания. Реализованы собственные функциональные блоки: учет оценки персонала, учет курсов обучения, KPI на производстве.

Основной состав и итоги работ 2 этапа:

• Бюджетирование и консолидация. Внедрены процессы сбора и фиксации бюджетов по группе компании и их консолидация в системе «1С:Управление холдингом», а также сбора данных о фактической деятельности и контроль исполнения бюджета.
• Документооборот. Автоматизированы процедуры согласования документов компании. Кроме того реализован электронный архив, позволяющий в автоматическом режиме привязывать бумажные копии оригиналов документов к документам в системе.
• В течение 2-го этапа, команда проекта разработала и внедрила 2 уникальных продукта Supply Tool и Promo Tool.

Supply Tool — система для управления цепями поставок. В системе производятся расчеты для поддержания оптимального страхового запаса в сырье и готовой продукции, планируется загрузка производства помесячно\понедельно\посменно с учетом ограничений. Для этого реализованы следующие модели:

• Модель трансформации прогнозного плана продаж из месячного в недельный с учетом: исторических данных по продажам, динамики фактических отгрузок, данных по промо акциям из Promo Tool, экономического региона: РФ, СНГ, EMEA, Китай и т. д.
• Модель формирования плана запасов и производства готовой продукции. Учитывает следующие ограничения: запасы готовой продукции в границах min‑max, остаточный срок годности, страховой запас, цикличность производства, партия производства, кратность выпуска полуфабрикатов.
• Модель формирования плана производства по спецификациям с учетом смены дизайнов упаковки готовой продукции и перехода с одного сырья на другое при изготовлении полуфабрикатов. Учитывает следующие ограничения: план смены дизайнов, план перехода по сырью.
• Модель обеспечения потребностей. Учитывает следующие ограничения: запасы товаров на наших складах, заказы поставщикам, страховые запасы на наших складах, страховые запасы на складах поставщиков, запасы, заказы, страховые запасы аналогов номенклатуры.

Promo Tool — система для контроля объемов продукции и коммерческих условий по крупным сетям в разрезе каналов продаж для проведения промоакций, а также для использования данных о промо объемах в целях планирования и прогнозирования (200 АРМ). Для этого реализован следующий функционал:

• Ввод командой продаж данных о планируемых промо активностях с онлайн контролем ключевых показателей эффективности акции.
• Согласование плановых и фактических данных по промо активностям.
• Контроль изменения согласованных данных о промо активностях.
• Автоматизированное создание и предоставление скидок в заказах покупателей.
• Формирование данных необходимой структуры для смежных подсистем «Планирование продаж», Supply Tool.
• Набор аналитических отчетов и процедур, позволяющих контролировать работу по предоставлению скидок территориальными менеджерами, оценивать эффективность проведенной акции, превышение запланированных объемов промо.

Характеристики проекта

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедренные программные продукты

1С:ERP Управление предприятием

• Централизованное казначейство.
• Управление продажами.
• Управление производством.
• Управление закупками.
• Управление складом и запасами.
• Управление затратами и расчет себестоимости.
• Управление персоналом и расчет заработной платы.
• Бухгалтерский и налоговый учет.
• Бюджетирование и финансы.
• Мониторинг и анализ показателей деятельности.
• Управление ремонтами.

1С:Документооборот

1С:WMS Логистика. Управление складом

1С:Управление холдингом

Масштаб проекта

• Общее число автоматизированных рабочих мест: 700.
• Количество одновременно работающих пользователей: 350.
• Количество вводимых документов в месяц: около 100 000.

Архитектура информационной системы

Для управления всеми процессами группы компаний SPLAT используется единая информационная система, состоящая из тесно интегрированных компонент.

Сроки и качество

• Отклонение по срокам: 0%.
• Отклонение по бюджету: 0%.
• Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10.
• Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10‑балльной системе: 10.

Экономический эффект от внедрения

• Сокращение трудозатрат в подразделениях на 5%.
• Ускорение получения управленческой отчетности на 30%.
• Ускорение обработки заказов на 20%.
• Сокращение производственных издержек 5%.
• Рост производительности труда в производстве на 5%.
• Сокращение длительности простоев оборудования на 10%.

Международное развитие. Автоматизация процессов операционной деятельности иностранных офисов группы компаний SPLAT в 1С:Drive

В январе 2019 года центральный офис ГК SPLAT успешно завершила проект создания единой информационной системы на базе интегрированных программных продуктов 1С:ERP, «1С:Документооборот», «1С:WMS Логистика. Управление складом» и «1С:Управление холдингом».

Новым этапом развития информационной инфраструктуры стала автоматизация иностранных офисов компании на базе решения «1С:Drive». В условиях стремительного развития рынка и необходимости быстрой реакции на изменения и принятия решений работа в электронных таблицах была неэффективна. Существовала проблема дублирования и обмена информацией, требовалось много времени для сбора и подготовки аналитической отчетности.

В компании стартовал процесс построения единой интегрированной системы планирования, предполагающий включение новых рынков в единый контур планирования спроса, управления цепочкой поставок и бюджетирования с процедурой быстрого закрытия отчетного периода. Сбор информации через локальные файлы не позволял проводить эту процедуру своевременно и качественно.

Цели проекта

Компания ООО «Сплат Глобал» непрерывно развивается и растет, активно выходя на международные рынки. Руководством холдинга было принято решение о старте проекта автоматизации операционной деятельности и учета компаний в странах Евросоюза и Азии.

На этапе старта проекта были выделены следующие цели:

• Разработка и внедрение гибкой масштабируемой системы, позволяющей управлять операционной деятельностью и способствовать развитию бизнеса на международных рынках.
• Создание единой бизнес-модели холдинга. Отражение процессов закупок, продаж, планирования, ценообразования, казначейства, контрактования в информационной системе. Разработка регламентов локальных процессов и процессов взаимодействия с центральным офисом.
• Обеспечение интеграции деятельности иностранных компаний в бизнес‑процессы холдинга.
• Получение в режиме реального времени отчетности о деятельности и финансовых результатах иностранных офисов для принятия управленческих решений.
• Повышение контроля за исполнением бюджетной дисциплины, автоматизация системы бюджетного контроля и прогнозирования будущих расходов.
• Организация централизованного казначейства на базе единого ИТ‑продукта, контроль оплат и бюджетов движения денежных средств.
• Внедрение системы отчетности о деятельности зарубежных офисов по стандартам МСФО, интегрированной с единой информационной системой холдинга.

Результаты проекта

Учетная система иностранных подразделений компании SPLAT создана на базе конфигурации «1С:Drive».

Функционал этого программного продукта максимально отвечает заявленным требованиям и обеспечивает обмен информацией с основной системой учета центрального офиса 1С:ERP и системой консолидированной отчетности — «1С:Управление холдингом».

Основные результаты реализации проекта

• Перевели иностранные компании на стандартизированные процессы группы.
• Все процессы централизованы и вертикально‑интегрированы с системами штаб‑квартиры.
• Добились полного покрытия автоматизации всего функционального и организационного периметра группы компаний.
• Продукт позволил создать объединенный центр обслуживания в одной из стран присутствия, который покрывает всю Европу и Азиатско‑Тихоокеанский регион. Customer service, Financial accounting, Supply chain.
• Добились быстрого финансового ежемесячного закрытия — 4‑6 дней.
• Система отчетности позволяет в режиме онлайн видеть узкие места и оперативно реагировать на текущую ситуацию.
• Оперативность предоставления данных повысила скорость реагирования бизнеса на текущие изменения.
• Внедрена система внутреннего контроля расходов по регионам UK, Germany, Hong Kong.

Основной состав и итоги работы в рамках подсистем:

• внедрение подсистемы «Планирование продаж»;
• внедрена подсистема «Закупки»;
• внедрена подсистема «Продажи»;
• внедрена подсистема «Склад, логистика»;
• внедрение подсистемы «Казначейство и дебиторская задолженность»;
• внедрение подсистемы «Финансовая отчетность по МСФО».

Характеристики проекта

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты

1С:Drive

• Планирование продаж.
• Управление продажами.
• Управление закупками.
• Управление складом.
• Казначейство.
• Управление дебиторской задолженностью.
• Финансовая отчетность по МСФО.
• Подсистема согласования заявок на расход.
• Управление персоналом и расчет заработной платы.

Архитектура решения и масштаб проекта:

• Проект выполнялся по классической проектной методологии WaterFall с применением Agile внутри этапов.
• Количество автоматизированных рабочих мест: 30.

Экономический эффект от внедрения

• Сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%.
• Ускорение получения управленческой отчетности: 50%.
• Ускорение получения регламентированной отчетности: 25%.
• Рост оборачиваемости складских запасов: 15%.
• Сокращение сроков исполнения заказов/оказание услуг: 30%.
• Ускорение обработки заказов: 35%.
• Сокращение дебиторской задолженности: 10%.