«Трансинжстрой» в 2 раза ускорил закрытие периода и формирование отчетности 11 предприятий
Информация о компании
Акционерное общество «Трансинжстрой» (АО «Трансинжстрой») — многопрофильная строительная организация.
В составе компании — головной офис и 10 филиалов, включающих:
— проектное бюро;
— обособленные подразделения механизации, автотранспорта;
— строительно-эксплуатационное управление;
— заводские цеха по выпуску металлоконструкций, ремонту строительных механизмов и оборудования.
АО «Трансинжстрой» занимается качественным проектированием и строительством транспортных и инженерных сооружений, в том числе метро, объектов жилищного и социально-культурного назначения. Компания обладает высокоэффективными горнопроходческими и строительными технологиями. Всего на предприятиях «Трансинжстрой» задействовано 6700 сотрудников.
Ситуация до внедрения
Более 10 лет назад в компании «Трансинжстрой» был внедрен отраслевой продукт «1С:Подрядчик строительства», а также использовались не интегрированные между собой решения автоматизированного проектирования, сметного проектирования и управления проектами.
Руководство компании понимало, что нужно двигаться к цифровой трансформации бизнеса. В конце 2022 года на предприятии стартовал проект поэтапной автоматизации с использованием программных продуктов нового поколения на базе платформы «1С:Предприятие 8.3». Для построения единой информационной системы выбран комплекс программных продуктов 1C, базирующихся на специализированной отраслевой конфигурации «1C:ERP Управление строительной организацией 2» («1С:ERP УСО»).
В пользу выбранного комплекса сыграла возможность одновременно вести управленческий, бухгалтерский, налоговый учет и формировать отчетность, в том числе по стандартам МСФО, а также гибкость и возможность кастомизации без изменения внешней конфигурации. В качестве партнера по внедрению приглашен разработчик комплекса — компания «1С-Рарус».
Цели проекта
Создание системы управления предприятием на базе платформы «1С:Предприятие 8» с интеграцией всех используемых подсистем для сокращения операционных и административных расходов и ускорения подготовки отчетности.
Задачи проекта:
- Организация эффективного учета деятельности всех служб, с единым циклом от закупки до исполнения строительных работ.
- Повышение эффективности управления и прибыльности.
- Ускорение формирования отчетности.
- Возможность анализировать, планировать и гибко управлять ресурсами.
Регион внедрения: г. Москва и Московская область, г. Уфа и г. Межгорье (Республика Башкортостан).
Уникальность и инновационность проекта
В структуре компании четыре строительно-монтажных управления, остальные филиалы несут вспомогательные функции, в том числе оказывают услуги по переработке, перевозкам, производят и поставляют строительные и прочие материалы. Цикличность производства не позволяла использовать типовые механизмы межфилиального документооборота ERP-системы, когда стоимость затрат и материалов фиксируется сразу при передаче.
Себестоимость по филиалам формируется по разным правилам, действует единый центр закупки и снабжения материальными ресурсами, в котором ведется партионный учет стоимости материалов, а во всех остальных филиалах применяется метод оценки по средней стоимости. Важной и сложной задачей проекта была доработка возможности запускать закрытие месяца по каждому филиалу отдельно, без общего расчета себестоимости по всем филиалам одномоментно.
Совместная проектная команда «Трансинжстрой» и «1С-Рарус» разработала и внедрила алгоритм, где каждый филиал для целей передачи затрат закрывает период в определенной последовательности, и далее выполняется общий расчет себестоимости. Также разработан механизм, позволяющий после проверки документа «Авизо» фиксировать движения и проводки каждой операции, которые никто не имеет права менять. Это позволило вести обособленный межфилиальный документооборот с сохранением корректного расчета себестоимости, а также сократить ошибки и упростить формирование отчетности.
В компании был инициирован внутренний проект «Быстрое закрытие», в рамках которого специалисты «1С-Рарус» организовали для филиалов цикл обучающих мероприятий по закрытию периодов, подготовили и передали пользователям набор инструкций, в том числе в видеоформате.
Результаты проекта
- Учет 11 предприятий (головной офис и 10 филиалов в разных регионах) за полгода полностью переведен в новую ERP-систему. Чтобы выполнить переход в сжатые сроки, было принято дальновидное решение отказаться от ведения параллельного учета в двух базах:
- Начиная с 1 января 2023 года, пользователи начали самостоятельно вводить в систему данные первичных документов, для чего в декабре 2022 года было проведено предварительное обучение сотрудников. Поддержка пользователей осуществлялась командой «1С-Рарус» параллельно с переносом данных из предыдущей системы и разработкой конфигурации.
- Перенесены данных из 11 баз центрального офиса и филиалов компании в базу «1С:ERP Управление строительной организацией». Правила переноса данных начали разрабатываться в ноябре 2022 года. Первый тестовый перенос выполнен в декабре 2022 года, а первый рабочий перенос — 2 января 2023 года. Выполнено множество итераций переносов остатков, что обусловлено корректировкой по итогам года остатков в предыдущей базе.
- Закрытие периодов по регламентированному учету выполняется в запланированные сроки за счет работы в единой учетной системе. Годовая отчетность и отчеты за 1 квартал 2023 года были сданы вовремя.
- Внедрение алгоритма последовательного закрытия и индивидуальных правил распределения и передачи затрат между филиалами позволило ускорить процесс закрытия месяца в 2 раза.
- Менеджмент компании оперативно получает отчетность в необходимых разрезах. Осуществляется своевременное оповещение ответственных лиц и руководителей о критичных показателях компании.
- Новая система позволяет получать детальную информацию по налогообложению, в частности, по оперативным регистрам, на что были потрачены значительные ресурсы проекта. Типовые отчеты помогают проверять корректность расчета единого налогового платежа.
- Автоматическое создание операций между филиалами на принимающей стороне, которые не требуют единого закрытия месяца, позволило сократить время закрытия периодов, т. к. процесс исправления обнаруженных ошибок выполняется оперативно сотрудниками филиалов.
- Интеграции с используемыми компанией системами позволили сэкономить финансовые и человеческие ресурсы на внедрение аналогичного функционала в «1С:ERP УСО» и не вызвало перебоев в работе компании по уже налаженным процессам согласования платежей, бюджетирования, складского учета, согласования договоров и учета автотранспорта.
- Налажен прозрачный межфилиальный документооборот с автоматическим созданием «зеркальных» документов и правилами последовательной обработки документов. Используются совместные журналы документов «Авизо» со статусами обработки, с запретом внесения изменений в документах на стороне отправителя, если документы утверждены получателем.
- Добавлена возможность фиксации стоимости материалов при передаче между филиалами, что позволило сохранить утвержденные в компании правила ведения учета и расчета себестоимости.
- Настроен учет выполнения строительно-монтажных работ по ПБУ 2/2008, что реализовано благодаря внедрению использования отраслевых документов по учету выпуска, приемки и реализации строительно-монтажных работ.
Планы развития системы
- Приоритетная задача на 2024 год — автоматизация учета по международным стандартам финансовой отчетности с отражением внутригрупповых оборотов. Команда «1С-Рарус» адаптировала методическую модель учета и отчетности по МСФО под потребности компании, провела консультации по вариантам настройки и использования данного функционала.
- Планируется внедрить внутренний электронный документооборот. Для согласования и подписания документов различными вариантами электронных подписей дорабатывается интеграция системы с «1С:Документооборот КОРП 3.0 », и функция по автоматической связи исходящих и входящих документов «Авизо». В ближайших планах расширить внутренний ЭДО на филиалы группы «Трансинжстрой».
- В планах развития системы стоит отказ от отдельных конфигураций и перевод в «1С:ERP УСО» процессов:
- складского учета;
- бюджетирования по стандартам компании;
- учета и согласования платежей;
- заявочной кампании;
- календарно-сетевого планирования строительно-монтажных работ с функцией планирования закупки материалов.
Отзыв о проекте
Архитектура решения и масштаб проекта
Архитектура системы «1С:ERP Управление строительной организацией 2» в «Трансинжстрой»
На базе комплекса «1С:ERP Управление строительной организацией» специалисты «1С-Рарус» автоматизировали следующие бизнес-процессы компании:
Бухгалтерский учет:
- Учет выполнения строительно-монтажных работ по ПБУ 2/2008 с помощью отраслевого функционала по выпуску, приемке и реализации работ (доработки расчета себестоимости работ и объектов строительства).
- Учет основных средств и НМА (доработки для передачи между филиалами стоимости и сумм накопленной амортизации при перемещении основных средств и выполнении независимого закрытия месяца).
- Передача финансового результата из филиала в головное предприятие (доработки по правилам компании, что позволяет выполнять корректное закрытие месяца).
- Учет резервов по выполненным работам (доработки по начислению и списанию резервов по правилам компании).
- Учет гарантийных удержаний по строительным договорам.
- Учет налогов.
Расчет финансового результата, контроллинга:
- Реализован специальный функционал для операций внутри группы компаний и контроля корректности внутригрупповых операций «Авизо», который исключил ошибки в документообороте и учете за счет запрета односторонней корректировки документов и повысил скорость взаимодействия между филиалами.
В частности, разработан функционал:- передача непредъявленной выручки по филиалам;
- передача взаиморасчетов;
- передача прочих доходов и расходов;
- перемещение основных средств, в т. ч. основных средств, числящихся на забалансовых счета бухгалтерского учета;
- перемещение товаров;
- передача денежных средств;
- передача авансовых отчетов;
- передача товарно-материальных ценностей, числящихся на забалансовых счета бухгалтерского учета;
- отражение «зеркальных» проводок по компании для контроля оборотов 79 счета между филиалами;
- рабочий стол для согласования приемки «Авизо», журналов документов;
- автоматическое создание и обновление корреспондирующих документов «Авизо»;
- контрольные процедуры по связанным документам «Авизо» в зависимости от статуса: проведение, отмена проведения, пометка удаления;
- перемещение товаров между филиалами для записи себестоимости товаров по средней или документу поступления;
- создание на основании документа корректировки задолженности документов «Счет-фактура выданный и полученный на аванс»;
- печатные формы «Авизо» для каждого вида операции;
- отчеты «Сравнение документа с корреспондирующим документом (Прочие доходы и расходы)», «Сравнение документа с корреспондирующим документом (Перемещение товаров)», «Сравнение документа с корреспондирующим документом (Перемещение ОС)», «Сравнение документа с корреспондирующим документом (Корректировка долга)»;
- отчет «Отчет по операциям по головной организации».
- Реализовано раздельное закрытие месяца, что позволяет ускорить обработку неточностей, выявленных системой, за счет возможности параллельной работы сотрудников филиалов.
В частности, разработаны следующие функции:- закрытие месяца по каждому филиалу отдельно, без необходимости запуска общего закрытия;
- начисление и списание резервов предвиденных расходов;
- закрытие 23 счета: передача в филиалы и распределение по счетам;
- распределение 25 счета без создания документов по выработке сотрудников;
- закрытие 20 счета;
- реализация рабочего места по закрытию месяца;
- добавление налогового учета по 46 счету в первичных документах;
- списание погрешностей расчета себестоимости, возникающих при перемещениях и реализациях товаров, на прочие расходы по статье расходов;
- передача финансового результата по 90 и 91 счетам в головную организацию;
- учет забалансовых ТМЦ в стоимостной оценке;
- передача разницы себестоимости фактической и плановой по материалам между филиалами;
- учет прочих расходов и доходов.
Отчетность:
- Разработаны для целей предоставления оперативной отчетности руководству компании и филиалов по стандартам «Трансинжстрой» следующие отчеты:
- расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности;
- сводный Авизо;
- сроки хранения материалов (свыше 6 месяцев) по средней цене;
- сроки хранения товаров (интервалы до 1 года, 1-2, 2-3 лет);
- сроки хранения товаров (до 1 года);
- сроки хранения товаров (долгосрочный);
- ФСБУ Отчет по материалам-резервам;
- ФСБУ Отчет по основным средствам;
- инвентаризация взаиморасчетов (дата договора, дата задолженности);
- материальный отчет;
- отчет по ДДС (расшифровка сумм НДС);
- перечень ОС приобретенных самостоятельно;
- реестр списанных основных средств;
- реестр документов по Авизо;
- корректировка материалов;
- сравнительный анализ счета 76.АВ;
- отчет по распределению затрат СМУ-158;
- прибыль от продаж;
- налог на имущество;
- отчет по использованию лимита накладных расходов;
- реестр материальных документов, сформированных без использования складских ордеров;
- отчет План-Факт;
- отчет по показателям эксплуатации техники.
Казначейство:
- Выполнена интеграция с корпоративной системой учета заявок на оплату (ФЭПиО), что позволило сэкономить финансовые и человеческие ресурсы проекта и исключить возможные сбои при переходе на новую систему.
Для этих целей разработан следующий функционал:- автоматическое проведение «Заявок на расход ДС» при проведении «Реестра на оплату» и отключение контроля статуса «Заявок на расход ДС» при создания «Безналичных списаний ДС»;
- автосоздание заявки на расход денежных средств для головной организации и филиала для передачи денежных средств между ними;
- документ «Реестр платежей»;
- использование «лимитных» заявок на расход денежных средств, по которым можно выполнять оплату нескольким контрагентам.
- Внедрены типовые функции учета операций по банку и кассе, учет операций с подотчетными лицами, учет операций по займам, аренде (лизингу).
Управление закупками:
- Загрузка из «1С:Управление торговлей 11» поступлений по складским ордерам позволила ускорить время оформления документов приобретения товаров и сократить объем обучения сотрудников склада.
Управление запасами:
- Учет ТМЦ на складе и в эксплуатации (доработки в части забалансового суммового учета для целей учета остаточной стоимости ТМЦ в эксплуатации, в частности, разработаны отчеты для расчета стоимости и расчет сумм удержаний при увольнении сотрудников при сохранении за ними спецодежды и спецоснастки).
- Инвентаризация, списание, оприходование материалов.
- Разработка механизма настройки разных видов ценности номенклатуры для одной номенклатуры для учета разных субсчетов НДС для одной номенклатуры в зависимости от филиала и склада хранения.
- Разработка механизма заполнения счетов учета в документах приобретения и перемещения номенклатуры и автоматического сохранения в настройках программы для упрощения работы по настройке счетов учета номенклатуры.
- Разработка функционала оборачиваемых товаров для возможности учета опалубки.
- Доработка функционала списания стоимости малоценных ТМЦ по бухгалтерскому учету на разные счета учета расходов в зависимости от организации и склада хранения с учетом передачи между филиалами только налогового учета и количества.
Управление продажами:
- Продажа товаров, услуг и работ, в том числе строительных.
- Производство продукции из давальческих материалов (доработана возможность передачи материалов по давальческому производству без указания выпускаемой продукции).
- Доработка документа «Реализация товаров и услуг» для учета себестоимости товаров по контролируемым сделкам.
Управление строительным производством:
- Производство по заказам и без заказов для целей учета корректной себестоимости выпускаемой продукции (разработка функционала сохранения плановой цены на продукцию из документа «Производство без заказа»).
- Переработка материалов на стороне (адаптация под особенности учета компании, с целью сокращения трудозатрат по вводу цепочки документов).
Схема интеграций «1С:ERP Управление строительной организацией» с другими системами компании
Специалисты «1С-Рарус» настроили интеграционные взаимодействия с используемыми компанией системами:
- Корпоративная система учета контрагентов и договоров (СЭД) на базе «1С:Документооборот КОРП». В ERP-систему загружается информация по контрагентам, объектам строительства и договоры с контрагентами.
- Корпоративная система финансово-экономического планирования и отчетности (ФЭПиО) на платформе «1С:Предприятие». В «1С:ERP УСО» передаются согласованные к оплате заявки на расходование денежных средств и реестры от филиалов. Далее в ERP-системе на основании этих заявок формируются платежные документы, выполняются платежи и происходит обмен с клиент-банком. Также в ERP-систему загружаются статьи движения денежных средств и обратно выгружаются основные средства и информация о принятии к учету основных средств, а также банковские счета.
- «1С:Управление торговлей 8». Складские ордера загружаются в ERP-систему в табличную часть «Товары» в документы «Приобретение товаров и услуг», «Перемещение товаров» и «Реализация товаров и услуг».
- «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП». Из отраслевой системы в ERP-систему загружаются «Транспортные средства» и документы «Внутреннее потребление товаров» и «Приобретение услуг и прочих активов» на основании «Ремонтных листов». Из ERP-системы в транспортную подсистему выгружаются данные по амортизации, транспортному налогу, накладные расходы.
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». В ERP-систему загружаются данные «Отражение зарплаты в финансовом учете», «Резервы по оплате труда» и «Начисление Единого налогового платежа по филиалам».
|
Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта |
|
Наименование продукта:
1C:ERP Управление строительной организацией 2 Версия платформы «1С:Предприятие»: 8.3 Внедренные подсистемы продукта:
|
|
Сроки и качество (по 10-балльной системе): |
|
|
|
Сроки и качество: |
|
|
Экономический эффект от внедрения |
|
