Внимание! Самовывоз только после резервирования товара с помощью заказа на сайте и подтверждения готовности отгрузки со стороны менеджера отдела продаж.
Разработка нормативных документов является трудоёмким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота и хранения документов, а также повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов.
«1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Архив. Комплект нормативных документов — 2023. Методика управления документами и совместной работой» (далее — Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программ «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Архив». Данное издание привязано к возможностям указанных программ.
В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота и архива. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота и системы хранения документов.
Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:
- постановки и рационализации документооборота и системы хранения документов;
- подготовки документных процессов к автоматизации;
- регламентации документооборота и архива;
- организации совместной работы сотрудников.
Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах — обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.
Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20% с учетом отраслевой специфики компании).
Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.
Комплекты документов рассчитаны на документоведов — организаторов документационного обеспечения управления и архивистов, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота и системы хранения электронных документов, консультантов в области автоматизации документооборота и архива, специалистов‑управленцев, а также партнеров фирмы «1С», оказывающих услуги по внедрению программ «1С:Документооборот» и «1С:Архив».
НОВОЕ В РЕДАКЦИИ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ
В Комплект документов впервые включены Положение об архивном хранении документов, Положение о хранении электронных документов, Положение об экспертной комиссии, которые устанавливают требования к обеспечению сохранности бумажных и электронных документов, проведению экспертизы ценности документов, соблюдению правил хранения документов.
Положение о хранении электронных документов разработано с учетом использования для хранения электронных документов 1С:Архива.
Положение о делопроизводстве переработано с учетом использования «1С:Документооборота 8» как редакции 2.1, так и редакции 3.0, а также с учетом использования 1С:Архива.
В Комплект документов включен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность Архива, как подразделения организации. В пакет включено Положение об Архиве, разработанное на основании типового положения об архиве, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. №42 и должностные инструкции руководителей и специалистов Архива, разработанные в соответствии с профессиональными стандартами «Специалист архива», утвержденным приказом Минтруда России от 18 марта 2021 г. №140н и «Специалист электронного архива», утвержденным приказом Минтруда России от 19 апреля 2018 г. №266н.
В связи с проектами организаций по внедрению 1С:Архива в Комплект документов включен Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы хранения электронных документов 1С:Архив. Приказ разграничивает зоны ответственности между службой Архива и службой информационных технологий в части эксплуатации системы электронного архива.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ
Взаимоувязанное внедрение 1С:Документооборота 8, 1С:Архива и методики постановки документооборота и системы хранения документов, заложенной в Комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационных систем и на управлении предприятием в целом.
Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:
- Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот и архивное хранение документов.
- Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
- Основана на функциональных возможностях 1С:Документооборота и 1С:Архива и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
- Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
- Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства и архива, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
- Поддерживает процессно‑ориентированный подход к системе управления.
- Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
- Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
- Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
- Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
- Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес‑процессов организации.
СОСТАВ ПРОДУКТА
Издание содержит комплекс взаимоувязанных нормативных документов, который служит единой методической основой документооборота.
В комплект документов КОРП входят:
- Положение о делопроизводстве.
- Положение об использовании простой электронной подписи.
- Положение об использовании усиленной электронной подписи.
- Положение об архивном хранении документов.
- Положение о хранении электронных документов.
- Положение о службе делопроизводства.
- Положение об Архиве.
- Положение об экспертной комиссии.
- Должностные инструкции сотрудников службы делопроизводства (7 документов).
- Должностные инструкции сотрудников Архива (5 документов).
- Положение о договорной работе.
- Положение о работе с распорядительной документацией.
- Положение о работе с локальными нормативными актами.
- Положение о работе с обращениями клиентов.
- Положение о работе с обращениями граждан.
- Положение о планировании и контроле рабочего времени.
- Положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий.
- Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы.
- Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы управления документами «1С:Документооборот».
- Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы хранения электронных документов «1С:Архив».
- Приказ о работе в системе управления документами «1С:Документооборот».
- Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи.
- Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи.
- Приказ о делегировании полномочий.
- Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи.
- Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы.
- Альбом унифицированных форм документов (33 шаблона и 9 бланков).
