Издательство:
1С-Паблишинг
Управленческая деятельность любой компании осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются как источником информации для принятия управленческих решений, так и результатом и инструментом управленческой деятельности.
Внедренная система документооборота позволяет структурировать весь объем документации, регламентировать единые правила оформления документов и служит критерием и показателем эффективности работы компании. Компания, желающая обеспечить успех в долгосрочной перспективе, просто обязана выстроить систему документооборота, а в текущих реалиях – еще и автоматизировать максимум функций управления этой системы.
Система автоматизации «1С:Документооборот 8», о которой идет речь в этой книге, не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
Система позволяет упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
В книге приводятся ответы на наиболее часто задаваемые пользователями системы вопросы.
Главная цель книги – оказать практическую помощь в организации системы электронного документооборота с использованием «1С:Документооборот» и научить пользователей использовать возможности программы более эффективно.
Книга не заменяет штатную документацию к программному продукту, входящую в комплект поставки, и не ставит целью обучить работе с программным продуктом «с нуля».
Содержание
Введение
Глава 1. Общие вопросы по делопроизводству и документообороту
Чем делопроизводство отличается от документооборота?
Чем отличаются понятия «документ» и «официальный документ»?
Для чего нужна автоматизация делопроизводства?
Какие основные нормативные документы регламентируют ДОУ в России?
Как подготовить организацию к внедрению системы электронного документооборота?
Глава 2. Общие вопросы по работе с программой «1С:Документооборот»
Работает ли программа «1С:Документооборот» в реальных организациях?
Можете ли вы привести примеры удачных внедрений «1С:Документооборот»?
Все ли партнеры «1С» могут заниматься продажей и внедрением «1С:Документооборот»?
Где можно скачать демонстрационную версию продукта «1С:Документооборот?»
Требованиям каких нормативных документов и стандартов соответствует «1С:Документооборот»?
Удовлетворяет ли «1С:Документооборот» требованиям по работе с персональными данными и конфиденциальной информацией?
Поддерживает ли «1С:Документооборот» Федеральный Закон №210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
Можно ли в «1С:Документооборот» хранить конфиденциальные данные?
Может ли работать «1С:Документооборот» на мобильных устройствах?
Можно ли в «1С:Документооборот» использовать электронную подпись?
Какую версию «1С:Документооборот» лучше выбрать для нашей организации?
Глава 3. Запуск программы Ввод информации об организации и регистрация пользователей Нормативно-справочная информация
Какой справочник необходимо заполнять в первую очередь,«Пользователи» или «Структура предприятия»?
Как правильно произвести заполнение справочника «Пользователи»?
Какую структуру предприятия ввести в систему, управленческую или организационную?
Если пользователь подчиняется нескольким руководителям,как это отразить в системе?
Можно ли в системе вести учет документов нескольких организаций?
Что такое учет по вопросам деятельности?
Что такое гриф доступа и зачем он нужен?
Что такое нумераторы и индексы нумерации?
Для чего используются виды документов?
Можно ли настроить сквозную нумерацию по нескольким видам документов?
Можно ли загрузить классификатор банков?
Для чего нужны шаблоны файлов?
Для чего используются «Способы доставки корреспонденции»?
Для чего предназначена ролевая маршрутизация задач?
Как использовать ролевую маршрутизацию (адресацию) задач?
Можно ли настроить рабочий стол для каждого сотрудника?
Глава 4. Категоризация
Что такое категоризация данных и для чего она нужна?
Для каких объектов системы предусмотрена категоризация данных?
Чем отличаются персональная и общая категории?
Как работает автоматическая категоризация данных?
Можно ли настроить права на доступ к использованию категорий?
Какие способы добавления категорий предусмотрены в программе?
Кто имеет права на доступ к изменению категорий документа?
Как просмотреть данные, в которых есть хотя бы одна из выбранных категорий?
Как просмотреть данные, в которых есть все выбранные категории?
Глава 5. Работа с документами
Как создать исходящий документ, используя принятые в организации правила оформления документов?
Как в списке исходящих документов настраивать группировку или отбор по получателю?
Можно ли изменить регистрационный номер документа?
Можно ли зарезервировать для документа регистрационный номер в программе?
Можно ли сделать так, чтобы нумерация входящих или исходящих документов была продолжена с определенного номера?
Можно ли в списках документов упорядочить документы по возрастанию регистрационного номера?
Можно ли организовать контроль возврата уведомлений по отправленным документам?
Можно ли настроить связи между документами, чтобы они отражались в истории переписки?
Можно ли в программе регистрировать входящие и исходящие документы между юридическими лицами одной группы компаний?
Можно ли распечатать регистрационно-контрольную карточку документа?
Можно ли зарегистрировать документ прошедшей датой?
Каким образом в рабочую группу документа добавить Руководителей подразделений?
Каким образом настроить нумератор внутреннего документа, чтобы его регистрационный номер был равен номеру документа — основания?
Как можно изменить срок действия внутреннего документа?
Можно ли указать в исходящем документе реквизиты получателя при автозаполнении шаблона файла?
Можно ли указать в исходящем документе дату и номер исходящего документа при автозаполнении шаблона файла?
Можно ли указать адрес ответственного за документ при автозаполнении шаблона файла?
Можно ли указать паспортные данные автора при автозаполнении шаблона файла?
Можно ли указать состояния «Согласование» и «Утверждение» документа при автозаполнении шаблона файла?
Можно ли указать категорию документа при автозаполнении шаблона файла?
Есть ли возможность отключить использование неактуального шаблона документа?
Каким образом в карточке документа можно создавать дополнительные поля или реквизиты для определенного вида внутренних документов?
Чем отличаются дополнительные реквизиты и дополнительные сведения?
Можно ли вывести дополнительные реквизиты документа в форму списка документов?
Можно ли изменить форму карточки документа сразу для нескольких пользователей?
Можно ли удалить карточку документа из системы?
Глава 6. Договорная работа
Для чего нужна настройка «Является договором» для вида внутреннего документа?
Почему договоры в «1С:Документооборот» учитываются как внутренние документы?
Как отразить передачу договора на согласование контрагенту?
Как отразить передачу договора контрагенту для подписания?
Можно ли контролировать возврат переданного контрагенту экземпляра договора?
Можно ли в системе указывать информацию о продлении договора?
Как можно организовать учет дополнительных соглашений к договору?
Можно ли указать информацию о расторжении договора?
Можно ли добавить дополнительный реквизит в карточку договора?
Можно ли использовать дополнительный реквизит для автоматического заполнения файла договора?
Приведите пример автоматического заполнения дополнительного реквизита договора?
Можно ли проконтролировать своевременность и полноту выполнения обязательств по договору?
Глава 7. Файлы
Какие существуют способы добавления файлов в систему «1С:Документооборот»?
Пользователь добавил файл, находящийся на диске Будет ли этот файл связан с файлом в системе?
Можно ли создать новую версию файла?
Как вернуться к предыдущей версии файла?
Как изменить формат файла, хранящегося в системе?
Имеется ли возможность сравнить две версии файла?
Можно ли изменить информацию о принадлежности файла?
Можно ли удалить файл из системы?
Производится ли полнотекстовый поиск по содержимому файлов?
Осуществляется ли полнотекстовый поиск по файлам формата PDF?
Глава 8. Связи между документами
Имеется ли возможность связать несколько документов в системе?
Какие существуют типы связей между документами в «1С:Документооборот»?
Каким образом можно создать связь между документами?
Чем отличается односторонняя связь от двусторонней?
Чем отличается единичная связь от множественной?
Как посмотреть всю цепочку связей между документами?
Позволяет ли система ограничить права на доступ к установке связи между документами?
Если у пользователя нет прав на доступ к связанному документу, сможет ли он его увидеть?
Глава 9. Деловые процессы
Чем отличаются процессы «поручение» и «исполнение»?
Можно ли в процессе исполнения задать вопрос автору задачи?
Если необходимо передать файл автору задачи, как это можно сделать?
Исполнителям ставится задача, результатом выполнения которой является несколько файлов Как организовать передачу файла автору задачи?
Для чего нужны дополнительные реквизиты процессов и задач?
Можно ли подготовить шаблон процесса?
Имеется ли возможность привязать шаблон процесса к виду документа?
Как запретить пользователям изменять параметры процесса, созданного по шаблону?
Можно ли указать условие маршрутизации документа?
Можно ли в список согласования документа добавить автора документа?
Есть ли разница между результатами согласования «Согласовано» и «Согласовано с замечаниями»?
Имеется ли возможность изменить печатную форму листа согласования документа?
Как настроить шаблон процесса согласования документа, чтобы соблюдались определенные условия?
Можно ли настроить автоматический запуск процесса?
Если мне перенаправили задачу, как узнать, кто это сделал?
Как делегировать исполнение задачи подчиненному?
Имеется ли возможность изменить срок исполнения задачи, если она уже отправлена на исполнение?
Если сотрудник утверждает, что подписал электронной подписью совсем другую карточку документа или вообще не подписывал данный документ, можно ли проверить слова сотрудника?
Почему комплексный процесс прерывается после решения «Согласовано с замечаниями» процесса «Согласование»?
Можно ли в системе использовать разные варианты повторного согласования документа?
Может ли руководитель получать информацию о показателях исполнительской дисциплины, не загружая программу и не обучаясь работе в программе?
Как организовать работу руководителя, если у него есть секретарь?
Как проанализировать эффективность работы сотрудников с документами?
Глава 10. Бизнес-события
Как работает механизм бизнес-событий?
Какие предопределенные виды бизнес-событий предусмотрены в системе?
Для чего нужны детекторы бизнес-событий?
Для чего нужны дополнительные обработчики бизнес-событий?
Как настроить автоматический запуск процесса при возникновении бизнес-события?
Глава 11. Организация мероприятий
Организацию каких мероприятий можно автоматизировать с помощью программы?
Как сформировать программу мероприятия?
Кто может добавлять и редактировать файлы мероприятия?
Как пригласить участников на мероприятие?
Кто может быть участником мероприятия?
Как информировать сотрудника о списке мероприятий, в которых он должен участвовать?
Что такое протокольное мероприятие?
Как заполнить протокол мероприятия?
Как отправить на исполнение и контролировать выполнение протокола мероприятия?
Глава 12. Ведение проектов
Для каких целей в программе используется учет проектов организации?
Как включить учет проектов в «1С:Документооборот»?
Чем отличаются реквизиты «проектная команда» и «рабочая группа» в карточке проекта?
Как создать проектную задачу?
Каким образом формируется код структурной декомпозиции работ проектной задачи?
Как определить место задачи в плане проекта?
Можно ли сделать проектную задачу вехой?
Чем отличаются основные и вспомогательные процессы исполнения проектных задач?
Какими способами удобнее указывать фактические трудозатраты по проекту?
Глава 13. Учет рабочего времени
Для чего предназначен учет рабочего времени?
Для чего нужен документ «Ежедневный отчет»?
Кто имеет право на доступ к просмотру и редактированию ежедневного отчета сотрудника?
Каким образом можно отразить трудозатраты по задаче или документу?
Можно ли указать трудозатраты по проекту или по проектной задаче?
Для чего нужен регистр сведений «Сведения о точках маршрута»?
Глава 14. Обсуждения
Существует ли возможность использования форума в «1С:Документооборот»?
Что может быть предметом обсуждения?
Как создать новую тему на форуме и написать сообщение?
Как создать новый раздел (группу тем) на форуме?
Можно ли в форуме организовать голосование?
Можно ли получать уведомления по новым сообщениям на форуме?
Как начать процесс по теме или сообщению обсуждения?
Можно ли запретить добавление сообщений по теме на форуме?
Глава 15. Архивное хранение
Для чего нужна номенклатура дел?
Как сформировать номенклатуру дел?
Как создать номенклатуру дел на следующий год?
Мы являемся группой компаний и в «1С:Документооборот» ведем учет в разрезе нескольких организаций Можно ли создать одну номенклатуру дел для нескольких организаций?
Зачем нужен реквизит «Номенклатура дел» в карточке документа?
Чем отличаются реквизиты «Номенклатура дел» и «Помещен в дело»?
Можно ли для дела (документа) указать конкретное место хранения (стеллаж, полка и т п )
Для чего нужен реквизит «Отметка ЭПК»?
Как определить срок хранения дела и номер статьи при составлении номенклатуры дел?
Глава 16. Электронная почта
Чем отличаются «легкая» почта и встроенная почта?
Как включить использование встроенной почты в «1С:Документооборот»?
Как осуществляется отправка электронной почты?
Позволяет ли «1С:Документооборот» загружать входящие документы из MS Outlook или другого внешнего почтового клиента?
Можно ли настроить интеграцию «1C:Документооборот» и MS Outlook?
Глава 17. Штрихкодирование и потоковое сканирование
Для каких целей необходимо штрихкодирование и как его можно использовать?
Каким образом вставить штрихкод при автозаполнении шаблона файла?
Если документ печатается не из «1С:Документооборот»
Как в этом случае можно организовать штрихкодирование?
Как настроить подключение ручного сканера штрихкодов?
Глава 18. Вопросы администрирования
Где лучше хранить файлы, в базе данных или в томах на диске?
В настройках программы есть требование установить в программе ограничение на размер файлов Какое значение требуется указать?
Что такое файловый вариант работы? Как он устроен?
Как работает клиент-серверная версия?
В чем преимущества работы в клиент-серверном варианте?
Есть ли ограничения работы сервера «1С:Предприятие» при использовании операционной системы Linux?
Есть ли особенности работы «1С:Документооборот» в режиме веб-клиента?
Что такое шаблоны конфигурации «1С:Документооборот»?
Как установить файловую базу «1С:Документооборот» из шаблона?
Как установить базу «1С:Документооборот» под MS SQL?
Защищены ли данные в «1С:Документооборот» при работе через интернет?
Можно ли настроить уведомление пользователей о поступлении новых задач или других событиях?
Какие настройки необходимо установить, чтобы сотрудникам приходили уведомления по электронной почте?
Для каких целей предназначено протоколирование работы пользователей?
Какие операции могут протоколироваться?
Как включить протоколирование работы пользователей?
Как изменить вариант отчета (изменить колонки, группировки, сортировку)?
Что такое версионирование объектов?
Сколько пользователей может работать с 1С:Документооборот?
Глава 19. Права доступа
Кто может управлять правами на доступ к папкам файлов и документов?
Что такое дескрипторы прав доступа?
Для чего используется отложенное обновление прав доступа?
Есть ли случаи, когда нет необходимости ограничения прав доступа?
Как настроить права на доступ к чтению документов так, чтобы пользователь мог открывать только те документы, которые присылаются ему через задачи?
Можно ли группе пользователей предоставить одинаковые права доступа?
Как запретить доступ, если у пользователя уже есть разрешение на доступ к папке?
Как определить, почему пользователь получил доступ к какому-либо объекту?
Глава 20. Интеграция «1С:Документооборот» с другими программами
Есть ли возможность перенести данные из другой системы электронного документооборота, если мы решили использовать «1С:Документооборот»?
Ранее в организации использовали программу «1С:Архив», есть ли возможность перенести из нее данные в «1С:Документооборот»?
Можно ли интегрировать «1С:Документооборот» с другими системами?
