Компания «БФК-Экструзия», входящая в состав Производственной Группы БФК, была основана в 1997 году.
На сегодняшний день предприятие имеет собственные производственные площади в 11000 кв. метров, обладая уникальным станочным парком мировых лидеров в производстве экструзионного оборудования. География продаж продукции охватывает не только регионы Сибири, Казахстана и Дальнего Востока, но и распространяется далеко на запад, в европейскую часть России, р. Беларусь.
До начала проекта история взаимоотношений с клиентами находилась в разрозненном, не систематизированном виде: использовались личные ежедневники, таблицы Excel. Это затрудняло контроль работы сотрудников, а также усложняла работу самого сотрудника, т.к. не было быстрого доступа к необходимой информации. Также бизнес-процесс продажи не был формализован, что затрудняло мониторинг и контроль хода каждой сделки. Жалобы, поступающие от клиента, не регистрировались и часто оставались без решения.
При активном развитии Компании необходимы современные технологии управления взаимоотношениями с клиентами и существующая система уже не могла соответствовать работе компании.
В целях повышения уровня управления было принято решение о необходимости изменении существующих и создании новых бизнес-процессов работы компании, а также об их автоматизации с использованием программного продукта 1С:CRM ПРОФ 8.
Выбор программного продукта был обусловлен несколькими факторами:
- 1С:CRM ПРОФ 8 имеет функционал наиболее полно соответствующий бизнес-задачам компании.
- Возможность адаптации данного продукта под специфику предприятия.
- Удобный и привычный интерфейс, легкая интеграция с текущей системой ведения управленческого учета – «1С:Управление производственным предприятием 8».
В качестве партнера по внедрению новой системы был выбран ООО «Внедренческий центр «ИнфоСофт» (г.Новосибирск) – партнер «1С-Рарус».
Решение было принято на основании имеющегося опыта реализации проектов направленных на повышение эффективности бизнеса, наличия высококвалифицированных специалистов в области построения отделов продаж и наличия сертифицированной технологии выполнения комплексных проектов.
В начале проекта были определены следующие цели:
- Снизить зависимость от человеческих ресурсов (при работе с клиентами).
- Оптимизировать и автоматизировать существующие бизнес-процессы.
- Создать единый стандарт работы с клиентами.
- Получить инструмент прогнозирования продаж.
- Получить инструмент сбора, хранения и анализа информации о конкурентах.
- Получить инструмент оценки эффективности рекламы.
- Улучшить коммуникации внутри компании.
- Сформировать единое информационное пространство для оперативного управления взаимоотношениями с клиентами.
В ходе внедрения были оптимизированы, регламентированы и автоматизированы следующие бизнес-процессы:
- Продажа.
- Отгрузка.
- Поручение.
- Заключение договора.
- Согласование.
- Разбор жалобы на работу компании.
- Претензия по продукции.
- Подготовка и проведение маркетинговых мероприятий.
- Обеспечение подразделений рекламной продукцией.
Также были внедрены следующие блоки:
- Управление клиентской базой (клиенты, поставщики, конкуренты).
- Управление контактами.
- Управление электронной почтой.
- Анкетирование.
- База знаний.
Внедрение информационной системы проходило по проектной технологии, которая включает в себя следующие этапы:
- Консалтинг по оптимизации работы отдела продаж;
- Написание технического задания на разработку автоматизированной системы;
- Доработка типовой конфигурации под специфику заказчика;
- Установка программного продукта;
- Обучение пользователей;
- Опытная эксплуатация.
Выполнение комплексного проекта позволило повысить эффективность работы предприятия:
- Повысилась эффективность взаимодействия между сотрудниками компании.
- Снизилось число потерянных клиентов, за счет оперативного анализа причин отказов.
- Прекратились «зависания» ответов на получаемые от клиентов вопросы.
- Сократилось время поиска необходимой менеджеру информации.
- Усилилась дисциплина выполнения обязательств сотрудниками, как перед внешними, так и перед внутренними клиентами.
Руководство получило инструмент эффективного контроля и получения необходимой отчетности, а также:
- Возможность анализа хода и отклонений сделок по продажам.
- Возможность мониторинга активности менеджеров, выявления наиболее результативных.
- Возможность анализа информации о конкурентах.
- Возможность контроля хода выполнения и результата выданных поручений.
- Уменьшилась «зависимость от менеджера», знания о клиентах, их планах и стадиях взаимоотношений сохраняются в архиве и стали доступны для всех заинтересованных лиц.
- Возможность уменьшить временные, человеческие и материальные затраты по основным операциям продаж и логистики.
В дальнейшем Заказчик ожидает ещё большего улучшения дисциплины выполнения заданий сотрудниками, уменьшения срока выполнения операций в отделах продаж и логистики, что будет способствовать повышению уровня лояльности клиентов, создаст дополнительные конкурентные преимущества и, в итоге, приведет к увеличению прибыли компании.
В настоящее время система передана в промышленную эксплуатацию, успешно используется и обеспечивает работу 21 пользователя.
