Группа “Ладога” – стратегическое партнерство нескольких независимых предприятий, объединенных для эффективного решения задач по производству и импорту алкогольной продукции и доведения ее до потребителя.
В организации используется несколько информационных систем с применением разноплановых решений, основная система учета – доработанная конфигурация 1С:Управление торговлей. Текущие программы не закрывали функциональные требования бизнес-подразделений Заказчика к управлению взаимоотношениями с клиентами (CRM). Не было возможности получить аналитику о текущем статусе клиента, большая часть операций по работе с клиентами была вынесена за рамки систем и велась в Excel и корпоративной почте. Задачи на исполнение ставились и контролировались вручную, не была разработана система оповещений, из-за чего возникали просрочки.
Для решения описанных проблем Заказчик заключил договор о сотрудничестве с компанией “1С-Рарус”. Для внедрения было выбрано отраслевое решение 1С:CRM КОРП, в котором в пользовательском режиме можно создавать необходимые бизнес-процессы, не переписывая конфигурацию: постановку задач, согласование документов, автоматическое формирование напоминаний и т.п.
Ключевые цели внедрения программы:
-
Снижение влияния человеческого фактора на качество ведения информационной базы: внесение данных в систему, работу с задачами, взаимодействие отделов и т.д.;
-
Повышение оперативности получения информации для принятия управленческих решений с помощью разработки аналитических отчетов;
-
Упрощение и ускорение работы с дебиторской задолженностью за счет разработки механизма интеграции с внешними сервисами.
В рамках сотрудничества выполнены следующие задачи:
-
Инвестиционный проект. Каждый месяц сотрудники Заказчика готовят реестр проданной номенклатуры по каждому клиенту в формате Excel. Ранее эта информация повторно вводилась в систему вручную несколько часов. Кроме этого, для получения данных за полугодие или год приходилось поднимать все созданные реестры за этот период. Специалисты “1С-Рарус” реализовали загрузку файла Excel в CRM-систему – теперь сотрудники в любой момент могут зайти в карточку клиента, выбрать период и посмотреть количество и номенклатуру отгруженных позиций.
-
Реестр претензий. Из-за большого количества разрозненных систем Заказчик не мог оперативно получить информацию по дебиторской задолженности клиентов и контролировать отгрузки. Отчет составлялся 5-7 часов вручную из разных отчетов, которые присылали руководители подразделений, а менеджеры вручную просматривали информацию по задолженности. Настроен “Реестр претензий”, в который попадают клиенты с просроченной дебиторской задолженностью более 15 дней с учетом прописанной в договоре отсрочки. Актуальная информация помогает Заказчику своевременно принимать решение об отгрузках.
-
Формирование уведомлений. Настроена отправка уведомлений о переходе задачи на новый этап бизнес-процесса не только ответственному сотруднику, а также и заинтересованной группе руководителей. Теперь они могут контролировать получение новой задачи подчиненными, а замещающие друг друга сотрудники получают уведомление о задаче, чтобы в случае отсутствия или отпуска одного из них бизнес-процесс не останавливался.
-
Служебные записки. Исключен разрыв бизнес-процесса с использованием документа “Служебная записка”. Ранее бизнес-процесс запускался в CRM-системе, а формирование самих записок для получения данных по дебиторской задолженности клиентов происходило в 1С:Управление торговлей. Теперь весь бизнес-процесс по формированию служебных записок происходит на стороне 1С:CRM, что сократило трудозатраты сотрудников.
В результате внедрения 1С:CRM Заказчик получил инструмент, позволяющий иметь достоверную и оперативную информацию в части дебиторской задолженности клиентов, быстрее получать информацию по отгруженным позициям за нужный период. Также благодаря внедрению исключены просрочки по задачам и сокращено дублирование информации в системах.
