Автоматизация учета в АО "Областной аптечный склад" с помощью программы "1С:Управление холдингом 8"

Акционерное общество «Областной аптечный склад» — это компания со 100% государственной формой собственности и 95-летней безупречной репутацией.

Наравне с оптовой и розничной реализацией лекарственных средств медицинским учреждениям и отдельным покупателям, АО «ОАС» — единственное в области предприятие, которое выполняет социально-значимые задачи по обеспечению медикаментами льготных категорий граждан, а также изготавливает лекарственные средства по индивидуальным рецептам, выписанным врачами лечебно-профилактических учреждений.

Областной аптечный склад регулярно пополняет ассортимент лекарственных средств новыми высокотехнологичными препаратами, разработанными ведущими фармацевтическими компаниями мира. Все препараты, включая не лекарственные средства, БАДы, проходят жесткий контроль, который гарантирует качество и безопасность всех товаров, поступающих на прилавки аптек.

В АО «Областной аптечный склад» с помощью специалистов "1С-Рарус Челябинск" внедрен программный продукт «1С:Управление холдингом 8», интегрированный с внешними информационными базами.

В ходе проекта специалистами "1С-Рарус Челябинск" выполнены следующие работы:

• Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Проведено планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Произведено методическое обеспечение  и техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия" и со сторонними системами ;
• Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
• Осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
• Проведено обучение персонала.

Автоматизированы следующие функции:

• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Анализ данных и прогнозирование;
• Бюджетирование, финансовое планирование;
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия;
• Сбалансированная система показателей BSC;
• Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC;
• Финансовый анализ.

Достигнуты следующие результаты:

• Создано единое информационное пространство на основе комплексной информационной системы:
•  Создана структурированная модель бизнеса компании, с разделением по видам бизнеса и матрицей аналитических раскрытий.
•  Обеспечен однократный ввод первичной информации на местах ввода (одно окно) всеми заинтересованными пользователями.
•  Организовано Централизованное формирование и хранение нормативно-справочной информации (далее ЦНСИ).
•  Обеспечен автоматизированный обмен данными между подсистемами, участвующими в бизнес-процессах компании на постоянной основе согласно регламента.
•  Обеспечено бесшовное взаимодействие системы бюджетного управления с подсистемой договоров.
•  Обеспечена работа системы бюджетирования с учетом сценарного и проектного управления.

• Обеспечение руководителей компании всех уровней своевременной и достоверной информацией:

•  Обеспечено своевременное отражение в системе информации “от первоисточника”.
•  Обеспечено получение информации в удобном формате для каждого вида бизнеса, с достаточным уровнем аналитических раскрытий.
•  Обеспечена возможность сценарного анализа информации.
•  Пользователи системы могут формировать отчеты, с возможностью расшифровки до первичных документов.
•  Руководители направлений бизнеса обеспечены инструментами мониторинга и KPI.
•  Обеспечение однозначности, прозрачности и целостности информации, передаваемой между подразделениями и бизнес-процессами компании:
•  Создана единая структурированная база данных, объединяющая различные информационные потоки всех внешних информационных подсистем, участвующих в бизнес-процессах компании (1С:УХ, 1С:УПП, 1С:ДО, 1С:ЗУП, WMS, BI, Маг-Аптека).
•  Проведено слияние информации с различным уровнем подготовки справочников в разрезе централизованной НСИ по утвержденным правилам. 
•  Созданы механизмы распределения операционных и управленческих затрат, обеспечен расчет себестоимости по видам бизнеса.
•  Обеспечено справедливое разделение функционала логистического оператора по видам бизнеса, с определением “свободных площадей” и “необоснованных работ”.
•  Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса в разрезе всех подведомственных подразделений.

• Повышение оперативности обмена информацией между пользователями системы:
  
•  Подготовлены блоки отчетности, удовлетворяющие потребности каждого вида бизнеса.
•  На основе единой информационной системы, обеспечен полноценный и индивидуальный доступ к видам отчетов всем заинтересованным пользователям.
•  Обеспечена автоматическая рассылка специализированных отчетов всем заинтересованным пользователям, согласно утвержденного регламента.

• Исключение влияния человеческого фактора на качество информационного взаимодействия:
•  Обеспечено накопление статистической информации в системе в автоматическом режиме от первоисточника, согласно установленного регламента (ежедневно и по мере обращения).
•  Обеспечено гибкое планирование и бюджетирование с использованием предустановленных автоматических правил заполнения бюджетных форм и бланков, с использованием статистических данных прошлых лет, договорных условий, а также иных факторов влияния.

• Создание инструмента финансового планирования, в основе которого лежит делегирование финансовой ответственности по ЦФО:
•  Созданы инструменты сценарного планирования доходов и расходов подведомственных подразделений через центры финансовой ответственности (ЦФО).
•  Созданы инструменты управления активами, планирование и контроль эффективного использования объектов недвижимости.
•  Созданы инструменты планирования, контроля и анализа инвестиционных проектов, направленных на развитие бизнеса.
•  Обеспечена возможность контроля исполнения планов средствами КИС каждым ЦФО по всем подведомственным подразделениям (план-фактный анализ).
•  Обеспечена возможность прогнозного и сценарного анализа данных.
•  Обеспечена возможность мониторинга ключевых показателей эффективности и KPI.
•  Обеспечена возможность оперативного контроля факторов, влияющих на выполнение планов и достижения целей компании (факторный анализ).

В частности, как показатель успешности результата проекта - проведена бюджетная компания на 2019 год средствами "1С:Управление холдингом 8". Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов, проводить факторный анализ и получать максимально полезную информацию.