Автоматизация учета на базе "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2" в ООО "Самсон-опт"

Группа компаний (ГК) «Самсон» – крупнейший федеральный дистрибьютор товаров для дома, офиса и школы . Компания представлена двумя торговыми системами: САМСОН (оптовая торговля и развитие рынка реселлеров) и ОФИСМАГ (обслуживание корпоративных клиентов и розничная торговля). Компания осуществляет оптовые и мелкооптовые поставки товаров по всей территории Российской Федерации с доставкой до места за 24 часа. В штате работает более 4500 человек. Региональные склады компании общей площадью 110 000 м2 расположены в 14 городах России с распределительным центром в Воронеже. Объём товарных запасов — более 3,5 млрд. рублей. Оборот группы компаний более 21 млрд. рублей. . Компания владеет эксклюзивными правами на распространение известных торговых марок и сотрудничает с 800 поставщиками из России, Европы и Китая.

Стратегические планы компании: 

для ТС САМСОН - повышение доступности ИТ сервисов компании для оптовых клиентов, автоматизация деятельности оптовых клиентов, повышение интеграции и автоматизации процессов взаимодействия.
для ТС ОФИСМАГ- автоматизация процессов обслуживания заказов. Рост розничной сети. 

Помимо этого значительное расширение товарной номенклатуры (более 1 млн. SKU), значительный рост количества заказов и строк отгрузки. Обеспечение доступности товара на всех этапах цепи поставок. 
Существующая информационная система (ИС) не предусматривала возможности развития в соответствии с целями компании на рынке.

Цель проекта:

Обеспечение стратегических планов компании по выходу на новые рынки и повышение эффективности работы c поставщиками и клиентами.

Задачи проекта:

• Перейти на современную, с необходимым уровнем производительности, информационную систему, которая предусматривает развитие функционала. Обеспечить ее комплексное сопровождение. 
•  Объединить в новой системе множество разрозненных ИС и синхронизировать все учетные данные.
•  Сократить издержки операционного бизнеса.
•  Обеспечить контроль исполнительской дисциплины.
•  Оптимизировать работу с поставщиками и клиентами.

Для реализации поставленных целей руководством ООО "Самсон-опт" было принято решение о внедрении новой информационной системы на базе программного продукта продукта   «1С:Предприятие 8.ERP Управление предприятием 2» . 

Важную роль при выборе программного обеспечения сыграло то, что 1C-ERP является флагманским продуктом компании 1С, учет ведется по стандартам Российского Законодательства.

В качестве исполнителя проекта была привлечена компания "1С-РАРУС", как лидер рынка автоматизации на платформе "1С:Предприятие" и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, и в частности крупных торговых компаний.

В ходе проекта с участием специалистов "1С-РАРУС" выполнены следующие работы:

•  Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
•  Проведено планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
•  Реализована политика управления проектом с применением классических проектных подходов, а также элементов Agile. 
•  Реализована методическая и техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации: 
•  Для подсистемы обеспечения заказов был написан робот, распределяющий запасы товаров по логистической цепи по более чем 80 правилам.
•  Разработан механизм массовых скидок для проведения более 1000 акций одновременно.
•  Будущие пользователи системы принимали участие в тестировании функционала, их мнение об удобстве системы стало решающим при доработке каждого компонента. Во многом именно это позволило быстро перейти к промышленной эксплуатации, без серьезных сбоев и менее, чем за один месяц.
•  Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
•  Выполнена частичная интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"- настроена интеграция с "1С:Документооборот 8 КОРП";
•  Настроена интеграция с сайтом компании для выгрузки НСИ и загрузки заказов из интернет-магазина; интеграция с системами CRM загрузки/выгрузки партнеров и контрагентов. Обеспечен обмен с WMS-системой. 
•  Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
•  Осуществлен ввод начальных остатков;
•  Выполнен перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
•  Произведен запуск в опытно-промышленную эксплуатацию по двум из трех этапов проекта.

Внедрение новой информационной системы позволило автоматизировать деятельность таких отделов компании, как:

•  Администрация
•  Бухгалтерия
•  Коммерческий департамент
•  Отдел логистики 
•  Отдел снабжения
•  Финансовый отдел

Внедренные подсистемы продукта: 

•  Бухгалтерская себестоимость
•  Документооборот (частично)
•  Интеграция со сторонними системами, в том числе наследуемыми
•  Маркетинг, ценообразование
•  Планирование продаж, закупок
•  Распределение запасов по логистической цепи
•  Регламентированный и налоговый учёт
•  Управление закупками и взаиморасчётами с поставщиками
•  Управление нормативно-справочной информацией
•  Управление продажами и взаиморасчётами с клиентами (частично)
•  Управление складскими операциями товарно-материальных ценностей (взаимодействие с WMS Manhattan)

Результаты внедрения новой информационной системы:

• Внедрена подсистема управления нормативно-справочной информацией (НСИ). В системе оформляются заявки на изменение справочников: «Партнеры», «Контрагенты», «Номенклатура», объемно-весовых характеристик номенклатуры, параметров обеспечения складов, спецификаций наборов номенклатуры, на вывод номенклатуры из ассортимента. Реализованный функционал делает контролируемым процесс управления жизненным циклом НСИ и минимизирует влияние человеческого фактора.
•  Настроено управление закупками. Внедрено прогнозирование сроков поставок и распределение запасов по цепи поставок «центральный склад – дистрибуционный склад - под заказ клиента». Заказ поставщику формируется с учетом заказов покупателей, что гарантирует своевременную пополняемость склада и быстрое исполнение клиентских заказов. Интеграция с «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает своевременное согласование заявки непосредственно из учетной системы, тем самым снижая потерю контекста и повышая оперативность согласования. Реализовано автоматизированное рабочее место по пополнениею складских запасов региональных складов и магазинов.
•  Для отработки расхождений при приемке предусмотрена промежуточная стадия – карантин. Бракованный товар не возвращается сразу поставщику, а помещается на карантин с указанием причины, где проходит детальную проверку, и уже после принимается решение о возврате. 
•  Для ввода и изменения условий сотрудничества с Поставщиком и с Покупателем предусмотрен специальный механизм. При работе с ним проводятся проверки корректности введенных данных и согласование условий согласно установленному в компании регламенту.
•  Автоматизировано ценообразование. В системе регистрируются поставочные цены с разделением по датам, что упростило расчет конечных цен и заполнение документов установки цен. Все цены разделены согласно каналам сбыта, филиалам и регионам продаж. Реализована автоматическая проверка корректности цены. 
•  Автоматизирован расчет более 1000 скидок одновременно: на единицы или группы товаров, на определенный бренд, на весь ассортимент или отдельный сегмент товаров; автоматизировано проведение маркетинговых акций. Настроены приоритет срабатывания индивидуальных скидок и правила массовых акций.

Дата ввода в эксплуатацию системы 04.01.2019. Автоматизировано 350 рабочих мест.

Внедрение системы для автоматизации деятельности предприятия заложило основы для дальнейшего развития компании.