Компания ООО «Развитие» осуществляет комплексную поставку нерудных материалов. Отгрузки производятся вагонами, баржами, автотранспортом. Благодаря обширной географии карьеров, Компания поставляет инертные материалы в любую точку России.
Автоматизация учета в компании ООО "Развитие" выполнена с помощью программного продукта «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» .
Необходимо было вести оперативный учет по заказам клиентов с детализацией по закрепленным менеджерам за клиентом и поставщиком. Также необходимо было видеть в какой точке исполнения находится заказ клиента.
Специалистами "1С-Рарус" разработан механизм резервирования объема номенклатуры на карьерах и оперативный расчет себестоимости.
При работе с карьерами России, Карелии, Белоруссии и Северного Кавказа необходимо учитывать цены нерудных материалов по карьерам, способы доставки с учетом тарифов железных дорог и условий доставки при использовании своих подвижных составов (вагоны) и чужих вагонов. На основании реализован автоматический подбор условий для клиента по лучшей цене, с возможностью отслеживания заказа.
Внедрение программного продукта позволило автоматизировать следующие учетные задачи:
- Оперативный учет
- Система показателей работы менеджеров
- Интеграции с другими учетными системами
- Автоматическое определение выбора карьера для клиента
- Отслеживание вагонов в 1С в реальном времени
- Отображение клиента на Гугл-Картах
Специалистами "1С-Рарус" модифицирован документ “Заказ клиента”.
В документе менеджером выбирается:
- клиент (с заполненным адресом доставки)
- номенклатура
- тип и собственник вагонов
Затем автоматически происходит расчет коммерческого предложения (далее КП). КП может быть с несколькими вариантами, которые отличается ценой и сроком доставки. Цена состоит из стоимости номенклатуры конкретного карьера и стоимости доставки.
Для выполнения этого расчета в конфигурацию подгружается из других систем:
- база всех станций РЖД
- стоимость тарифов перевозчиков по ж/д
- стоимость номенклатуры по карьерам
- какой объем предоставляет карьер
- ближайшие по расстоянию карьеры
На основании выбранного оптимального варианта из документа "Заказ клиента" происходит следующее:
- для клиента печатается "Коммерческое предложение";
- запускается разработанный бизнес-процесс (далее БП), который проходит через все отделы: закупки, продажи, логистика, бухгалтерия, юристы и генеральный директор.
БП стартует в отделе продаж на основании документа “Заказ клиента” и поступает в юридический отдел или к генеральному директору на согласование, в зависимости от доходности конкретного КП. Если уровень доходности соблюдается, то генеральный директор не согласовывает, и БП переходит в юридический отдел. Сотрудники юридической службы проверяют наличие договора и его условий, после проверки акцептуют и БП поступает в отдел закупок. Отдел закупок должен выкупить зарезервированный объем номенклатуры. Соответственно сотрудники отдела закупок после оформления закупки акцептуют процесс. Далее БП идет в отдел логистики, они курируют процесс доставки. Когда товар доставлен заказчику, отдел логистики подтверждает этот факт, и БП переходит в бухгалтерию. В бухгалтерии сотрудники оформляют реализации и отслеживают платежи. После этого БП переходит сотруднику, отвечающего за получение оригиналов документов. БП завершается, когда получены оригиналы документов, и сделка считается полностью закрытой.
Дополнительно реализовано следующие механизмы:
- для сотрудников отдела логистики добавлена возможность отображения на гугл-картах местонахождения заказчика- при вводе его адреса в систему;
- механизм оповещения клиентов по смс и/или почтой о местонахождении их заказа (вагонов) в режиме реального времени через обмен с Рейл – Локатор;
- реализован отчет для онлайн отслеживания бизнеса компании. Отчет отображает:
- все текущие отгрузки;
- себестоимость заказов;
- вознаграждения операторов и менеджеров
Специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ;
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации;
- Интеграция с Рейл – Тариф (для расчета тарифов доставки);
- Интеграция с Рейл – Локатор (для отслеживания местоположения вагонов);
- Интеграция с Гугл-картами;
- Интеграция с Контур;
- Интеграция с конфигурацией "Бухгалтерия предприятия";
- Проведено обучение пользователей.
Эффект от внедрения автоматизированной системы учета:
- Ускорился процесс принятия заявок от клиентов и выставления им КП в 5 раз;
- Увеличилась точность расчетов по КП - выдается самая оптимальная стоимость отгрузки;
- Появилась возможность контролировать статус и время выполнения заявки клиента от заказа до реализации, благодаря сквозному бизнес-процессу;
- Руководитель получил возможность контролировать бизнес в реальном времени;
- Повысилась прозрачность управленческого учета;
- Увеличилась лояльность клиентов ,благодаря возможности отслеживания своего состава по заказу
