Автоматизация процессов операционной деятельности иностранных офисов Группы компаний SPLAT в "1С:Drive"

ООО "СПЛАТ-ГЛОБАЛ" - российская, динамично развивающаяся компания. Ведущий разработчик и производитель продукции в категориях ухода за полостью рта, бытовой химии и косметики, занимающий порядка 18% рынка в этой категории. Продукция марки SPLAT представлена на рынках более 60 стран мира, среди которых: Россия, Китай, Великобритания, Германия, Франция, Латвия, Турция, Украина, Белоруссия, Казахстан, Азербайджан, прочие.
Стратегия компании, начиная с 2013 года, связана с активным международным развитием. Каналы дистрибуции -гипермаркеты, супермаркеты, национальные торговые сети, «магазины у дома», аптеки. На территории РФ 80% продаж производится через национальные торговые сети. Есть собственное производство, имеющее сертификат соответствия международным стандартам GMP Cosmetics, ISO 9001 и научная лаборатория для исследований и создания уникальных продуктов. В холдинге работает более 2000 сотрудников.

Цели проекта:

Компания ООО "СПЛАТ ГЛОБАЛ" непрерывно развивается и растет, активно выходя на международные рынки. В сентябре 2019 г. руководством холдинга было принято решение о старте проекта автоматизации операционной деятельности и учета компаний в странах Евросоюза и Азии.

На этапе старта проекта были выделены следующие цели:

•  Разработка и внедрение гибкой масштабируемой системы, позволяющей управлять операционной деятельностью и способствовать развитию бизнеса на международных рынках;
•  Создание единой бизнес-модели холдинга. Отражение процессов закупок, продаж, планирования, ценообразования, казначейства, контрактования в информационной системе. Разработка регламентов локальных процессов и процессов взаимодействия с центральным офисом;
•  Обеспечение интеграции деятельности иностранных компаний в бизнес-процессы холдинга;
•  Получение в режиме реального времени отчетности о деятельности и финансовых результатах иностранных офисов для принятия управленческих решений;
•  Повышение контроля за исполнением бюджетной дисциплины, автоматизация системы бюджетного контроля и прогнозирования будущих расходов;
•  Организация централизованного казначейства на базе единого IT продукта, контроль оплат и бюджетов движения денежных средств;
•  Внедрение системы отчетности о деятельности зарубежных офисов по стандартам МСФО, интегрированной с единой информационной системой холдинга.

Ситуация до внедрения. 

В январе 2019 года центральный офис ГК SPLAT успешно завершил проект создания единой информационной системы на базе интегрированных программных продуктов "1С:Предпреприятие 8. ERP Управление предприятием 2", "1С:Документооборот 8", "1С:WMS Логистика. Управление складом" и "1С:Управление холдингом 8", получив за данный проект премию «1С:Проект года» в номинации «Лучший проект в отрасли: Химическая, нефтехимическая, фармацевтическая промышленность».

Новым этапом развития информационной инфраструктуры стала автоматизация иностранных офисов компании на базе решения "1С:Drive". В условиях стремительного развития рынка, необходимости быстрой реакции на изменения и принятия решений работа в таблицах Excel была не эффективна. Существовала проблема дублирования и обмена информацией, требовалось много времени для сбора и подготовки аналитической отчетности.
Кроме того, в компании стартовал процесс построения единой интегрированной системы планирования, предполагающий включение новых рынков в единый контур планирования спроса, управления цепочкой поставок и бюджетирования с процедурой быстрого закрытия отчетного периода. Сбор информации через локальные файлы не позволял проводить эту процедуру своевременно и качественно.

Уникальность проекта:

Деятельность иностранных офисов компаний холдинга автоматизирована в единой системе "1С:Drive". В пилотный периметр проекта были включены юридические лица Англии, Германии, Гонконга. На базе офиса в Латвии был организован объединенный центр обслуживания Европейской части и Азиатско-Тихоокеанский регион. Все задачи были решены удаленно проектной командой ООО "1С-Рарус Интернешнл". Интерфейс системы позволяет работать англо- и немецко-говорящим пользователям.
В планах на 2020-2021 год включение в единую систему остальных европейских офисов EMEA и Азии, в первую очередь Латвия, Швейцария и Турция.

Результаты проекта:

Учетная система иностранных подразделений компании SPLAT создана на базе конфигурации "1С:Drive".
Функционал этого программного продукта максимально отвечает заявленным требованиям и обеспечивает обмен информацией с основной системой учета центрального офиса "1С:Предпреприятие 8. ERP Управление предприятием 2" и системой консолидированной отчетности - "1С:Управление холдингом 8".

Основные результаты реализации проекта в целом:

•  Перевели иностранные компании на стандартизированные процессы группы.
•  Все процессы централизованы и вертикально-интегрированы с системами штаб-квартиры.
•  Добились полного покрытия автоматизации всего функционального и организационного периметра группы компаний.
•  Продукт позволил создать объединенный центр обслуживания в одной из стран присутствия, который покрывает всю Европу и Азиатско-Тихоокеанский регион. Customer service, Financial accounting, Supply chain.
•  Добились быстрого финансового ежемесячного закрытие - 4-6 дней.
•  Система отчетности позволяет в режиме он-лайн видеть узкие места и оперативно реагировать на текущую ситуацию.
•  Оперативность предоставления данных повысила скорость реагирования бизнеса на текущие изменения.
•  Внедрена система внутреннего контроля расходов по регионам UK, Germany, Hong Kong.

Внедренные подсистемы продукта:

•  Планирование продаж;
•  Управление продажами;
•  Управление закупками;
•  Управление складом;
•  Казначейство;
•  Управление дебиторской задолженностью;
•  Финансовая отчетность по МСФО;
•  Подсистема согласования заявок на расход;
•  Документооборот.

Основной состав и итоги работы в рамках подсистем:

•  Внедрение подсистемы "Планирование продаж". В рамках проекта в системе "1С:Drive" ведутся месячные и годовые планы продаж. Планы могут формироваться в разрезе сценариев за произвольный период, в разрезе номенклатуры, контрагентов, субклиентов и ЦФО. Аналитические возможности программы позволяют в режиме online отслеживать динамику продаж и отклонения фактических показателей от утвержденного плана.На базе сформированных планов продаж формируются планы производства, поддерживаются минимальные запасы на стоковых складах, ведется планирование отгрузок из РФ в другие страны. Планируется в дальнейшем обмен данными с подсистемой Demand Planning в целях развития инструментов поддержки Integrated Business Planning (IBP).
•  Внедрена подсистема "Закупки". Работа с розничными сетями (дистрибьюторами). Менеджер фиксирует в системе Заявку на расход. В зависимости от коммерческих условий с дистрибьютором, документ отправляется в систему "1С:Управление холдингом 8", где запускается определенный маршрут согласования. Финансовый контролер проверяет на соответствие запланированным бюджетам. Только на основании согласованной заявки на расход может быть введена Заявка на оплату. Система позволяет прикреплять и хранить в электронной форме документов вложенные файлы. На основании сканов прикрепленных документов бухгалтерия принимает положительное решение о проведении и оплате заявки или отправляет ее менеджеру на доработку. Статусы и приоритет документов позволяют отслеживать стадии работы с заявками, эффективно строить работу, исходя из указания срочности. Обмен информацией между отделом работы с клиентами и финансовыми службами происходит в режиме реального времени, сведены к минимуму ошибки при заполнении и работе с документами, исключены случаи утери данных.
•  Внедрена подсистема "Продажи". В системе разработан АРМ менеджера по продажам, где видна информация о просроченной дебиторской задолженности клиентах и продажах текущего месяца. Вес стадии работы с заказом отражает статус Заказа покупателя, возможности отборов в системе позволяют вывести и проанализировать только заказы на заданной стадии работы. Автоматизирован процесс проверки сроков годности продукции и контроль задолженности при оформлении Заказов покупателей. Система автоматически формирует прайс-листы для покупателей по заданным видам цен, опираясь на цены от поставщиков. Доработан механизм штрих - кодирования, согласно специфике учета. Штрих код в программе не уникален и назначается на единицу измерения номенклатуры.
•  Внедрена подсистема "Склад, логистика". Организован учет товаров по партиям, в разрезе сроков годности и номеров партий. Сроки годности используются и контролируются при оформлении Заказа покупателя. Система позволяет формировать план закупок, анализировать отклонения от фактических данных. Аналитические возможности программы позволяют в любой момент времени полностью контролировать работу склада: свободное наличие, товары в пути, планируемые поступления, резерв.
•  Внедрение подсистемы "Казначейство и дебиторская задолженность". В системе "1С:Drive" реализован единых механизм управление денежными средствами в иностранных подразделениях. Данные выгружаются в учетную систему ERP, справочник статей ДДС унифицирован для всей ГК СПЛАТ. В системе запущен учет кредитных обязательств, автоматизирована работа по составлению платежного календаря, осуществляется контроль лимитов дебиторской задолженности и лимитов отгрузок товаров в случае неоплаты предыдущих заказов. Продукт также был интегрирован в централизованное казначейство группы как неотъемлемая его часть. Что в итоге привело к повышению эффективности управления денежными средствами между юридическими лицами.
•  Внедрение подсистемы "Финансовая отчетность по МСФО". В рамках проекта создан единый план-счетов по МСФО для всех компаний холдинга, а также единая номенклатура статей отражения доходов и расходов, центры финансовой ответственности и их иерархия. Система позволяет оперативно получать данные по финансовым результатам разных периодов, анализировать и работать над постоянным ростом прибыли холдинга, а также существенно сократить издержки на формирование консолидированной финансовой отчетности группы, в том числе Баланс и P&L. Система по МСФО стала равна управленческому учету в Холдинге, что позволило сократить издержки на дополнительную подготовку разных видов групповой отчетности.Создана система отражения фактических расходов на основе применения оценочных данных пользователей в том периоде, в котором они произошли (accruals). Данная система полностью отвечает требованиям МСФО и прозрачна для целей финансового аудита. Данный контур в том числе покрывает потребность в получении информации для формирования налоговой отчетности любого юридического лица. Для этого разработаны универсальные отчеты по НДС и т.д.

В планах на 2020 год стоит формирование бухгалтерских проводок для каждой страны с помощью мэппинга на второй план-счетов, будет создан кабинет налогового консультанта для проверки проводок и их корректировок.