Компания «БЕСТСОФТ» автоматизировала учет в ООО «ГЕДОН‑МОТОРС» на базе «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+ Автозапчасти Проф, редакция 5»

Партнер «1С-Рарус» — Компания «БЕСТСОФТ» автоматизировала учет в ООО «ГЕДОН‑МОТОРС» на базе «Альфа‑Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти Проф, редакция 5».

Цели и задачи:

• Планирование и анализ ведения работы с клиентами.
• Расширение аналитической возможности учета деятельности организации.
• Вывод информации о заказ-нарядах и состоянии их выполнения на мониторе в зале ожидания.
• Автоматизация создания новой номенклатуры и проверка созданной на соответствие с требованиями дилера.
• Возможность присвоить персональные скидки клиентам и их расчет в документах.
• Обработка произвольных адресов контрагентов в соответствии с классификатором адресов 1С.

Ситуация до старта проекта

ООО «ГЕДОН-МОТОРС» было решено расширить аналитические возможности учета работы станции технического обслуживания (далее СТО), а так же организовать планирование работы с клиентами СТО с последующим анализом полученных данных.

Необходимо было организовать возможность вывода информации в программе по клиентам в зале ожидания, о состоянии выполнения заказ‑нарядов и мастерах, выполняющих работу по ним.

Архитектура решения и масштаб проекта

Так как на предприятии велась объемная работа с клиентской базой было принято решение разработать следующий дополнительный функционал, а именно:

• Для решения планирования и анализа работы с клиентом была выполнена разработка обработки «Планировщик задач», разработан отчет «Воронка продаж» и отчет анализа поступивших звонков от клиентов.
• Дополнительный анализ данных стал возможен с разработкой отчета «Конструктор отчетов» и доработкой дополнительных реквизитов справочника «Контрагенты».
• Информирование клиентов о выполнении работы, в зале ожидания, было решено разработкой обработок «Монитор приветствия» и «Мониторинг загрузки станции».

Автоматизировано 25 рабочих мест.

Особенности и уникальность проекта

• Создана обработка «Планировщик задач», предназначенная для планирования загруженности мастеров СТО в течении дня и позволяющая оперативно проверить загрузку на будущие дни, а так же записать клиета на свободное время для посещения СТО.
• Создана обработка «Монитор приветствия», позволила выводить на монитор в зале ожидания информацию о том, какие мастера сегодня обслуживают автомобили и их фото. Так же клиент может наблюдать список заказ‑нарядов, их статус: в работе, окончен и т. п., мастера, выполняющего работу с их автомобилем, гос. номер, ФИО клиента, ВИН номер. Была организована настройка отображения нужных колонок.
• Отчета «Конструктор отчетов» позволил пользователю самому настраивать выводимые данные, параметры, отборы, что реализовало в одном отчете анализ разной информацию, такой как: полученную прибыль, выручку, себестоимость проданных запчастей с возможностью разделения, какие запчасти были проданы, а какие были использованы мастером при обслуживании автомобиля, возможность анализа выполненной работы, прибыль полученную при работе с субподрядом, количество выполненных заказ-нарядов, количество принятых в работу автомобилей и многое другое. В данном отчете, пользователю была дана возможность настраивать отборы по любым реквизитам справочников, используемых в документах и реквизитам самих документов: заказ-нарядов, заявок на ремонт, документов реализации товаров.
• Отчет «Воронка продаж» использует данные из регистра сведений телефонии «СофтФон». Отчет позволяет в выбраном периоде анализировать сколько было входящих звонков от клиентов, сколько от этих клиентов было сделано заявок на ремонт и сколько из записанных заявок клиентов было создано и выполнено заказ‑нарядов.
• Для анализа поступивших звонков была разработан механизм, обрабатывающий данные регистра сведений «СофтФона» и выводивший информацию о неотвеченных и состоявшихся звонках клиентов, отсеивая лишнюю информацию.
• Модифицирована обработка «Загрузки поступлений товаров», позволяющая проверять и изменять данные имеющейся номенклатуры в соответствии с требованиями поставщика, передаваемых сотрудникам в виде Excel файла. В случае отсутствия номенклатуры в базе данных обработка позволяет автоматически создать товар в соответствии с требованиями из файла поставщика.
• Обработка «Мониторинг загрузки станции» выводит в форму список заказ-нарядов за выбранный период. В форме отражаются колонки с информацией о том, когда был заезд машины, когда планируется выдача автомобиля, кто мастер консультант по данному заказ‑наряду, ФИО клиента, вин автомобиля, гос. номер. Если данный автомобиль взял в работу мастер, то в списке так же будет заполнена колонка каким мастером была начата работа, данная информация берется из регистра сведений учета рабочего времени. В обработке есть возможность настроить масштаб и состав колонок. Так же для наглядности была выполнена доработка по изменению цвета строки, в зависимости от времени выдачи автомобиля клиенту, например: до выдачи осталось 30 минут — строка выделяется зеленым цветом, до выдачи 15 минут — желтым, до выдачи 5 минут — красным, время выдачи прошло, строка начинает мерцать цветам: красным и белым. Данную обработку клиент будет видеть на мониторе в зале ожидания.
• Выполнена разработка по обработке произвольных адресов в соответствии с классификатором адресов 1C: выполняет разделение строки на несколько подстрок и последующей идентификации каждой подстроки отдельно, после чего выполняется запись идентифицированной информации в регистр сведений.

Специалисты компании «БЕСТСОФТ» выполнены следующие работы по внедрению программного продукта:

• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей.
• Оказана помощь при вводе начальных остатков.
• Осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации.
• Выполнена интеграция с другими системами автоматизации.
• Проведено обучение персонала работе с программой.
• Выполнена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам ИТС.
• Выполняется консультирование по методическим и техническим вопросам работы с программой.

Результаты проекта

В результате проекта ООО «ГЕДОН-МОТОРС» получил следующие качественные результаты:

• Увеличилась скорость внесения новой номенклатуры и проверки имеющейся на соответствие требованиям поставщика.
• Удалось идентифицировать 19 400 адресов контрагентов, записанных в произвольном порядке, что позволило работать с полученными данными более эффективно.
• Информирование клиентов в зале ожидания о состоянии работы по заказ‑нарядам стало возможным без участия персонала зала.
• Отчет «Конструктор отчетов» позволил выводить более раскрытую информацию о выполненных работах, проданных запчастях, принятых автомобилях, выполненных заказ-нарядах и многого другого.
• Принятие новых заявок и планирование дня работников СТО стало удобным и информативным, что также уменьшило конфликтные ситуации с клиентами.