ОАО «НИИК» — крупная российская инжиниринговая компания, выполняющая широкий спектр услуг по проектированию, разработке технологий, комплектной поставке оборудования, обоснованию инвестиций, управлению строительством.
За годы своего развития ОАО «НИИК» заняло одно из ведущих мест на рынке инжиниринговых услуг в области разработок и проектирования производств карбамида и других химических продуктов. Делая ставку на динамичное развитие всех сфер и направлений деятельности, ОАО «НИИК» использует мировой и собственный многолетний опыт уникальных разработок.
Сегодня ОАО «НИИК» принимает самое активное участие в создании новых современных производств минеральных удобрений в России и СНГ.
В 2019 году руководство компании принимает решение об автоматизации процессов договорного документооборота и процессов, связанных с взаимоотношениями с контрагентами, в том числе и потенциальными. Поэтому для новой системы были выдвинуты следующие требования:
- Интеграция и структурирование накопленных данных, связанных с преддоговорной и договорной деятельностью компании по основному виду деятельности.
- Подготовка и согласование технико‑коммерческих предложений.
- Эффективное и упрощенное использование данных документооборота.
- Контроль за сроками и качеством выполнения запланированных задач.
- Анализ активности работы с контрагентами на основании статистических данных.
- Оптимизация ведения проектов путем контроля задач и событий, и сроков их исполнения.
- Построение и электронное прохождение процессов согласования документов различных видов, связанных с преддоговорной и договорной деятельностью.
- Исключение ручного ввода данных о договоре в информационные системы ведения регламентированного учета.
- Создание электронного архива документов.
Базой для реализации проекта был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером для реализации проекта был выбран нижегородский филиал компании «1С‑Рарус» как надежного и ответственного подрядчика, который обладает штатом квалифицированных специалистов и уже имеет успешный опыт по внедрению нескольких систем в компании «НИИК».
Специалистами нижегородского филиала «1С‑Рарус» были выполнены следующие работы по доработке системы:
Доработки по интеграции системы:
- Адаптация конфигурации «Бухгалтерия предприятия». Внедрение в конфигурацию библиотеки интеграции с Документооборотом для возможности интеграции с ИС.
- Настроен автоматический перенос подписанных договоров в смежные ИС Бухгалтерия предприятия и ERP.
- Настроен перенос контактной информации спр. «Контрагенты» при бесшовной интеграции ДО и БП.
- Обеспечен при переносе информации о договоре с вновь зарегистрированным контрагентом перенос данных о контрагенте, включая его контактную информацию.
- Настроено автоматическое создание внутреннего документа в ДО при проведении оплат, актов, счетов.
Настроено поведение в смежных ИС (БП, ERP) таким образом, чтобы при проведении документов отдельных видов, связанных с договором, зарегистрированным в ИС «Документооборот», происходила автоматическая регистрация документа в ИС согласно заданным правилам интеграции.
Встроенная электронная почта:
- Автоматическая регистрация писем, пересылаемых на системную учетную запись в качестве входящих/исходящих документов.
Работа с документами:
- Присоединенные файлы для спр. «Контактные лица».
- Возможность контекстной привязки документов физ. лица (визы, паспорта) к его карточке для быстрого поиска. С разграничением прав доступа.
- Форма журнала регистрации технико‑коммерческих предложений.
- Формы журналов учета договоров по основной деятельности и общехозяйственной деятельности.
Мероприятия:
- Реализовать возможность автоматического формирования «портфель проектов».
Процессы и задачи:
- Возможность назначения выбранных согласующих в комплексном процессе обработки договора и ТКП на этапе согласования.
- Возможность назначения выбранных ответственных за обработку/оценку ТКП на этапе оценки/проработки.
- Классификатор причин прерывания процесса.
Отчеты:
- Доработка отчетов.
Результатом проекта стала система, которая полностью соответствует всем запросам бизнеса и позволяет вести документооборот в компании, проводить согласования договоров и технико‑коммерческих предложений по действующим и перспективным проектам, также система позволяет консолидировать информацию по взаимоотношению с клиентами и оперативно предоставлять информацию руководству по текущему состоянию отношений с клиентом. Также в системе ведется контроль исполнения задач. За счет внедрения системы удалось избежать дублирования документов и нормативно справочной информации за счет интеграции с другими системами на предприятии.
В настоящее время сотрудниками компании «1С‑Рарус» оказывается необходимая консультационная поддержка пользователей.
