6 апреля 2022

РУДН создал МФЦ на базе «1С:CRM КОРП»

Внедрение «1С:CRM КОРП» в РУДН позволило повысить качество и скорость предоставления услуг за счет цифровизации многофункционального центра РУДН. Реализован единый инструмент оператора МФЦ для работы с заявками, обеспечено хранение заявок и сопроводительных документов, созданы инструменты контроля работы операторов руководством МФЦ.

Российский университет дружбы народов — многопрофильный интернациональный университет в Москве, созданный в 1960 году. В состав университета входят 6 факультетов, 10 институтов, 1 академия. Набор ведется по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, аспирантуры и ординатуры (медицинский институт). На выбор предложены очные, очно-заочные и заочные формы обучения.

Цель проекта: Повышение качества и скорости предоставления услуг за счет цифровизации многофункционального центра РУДН.

Задачи проекта:

Реализация единого инструмента оператора МФЦ для работы с заявками;
Обеспечение максимально высокой скорости обработки заявок операторами МФЦ;
Создание сквозных процессов работы с заявками МФЦ;
Обеспечение хранения заявок и всех сопроводительных документов и файлов
Обеспечение обмена данными со сторонними программными продуктами, исключая хранение этих данных в системе;
Реализация инструментов контроля работы операторов руководством МФЦ.

В начале 2020 года руководство РУДН решило создать в университете многофункциональный центр по аналогии с городскими МФЦ. Цель открытия МФЦ — получение в одном месте различных услуг: заключение договора на обучение, постановка на регистрационный и миграционный учет, оплата обучения и т.д. МФЦ позволит избавить студентов, абитуриентов и сотрудников от необходимости посещения нескольких кабинетов, по максимуму сократить очереди и сроки получения документов.

При выборе подрядчика РУДН обратились в «1С-Рарус».

В качестве решений для автоматизации рассматривались программы «1С». Критерии выбора следующие: удобное автоматизированное рабочее место для оператора МФЦ, достаточное количество готовых инструментов, чтобы минимизировать доработки решения, а также легкая интеграция с другими программами 1С, с электронной очередью, мобильным приложением и личным кабинетом пользователей. Разработчиками «1С-Рарус» был подготовлен контрольный пример и подробно продемонстрирован процесс заключения договора на обучение.

В результате решением для автоматизации был выбран продукт «1С:CRM КОРП», а подрядчиком «1С-Рарус».

Уникальность и инновационность проекта:

Для автоматизации работы МФЦ в РУДН решение 1С CRM КОРП было модернизировано, после чего получило название «1С:Оператор МФЦ». Специалисты «1С-Рарус» не добавляли новые объекты в программный продукт, а немного изменили существующие. К примеру, базовый компонент «Задача» переделали на инструмент «Заявка», а АРМ оператора — это измененный типовой объект «Мои продажи». Оператор работает в одной программе, без открытия большого количества объектов или баз.

Интерфейс документа «Заявка» максимально понятный, отображаются только необходимые данные и кнопки. Интеграция с учётными системами РУДН позволяет не хранить данные о заявителях, а запрашивать информацию с помощью настроенных обменов. В «1С:Оператор МФЦ» хранится только документ «Заявка» и его информационное окружение.

Результаты проекта:

Автоматизация работы операторов МФЦ:

Прием и формирование заявки. Студенты и сотрудники РУДН могут записаться в МФЦ через личный кабинет в приложении, после чего в «1С:Оператор МФЦ» автоматически создается заявка на услугу. Также посетители могут прийти в МФЦ и получить талон электронной очереди, после чего будет сформирована заявка на услугу. Заявка лежит в основе работы оператора МФЦ. Поиск заявок осуществляется по данным заявителя, реализован механизм создания заявки вручную. Можно менять статус заявок, перенаправлять их другим операторам. Было автоматизировано 46 услуг, к каждой услуге реализован шаблон заявки в оригинальном стиле с необходимым набором инструментов и кнопок для подготовки документов.

Создание, подпись и печать документов. В решении «1С:Оператор МФЦ» хранятся только заявки, информация о студентах и сотрудниках университета (номера студенческих билетов, паспортные данные), обращающихся за услугами, поступают из других решений, с которыми настроена интеграция. Документы формируются в рамках одного окна, что позволяет выводить на экран готовую печатную форму, упрощает обслуживание решения и исключает дублирование информации. К примеру, если нужно сформировать договор на обучение, оператор в заявке может инициировать процедуру создания договора, заполняет необходимые данные, после чего договор передается в «1С:БГУ», где и будет хранится. При этом у оператора сохраняется возможность детализировано просмотреть этот договор в «1С:Оператор МФЦ», подписать его ЭЦП, распечатать, подготовить счёт на оплату, отправить файлы по электронной почте или в личный кабинет пользователя и отслеживать статус оплаты.

Контроль работы операторов. Разработано три отчета для контроля работы операторов с заявками: отчет по заявкам, время обработки заявки, движение заявок.

Поддержка пользователей «1С:Оператор МФЦ». Для оказания поддержки, в «1С:Оператор МФЦ» реализована форма обратной связи. Через нее операторы и руководство МФЦ передают пожелания, вопросы или сведения об ошибках сотрудникам «1С-Рарус».

Сокращение очередей и сроков получения услуг.

Возможность получения услуг онлайн и в формате одного окна избавила заявителей от посещения нескольких помещений вуза, а также сократила очереди. Прием одного заявителя уменьшился до 11 минут, до проекта получение документов иногда длилось 2-3 недели. Пропускная способность увеличилась в несколько раз, в среднем до 600 человек в день, а в период приемной кампании в два-три раза больше.

Сотрудничество с «1С-Рарус» и РУДН продолжается. В ближайшее время планируется увеличить количество предоставляемых МФЦ услуг до 90. Станет возможным автоматическое подписание ЭЦП пакета заявок. Ведется работа в области взаимодействия «1С:Оператор МФЦ» с приложением и личным кабинетом для полного перевода предоставления услуг в онлайн режим. Передавать файлы для получения услуги можно будет из приложения, а также заполнять данные на этапе заказа услуги самостоятельно, чтобы операторы после открытия заявки на основании приложенных документов и полученной информации могли сразу приступить работе. Это позволит сократить до 1 раза, либо полностью избавить студентов и сотрудников от посещения МФЦ.

Экономический эффект от внедрения: