«Гулливер» перевел регламентированный учет в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»

Группа компаний «Gulliver» — это ведущая российская компания на рынке детских игрушек и одежды. Компания основана в 1997 году. Сегодня ГК Гулливер — это более 1000 профессионалов, более 300 магазинов, собственные торговые марки Gulliver и Button Blue.

Цели проекта:
Сокращение трудовых и временных ресурсов, а также исключение ошибок при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности в контролирующие органы

Задачи проекта:

• Вынесение регламентированного контура в систему «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»;
• Формирование регламентированных бухгалтерских, налоговых и статистических отчетов за 1 квартал 2021 года в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»;

Ситуация до внедрения:

Для ведения оперативного и регламентированного учета использовалось решение «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», интегрированное с «1С:Розница 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
В связи со сложной схемой бизнес-процессов компании, система содержала большое количество доработок, что вызывало ряд трудностей при формировании отчетности:

• Задержки при подготовке отчетности из-за долгого и трудоемкого обновления решения;
• Регламентированная отчетность формировалась с ошибками;
• Отсутствовала возможность просмотра предварительных финансовых результатов и расчета себестоимости товаров в течение отчетного периода, так как проводки в базе формировались только в процессе закрытия при проведении регламентных операций;
• Сложности при внесении регулярных изменений согласно законодательству РФ в части бухгалтерского учета;
• Кастомизация существенно повысила стоимость поддержания «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» в актуальном состоянии для формирования регламентированной отчетности.

Для изменения ситуации руководством заказчика принято решение о вынесение регламентированного контура в программу «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» с наименьшим количеством доработок. Исполнителем работ стала компания «1С-Рарус».

Уникальность и инновационность проекта:

На первоначальном этапе проекта экспертами «1С-Рарус» был проведен анализ ведения регламентированного учета в «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» и анализ штатного обмена между «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» и «1С:Бухгалтерия 8 КОРП». Далее подготовили описание функциональных разрывов и зафиксировали функциональные требования заказчика.

Под индивидуальные потребности «Гулливера» были адаптированы и доработаны следующие операции в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»:

• Обмен «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» и «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» происходит по расписанию. Периодичность обмена меняется путем внесения соответствующей настройки. Ошибки, возникающие при обмене фиксируются в журнал регистрации. При ошибках выгрузка или загрузка порции обмена не останавливается.
• Реализован механизм получения уведомлений о проблемах обмена;
• Источником данных для справочника «Номенклатурные группы» стал справочник «Марки (Бренды)». Если марка не указана, в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» для номенклатуры указывается общая номенклатурная группа «Без бренда»;
• Создание отдельных позиций номенклатуры в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» на каждую характеристику номенклатуры в «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»;
• Передача счетов учета расчетов с контрагентами в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» в разрезе договоров с контрагентами;
• Ручная настройка счетов учета в регистре сведений «Счета учета номенклатуры»;
• Миграция нескольких справочников из «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»;
• Разработан механизм сверки данных между «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» и «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»;
• Адаптировано более 30 механизмов обмена различными видами документов между системами.

Результаты проекта:

В «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» заказчик использовал в работе разные аналитические разрезы, так как программа имела достаточно гибкие настройки с точки зрения процедуры списания остатков со складов и позволяла продавать товары с одного склада нескольким подразделениям компании. В «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» были выставлены более жёсткие настройки, и привычные операции стали приводить к коллизиям в проводках. Для решения проблемы команда «1С-Рарус» провела методологическое исследование, в результате которого сделаны небольшие доработки, учитывающие особенности складского и договорного учета компании. Часть задач была передана ИТ-подразделению «Гулливер», например, выверка остатков, перенос данных об остатках и т.д.

Эксперты «1С-Рарус» совместно с сотрудниками «Гулливер» осуществили подготовку и формирование отчетности за 1 квартал, а также разработали контрольные точки для сверки выгруженных и загруженных данных. По окончании проекта удалось достичь следующих результатов:

• Рабочий процесс стал более эффективным, так как заказчик сохранил привычную схему работы в системах «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», «1С:Розница 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», но при этом для регламентированного учета было внедрено отдельное решение с полностью идентичными данными по отношению к мастер-системе «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2». Таким образом, был организован параллельный регламентированный учет на базе конфигурации «Бухгалтерия предприятия КОРП». Реализован механизм контроля и анализа данных — анализ себестоимости, курсовых разниц, амортизации ОС и НМА;
• Сокращение трудозатрат на обновление форм регламентированной отчетности с 14 до 2 календарных дней, оперативное реагирование на изменение законодательства;
• Внедрение сверочных отчетов между регламентированным с оперативным контуром по разделам: закупки, продажи, денежные средства, склад, заработная плата и резервы, НДС, ОС и НМА, и прочие операции, которые не вошли в разделы (ручные проводки). Для каждого раздела обеспечен контроль отраженных в регламентированном и оперативном учете данных — по сумме, количеству, аналитике;
• Выявлены ошибки при ведении оперативного учета в «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», которые влияли на процедуры расчета финансового результата;
• Сокращение трудозатрат и сроков внедрения изменений согласно изменениям законодательства (например ФСБУ 6). Исходная оценка внедрения изменений в оперативный контур составляла от двух календарных месяцев работы ИТ-отдела, в регламентированном учете внедрение заняло 1 месяц;
• Для формирования подробных отчетов реализован сбора информации как из регламентированного, так и из оперативного контура.

На данный момент в компании увеличилась скорость подготовки отчетности, а вот количество коллизий, наоборот, снизилось. Большим плюсом для компании стала возможность формирования финансовых результатов не только при закрытии периода, но и в течении квартала.