Специалисты «1С-Рарус» выполнили внедрение программы «1С:Комплексная автоматизация 8» в ООО «АСАДЕЯ». ИТ-система позволила организовать ведение учета продаж и закупок, складского учета. Сокращены операционные издержки, построен эффективный документооборот с контрагентами, автоматизированы логистические и закупочные процессы.
Компания «АСАДЕЯ» специализируется на оптовых поставках продуктов питания, одноразовой посуды и хозтоваров. Сеть обслуживает 500 ресторанов, кафе и точек питания Москвы и Московской области. Ежедневно обрабатывается свыше 300 заказов.
Компания создана в феврале 2025 года. Одним из важных аспектов успешной деятельности предприятия является четкая организация бизнес-процессов и взаимодействия между подразделениями. Поэтому в числе первых вопросов при создании нового предприятия стал выбор инструмента для автоматизации бизнес-процессов. Необходимо было выполнить подключение терминала сбора данных для организации удобной работы кладовщиков.
Для автоматизации ведения учета продаж и закупок, складского учета специалисты «1С-Рарус» предложили программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 8», ведение регламентированного учета осуществляется с помощью конфигураций «Бухгалтерия предприятия» и «Зарплата и управление персоналом». Таким образом, создана комплексная ИТ-система на базе «1С:Предприятие 8» для ведения оперативного и регламентированного учета.
Специалистами «1С-Рарус» установлено программное обеспечение. Настроены параметры учета, учитывая, что компания недавно создана и только начинает вести учет оперативной деятельности. Организован обмен информацией между «1С:Комплексная автоматизация 8» и программой «1С:Бухгалтерия 8».
Сотрудники «1С-Рарус» реализовали следующие настройки типовой конфигурации:
-
Документооборот с клиентами оптимизирован: в печатную форму «Универсального передаточного документа» (УПД) добавлены коды GTIN. Это обеспечивает передачу данных о движении товаров для клиентов, не использующих ЭДО, и позволяет предоставлять информацию в бумажном виде или по почте.
-
В печатную форму «Маршрутный лист» добавлена информация о менеджере, ответственном за работу с клиентом, а также внесены контактные данные менеджера и клиента, номер УПД. Водитель понимает, по каким документам происходит транспортировка груза, с кем связываться в случае возникновения вопросов. Это снижает риски простоев и улучшает взаимодействие между участниками процесса.
-
Для анализа оборачиваемости товаров разработан специализированный отчет по складским остаткам за заданный период. Это обеспечивает основу для формирования оптимальных объемов закупок: менеджер по закупкам, ориентируясь на фактическое потребление, может точно рассчитать необходимое количество товара, исключая его залеживание и порчу, а также гарантирует достаточный уровень запасов для удовлетворения клиентского спроса.
-
Разработан механизм автоматического расчета серий в документе «Приходный ордер на товары», При оприходовании товара в одном виде номенклатуры могут встречаться позиции с определенным и неопределенном сроком годности. Расчет серий в приходном ордере помогает автоматически заполнять серии для товаров, у которых срок годности неизвестен. Возможность авторасчета серий регулируется признаком в карточке группы номенклатуры.
Одним из главных бизнес-процессов компании являются процессы закупок, продаж, отслеживание дебиторской и кредиторской задолженностей.
Теперь для ведения этих процессов используются инструменты новой ИТ-системы на базе 1С Комплексная автоматизация 8:
Закупка товара осуществляется или на основании поступившего заказа клиента, или для пополнения остатков на складе и обработки новых заказов. Состав и количество товара для заказа менеджер закупок определяет на основании информации из заказов клиентов (товары, которые нужно закупать непосредственно под заказ) и после анализа отчета по остаткам товаров на складе, который показывает ожидаемые расход и приход товаров за период. Такой подход позволяет поддерживать оптимальный товарный запас.
После оформления заказа поставщику оформляется приходный ордер на товары с использованием при необходимости механизма авторасчета серий. Затем, кладовщики, применяя механизм синхронизации терминала сбора данных (ТСД) и «1С:Комплексная автоматизация 8», обрабатывают приход товара. Осуществляется оприходование фактического количества товара, а недостающие строки отменяются в заказе поставщику. Документ приобретения товаров и услуг формируется из ЭДО, при необходимости вносятся корректировки.
Процесс продажи товара начинается с оформления заказа клиента в системе. После этого формируется расходный ордер на товары, который отправляется на ТСД для сборки заказа кладовщиком. В процессе сборки заказа клиентом могут добавляться или отменяться позиции. В этом случае формируется новый расходный ордер. По итогу сборки товара создаются документы «Реализация товаров и услуг» и «Счет-фактура», которые передаются водителю из сформированного задания на перевозку. Также водитель получает маршрутный лист, в котором есть информация по контактным данным менеджера, курирующего заказ, и клиента.
Задание на перевозку формируется по нескольким заказам клиентов, поэтому водителю передается несколько пакетов документов. Благодаря маршрутному листу водитель может доставить больше заказов в день и обеспечить оптимальность логистических процессов.
Отслеживание и контроль дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется с помощью ведомостей расчетов с клиентами/поставщиками, отчетам по задолженности клиентам и задолженности поставщикам. В договорах с клиентами регулируется запрет отгрузки при наличии просроченной задолженности или наличии задолженности более определенной суммы. Вопрос установки запрета отгрузки решается индивидуально по каждому клиенту и утверждается руководством компании.
Использование данного функционала позволяет регулировать приемлемый уровень дебиторской задолженности и не допускать кассовых разрывов.
Благодаря внедрению «1С:Комплексная автоматизация 8»:
-
Созданы формы документов, которые помогают выстраивать взаимовыгодные партнерские отношения с заказчиками.
-
Внедрен логистический процесс, который организовывает доставку грузов четко в оговоренные сроки, что крайне важно при соблюдении сроков годности товаров.
-
Сокращено время на обработку прихода товаров более чем в 2 раза, уменьшено количество ручных операций.
-
Оптимизирован процесс закупок с помощью отчета по складским остаткам, тем самым сокращены операционные издержки.
-
Ускорен процесс товародвижения, формирование заказов происходит быстрее за счет подключения терминала сбора данных к программному продукту «1С:Комплексная автоматизация 8». Это помогло кладовщикам выполнять приемку и сборку товаров в два раза быстрее, находясь в любой точке склада.
Уже через 2 месяца система введена в эксплуатацию, сотрудники приступили к работе в системе. В течение 4 месяцев отлажены все бизнес-процессы.
Даниил Седлецкий, операционный директор, ООО «Асадея»: «Благодаря внедрению ИТ-системы на базе „1С:Комплексная автоматизация 8“ у нас появилась возможность выстроить оптимизированные бизнес-процессы, оперативно получать как управленческую отчетность, так и данные по оперативной деятельности. Ведение бизнеса в одной системе позволило консолидировать несколько видов учета, что привело к повышению скорости работы. В процессе нашего сотрудничества мы отметили высокий уровень клиентоориентированности и компетентности специалистов „1С-Рарус“. Также хочется отметить оперативность проведения работы и реакции на наши обращения. В результате внедрения мы получили удобный инструмент для осуществления повседневных операций. Используя его, мы уверены в точности получаемых результатов».
