Общество с ограниченной ответственностью «Нефтегазкомплектмонтаж» (ООО «НГКМ) с 2005 года успешно работает в сфере строительства и капитального ремонта газо – и нефтепроводов. Заказчиками «Нефтегазкомплектмонтаж» являлись ООО «Газпромтрансгаз Москва», ООО «Газпромтрансгаз Саратов», ООО «Балтнефтепродукт» и т.д.
Бюджетирование денежных средств в ООО «Нефтегазкомплектмонтаж» велось с помощью электронных таблиц. Составление бюджета занимало продолжительное время, в основном за счет трудоемких процессов анализа и внесения изменений. Контроль исполнения бюджета велся также с помощью электронных таблиц. Сотрудники центров финансовой ответственности (ЦФО) не имели возможности самостоятельно контролировать исполнение своего бюджета, оплата происходила по бумажным заявкам, для контроля приходилось переносить вручную данные в таблицы из бухгалтерского учета. Динамичное развитие компании повлекло за собой рост документооборота и движения денежных средств (ДДС) в несколько раз. Возникла потребность минимизировать на данном участке количество «бумажных» документов, и снизить число обращений сотрудников в отдел Казначейства при согласовании платежей и за информацией по оплате.
Необходимо было решить следующие задачи:
- планирование оперативного бюджета ДДС;
- формирование в электронном виде заявок на планирование и платежи;
- оперативный контроль превышения плановых сумм по статьям бюджета при формировании заявок на платеж;
- план-фактный анализа исполнения БДДС;
- получение финансовых отчетов оперативного бюджета в различных аналитических срезах (например, по объектам строительства);
- реализовать механизм электронного согласования/утверждения документов;
Для решения поставленных задач была приглашена компания «1С-Рарус», успешно выполнившая аналогичный проект в головной организации ООО «СТРОЙГАЗМОНТАЖ». Это позволило автоматизировать формирование управленческой отчетности в рамках группы компаний и снизить риски внедрения за счет уже отработанного функционала.
С 2012 года для ведения бухгалтерского, налогового и оперативного учета в ООО «Нефтегазкомплектмонтаж» использовался программный продукт «1С:Управление строительной организацией 8».
Внедрение разработанной подсистемы Казначейство позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:
- Формирование, согласование, утверждение оперативного БДДС;
- Формирование согласование, утверждение исполнения бюджета (формирование заявок на оплату);
- Формирование реестра платежей;
- Формирование платежных поручений на основании реестров оплат и отражение поступления денежных средств;
- Формирование альбома форм финансовой отчетности.
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации);
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация): разработана заявка на включение суммы в бюджет.
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика;
- Обучение в группе в офисе заказчика.
Руководители и сотрудники подразделений:
- Административно-хозяйственное управление,
- Бухгалтерия,
- Менеджер по качеству,
- Отдел главного сварщика,
- Отдел информационных технологий,
- Отдел комплектации оборудования,
- Отдел комплектации СДМ и АТ,
- Отдел логистики,
- Отдел по охране труда и промышленной безопасности,
- Отдел подрядной деятельности,
- Отдел экологической безопасности
А руководители и сотрудники подразделений:
- Казначейство,
- Финансовый отдел,
- Планово-экономический отдел
В результате выполненного проекта оптимизирован процесс работы с бюджетами. Время на подготовку и обработку заявок сократилось в 5 раз и в 2 раза ускорился процесс согласования бюджета. В настоящий момент работы идут в рамках сопровождения.
