Автоматизация учета в ОАО «УСЗ» на базе программы «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия 8»

«УСЗ» основана в 1939 году для обслуживания зданий народного комиссариата. Сегодня компания управляет 500 тыс. кв. метров различных помещений, включая объекты Минпромторга РФ, Федеральной службы тарифов, ФКУ Налогсервис, Исполком СНГ, здания СЭО «Туполев», СО ЕЭС, МВЗ «Миля», Евроазиатской комиссии, Уралвагонзавода и других.

Компания оказывает следующие виды услуг:

•  Комплексное обслуживание зданий и территорий;
•  Оказание услуг общественного питания; 
•  Перевозка грузов и пассажиров автомобильным транспортом; 
•  Оказание услуг по чистке и уборке помещений; 
•  Оказание услуг в области информационных технологий, в том числе по управлению компьютерным оборудованием и технической поддержке в области информационных технологий; 
•  Выполнение работ по монтажу и техническому обслуживанию инженерных сетей. 

Компания «Управление служебными зданиями» завершила внедрение системы «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия 8» . В
В результате организовано оперативное управление техническим обслуживанием государственных объектов общей площадью более 500 000 кв.метров. 

Новая система ежедневно регистрирует и обрабатывает около 5000 заявок на оказание различных услуг – ремонтно-строительных, электротехнических, сантехнических, ИТ, клининговых. Исключены случаи утери заявок, усилен контроль за сроками и качеством их выполнения, строго соблюдается проведение плановых мероприятий по техническому обслуживанию зданий. При этом себестоимость работ снизилась на 5%, а оборот компании вырос на 7%.

Компания «Управление служебными зданиями» («УСЗ») была основана в 1939 году для обслуживания зданий народного комиссариата РСФСР. Сегодня компания выполняет работы по ремонтам и эксплуатационному обслуживанию государственных зданий общей площадью более 500 000 кв.м. Структура «УСЗ» включает шесть дирекций, которые управляют обслуживанием закрепленных за ними объектов, а также четыре службы, обеспечивающие работу дирекций.

Для эффективной работы предприятию требуется своевременно выявлять возникающие в ходе эксплуатации объектов проблемы, быстро реагировать на них, строго контролировать ход, сроки, качество работ, а также соблюдение нормативов выполнения различных задач. Диспетчерам, управляющим объектами, руководителям служб и дирекций нужно оперативно получать актуальные данные о наличии на складах товаров и материалов, о закупках и планах по предупредительным ремонтам. Представителям заказчиков необходима персональная отчетность, с помощью которой они могут контролировать исполнение заявок по своим объектам и оценивать качество работы «УСЗ».

Ранее заявки на проведение работ по каждому объекту регистрировались вручную в отдельных журналах. Часть заявок оставалась незафиксированной по причине того, что ответственный сотрудник мог отвлечься на выполнение других срочных задач и забыть внести запись в журнал. Для того чтобы проконтролировать исполнение заявки заказчику приходилось либо самостоятельно присутствовать при выполнении работ, либо звонить в «УСЗ» диспетчеру или исполнителю. 

Компании была необходима информационная система, которая позволила бы упорядочить и ускорить обработку заявок, исключить их утерю, повысить скорость и качество выполнения работ на объектах. 

Для решения этих задач была выбрана система «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия 8», разработанная специалистами «1С-Рарус».

Работа Компании теперь выстроена с помощью пяти базовых процессов ITIL – управления инцидентами, запросами, конфигурациями, качеством услуг и проблемами.

Сегодня в системе работают сотрудники шести дирекций «УСЗ» и четырех обслуживающих служб: диспетчеры подразделений, начальники служб, управляющие объектами, экономисты и бухгалтеры. 

Основные результаты проекта:
Новая система ежедневно регистрирует и обрабатывает около 5000 заявок на обслуживание государственных объектов. Далее заявки автоматически передаются ответственным лицам по настроенным в системе маршрутам. 500 сотрудников компании, которые закреплены за разными объектами и выполняют различные виды работ, ежедневно видят точный список дел «к выполнению» и планируют собственную загрузку с учетом приоритетности работ.

«1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия 8» интегрирована с системой «1С:Управление производственным предприятием 8», которая используется в компании для управленческого и складского учета. Это позволяет любому сотруднику на старте выполнения заявки оценить остатки необходимых материалов на складах, а по факту – зафиксировать объем использованных материалов и время выполнения работы. Финансисты анализируют внесенные данные и формируют нормативы выполнения тех или иных видов работ. На основе этих нормативов затем точно планируются закупки хозяйственного инвентаря для нужд клиентов. Кроме того, финансовая служба теперь может точно рассчитать себестоимость выполнения каждой конкретной задачи по всем видам работ, вплоть до операции, например, замены лампочки – светодиодной или лампы накаливания. 

Оптимизировано формирование управленческой отчетности. Директор теперь ежедневно получает актуальные данные о работе подразделений, которые позволяют ему оценивать состояние уже поступивших заявок, отслеживать реализованные и нереализованные задачи, анализировать трудоемкость выполнения работ и загрузку сотрудников. Дополнительно в «1С:ITIL» формируются отчеты для руководителей объектов и начальников служб. Это помогает оперативно контролировать ситуацию на объектах и в подразделениях. Достоверные данные о деятельности компании помогают руководству находить новые способы для снижения затрат, повышения качества услуг и увеличения прибыли. В итоге уже в первые месяцы использования новой системы удалось на 5% снизить себестоимость оказываемых услуг и на 7% увеличить оборот компании. 

Кроме того, в системе ежедневно формируется персональная отчетность для заказчиков, которая затем рассылается им по электронной почте. Клиенты получают точные данные об актуальных заявках и всех выполненных работах – вплоть до количества единиц собранной мебели или общего числа убранных квадратных метров. Это дает заказчикам возможность контролировать выполняемые для них задачи и гарантирует то, что ни один запрос не останется без внимания.